Bien que les cabinets d'avocats et les services juridiques d'entreprise emploient tous deux des avocats, les besoins de ces deux groupes peuvent différer considérablement. Et la réalité est que de nombreux outils logiciels juridiques sont conçus pour répondre aux besoins des cabinets d'avocats... mais ils ne sont pas forcément adaptés à leurs homologues internes.

Dans la première partie de notre série consacrée aux avantages spécifiques qu' un système de gestion documentaire (SGD) peut offrir aux équipes juridiques d'entreprise, nous nous intéressons de près à la puissance d'une collaboration efficace.

Pourquoi la collaboration est-elle importante pour les équipes juridiques internes ?

Ce n'est un secret pour personne : la plupart des services juridiques des entreprises ont déjà trop à faire.

Mais rester cloisonné ne résoudra pas le problème. En fait, l'isolement « peut nuire à la croissance et au développement de carrière de chaque avocat, [...] entraver les canaux de communication au sein du département [...] [et] créer des obstacles involontaires aux objectifs commerciaux de l'entreprise ». (Source)

C'est un problème majeur qui affecte l'ensemble de l'entreprise.

Avec des demandes variées provenant de l'ensemble de l'organisation, des conseillers externes à gérer et une pression croissante pour stimuler la croissance de l'entreprise, les équipes juridiques internes doivent être capables de faire plus avec moins.

Et une collaboration fructueuse est essentielle.

5 façons dont un système de gestion documentaire (DMS) favorise la collaboration

Compte tenu de toutes les responsabilités que les services juridiques doivent assumer — et des diverses parties avec lesquelles ils doivent collaborer —, comment un système de gestion documentaire peut-il les aider ?

1. Une source unique de vérité

La caractéristique la plus importante d'un système de gestion documentaire efficace est peut-être qu'il constitue une source centralisée d'informations fiables. Étant donné qu'une grande partie du travail juridique repose sur des documents qui doivent être transmis d'une personne à l'autre, l'existence de plusieurs sources d'informations (contradictoires) peut sérieusement compromettre un projet, ainsi que tous les avantages qui auraient pu être tirés de la collaboration.

Le fait de disposer d'une source unique d'informations fiables garantit que votre équipe peut collaborer en toute confiance, sachant qu'elle travaille sur la dernière version mise à jour d'un document.

2. Contrôle de version et historique

Dans le même ordre d'idées, un système de gestion documentaire moderne offre généralement un contrôle détaillé des versions, ce qui vous permet d'être toujours sûr de travailler avec la version la plus récente d'un document, plutôt que de devoir vous y retrouver parmi des numéros de version ambigus et des initiales d'utilisateurs. Et si vous avez besoin de remonter à une version précédente, vous pouvez facilement consulter l'historique du document.

3. Accès partout

Les solutions de gestion documentaire basées sur le cloud offrent encore plus de fonctionnalités, comme la possibilité d'accéder à vos fichiers à distance, depuis n'importe quel appareil, que vous travailliez à domicile ou en déplacement. La collaboration à distance vous permet de consulter les modifications ou de répondre aux commentaires quand et où vous le souhaitez.

4. Amélioration des flux de travail

Travailler avec un système de gestion documentaire basé sur le cloud peut également permettre aux équipes d'organiser efficacement les documents de manière à faciliter les flux de travail juridiques, de rechercher et de trouver facilement les documents dont elles ont besoin, et de travailler de manière transparente avec les outils et applications de productivité qu'elles utilisent déjà. Ce type de fonctionnalités améliore les flux de travail et aide les avocats dans leurs efforts pour fournir des services de qualité plus rapidement et plus efficacement.

5. Partage sécurisé

Lorsque vous devez partager et collaborer sur des documents juridiques confidentiels avec des membres de votre équipe, des conseillers juridiques externes ou des clients internes, un système de gestion documentaire (DMS) peut vous aider à sécuriser vos documents. Que vous utilisiez un lien sécurisé ou que vous configuriez un espace de travail sécurisé pour la collaboration, vous pouvez être sûr que vos fichiers et vos données sont cryptés et en sécurité.

Quels sont les avantages d'une meilleure collaboration pour les équipes juridiques des entreprises ?

Bien menée, la collaboration peut aider votre entreprise à accomplir davantage de travail plus rapidement, plus intelligemment et avec de meilleurs résultats.

Amélioration des relations commerciales

Les services juridiques étant en mesure de collaborer et de communiquer plus efficacement avec les clients internes, les deux parties apprendront à mieux se comprendre. Pour l'équipe juridique, cela signifie une meilleure compréhension de l'activité et de la manière de répondre aux besoins et aux priorités de chaque unité.

Parallèlement, les unités commerciales acquerront une meilleure compréhension du fonctionnement de l'équipe juridique, ainsi que des délais et des attentes raisonnables en matière de demandes juridiques.

Grâce à une meilleure compréhension mutuelle, les équipes juridiques internes peuvent développer des relations plus solides et plus efficaces avec les différentes unités commerciales et l'organisation dans son ensemble, ce que les dirigeants auront du mal à ignorer.

Une plus grande efficacité

La collaboration permet au service juridique de tirer parti des atouts de chaque membre de l'équipe et de l'expertise collective de l'ensemble. Bien que cela puisse s'avérer difficile, en particulier lorsque de nombreuses équipes travaillent encore à distance, une collaboration contrôlée peut vous aider à trouver des solutions et à faire avancer le travail plus rapidement que les échanges interminables par e-mail.

Meilleure compréhension

« Le fait de rassembler les connaissances et les données provenant de multiples disciplines et sources favorise une perspective globale des défis et une prise de conscience plus holistique de leurs solutions », écrit Olga Mack, PDG et directrice juridique.

Il peut être facile de se fier uniquement à l'expertise du service juridique et des conseillers externes pour les questions juridiques, mais la collaboration avec d'autres personnes (même non juristes) peut révéler de nouvelles perspectives et permettre une compréhension plus complète d'un projet ou d'un problème.

De meilleurs résultats

Selon Forbes, « les organisations qui collaborent en interne [...] ont beaucoup plus de chances de réussir que celles qui ne le font pas ». Bien que cela puisse sembler évident, ce n'est pas toujours facile à réaliser.

S'il est vrai qu'il n'est pas souhaitable d'avoir trop de cuisiniers dans la cuisine, il peut être plus risqué de faire cavalier seul. Qu'il s'agisse de détecter des erreurs ou d'introduire de nouvelles idées, la collaboration semble toujours conduire à de meilleurs résultats pour l'entreprise.

Quand les grands esprits juridiques pensent de la même manière. C'est ça, Work Inspired.

Les relations sont la clé de votre réussite. Que ce soit au sein du service juridique ou avec les différentes unités opérationnelles de l'entreprise, vous ne pouvez pas développer et protéger efficacement l'activité si votre expertise n'est pas à la fois reconnue et recherchée.

C'est pourquoi les technologies qui facilitent la collaboration sont si essentielles pour les équipes modernes. Vous avez besoin de systèmes tels que NetDocuments, qui s'intègrent à l'infrastructure technologique de votre organisation et vous rapprochent de vos collègues, tout en rationalisant vos efforts en matière de conformité et de sécurité.

Une fois que vous aurez aidé tous les membres de votre organisation à envisager les défis et les opportunités du point de vue d'un avocat, vous pourrez être sûr que votre équipe est devenue le partenaire stratégique qu'elle était censée être.
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Vous souhaitez en savoir plus ? Lisez le guide complet sur la gestion des documents publié par le service juridique de l'entreprise.