Aunque tanto los bufetes de abogados como los departamentos jurídicos de las empresas tienen abogados, las necesidades de estos dos grupos pueden diferir significativamente. Y la realidad es que muchas herramientas de software jurídico están diseñadas para satisfacer las necesidades de los bufetes de abogados... pero pueden no ser tan adecuadas para sus homólogos internos.

En la primera parte de nuestra serie sobre cómo un sistema de gestión documental (SGD) puede aportar ventajas únicas a los equipos jurídicos de las empresas, nos adentramos en el poder de la colaboración eficaz.

¿Por qué es importante la colaboración para los equipos jurídicos internos?

No es ningún secreto: la mayoría de los departamentos jurídicos de las empresas ya tienen demasiado trabajo.

Pero permanecer aislado no resolverá el problema. De hecho, el aislamiento "puede perjudicar el crecimiento individual del abogado y el desarrollo de su carrera, ... obstruir los canales de comunicación dentro del departamento, ... [y] crear obstáculos involuntarios a los objetivos comerciales de la empresa".(Fuente)

Es un gran problema que afecta al resto de la empresa.

Los equipos jurídicos internos deben ser capaces de hacer más con menos, debido a la diversidad de solicitudes que llegan de toda la organización, a la necesidad de gestionar abogados externos y a la creciente presión para impulsar el crecimiento de la empresa.

Y el éxito de la colaboración es clave.

5 formas en que un DMS favorece la colaboración

Dadas todas las responsabilidades que deben gestionar los departamentos jurídicos -y las diversas partes con las que deben colaborar-, ¿cómo puede ayudar un DMS?

1. Una única fuente de la verdad

Quizá la característica más importante de un SGD eficaz es que es una fuente centralizada de la verdad. Dado que gran parte del trabajo jurídico se realiza con documentos que deben pasar de una persona a otra, tener varias fuentes de la verdad (contradictorias) puede hacer descarrilar gravemente un proyecto, así como cualquier beneficio que pudiera haberse obtenido colaborando.

Disponer de una única fuente de la verdad garantiza que tu equipo pueda colaborar con confianza sabiendo que están colaborando en la versión más reciente y actualizada de un documento.

2. Control de versiones e historial

En esa misma línea, un DMS moderno suele ofrecer un control de versiones detallado, para que siempre tengas la certeza de que estás trabajando con la versión más reciente de un documento, en lugar de tener que buscar entre números de versión ambiguos e iniciales de usuario. Y si necesita remontarse a una versión anterior, puede consultar fácilmente el historial del documento.

3. Acceso desde cualquier lugar

Las soluciones de gestión de documentos en la nube aportan aún más funciones, como la posibilidad de acceder a los archivos de forma remota, desde cualquier dispositivo, tanto si trabajas desde casa como si estás de viaje. La colaboración remota te permite revisar cambios o responder a comentarios cuando y donde lo necesites.

4. Flujos de trabajo mejorados

Trabajar con un DMS basado en la nube también puede permitir a los equipos organizar eficazmente los documentos de una manera que respalde flujos de trabajo jurídicosbuscar y encontrar fácilmente los documentos que necesitan y trabajar sin problemas con las herramientas y aplicaciones de productividad que ya utilizan. Este tipo de funciones mejoran los flujos de trabajo y ayudan a los abogados en su esfuerzo por prestar servicios de calidad de forma más rápida y eficiente.

5. Compartir de forma segura

A la hora de compartir y colaborar en documentos jurídicos confidenciales con miembros del equipo, abogados externos o clientes empresariales internos, un DMS puede ayudarle a mantener la seguridad de sus documentos. Tanto si utilizas un enlace seguro como si configuras un espacio de trabajo seguro para la colaboración, puedes estar seguro de que tus archivos y datos están cifrados y a salvo.

¿Cuáles son las ventajas de una mejor colaboración para los equipos jurídicos de las empresas?

Bien hecha, la colaboración puede ayudar a sus operaciones a realizar más trabajo de forma más rápida, inteligente y con mejores resultados.

Mejores relaciones comerciales

A medida que los departamentos jurídicos sean capaces de colaborar y comunicarse más eficazmente con los clientes empresariales internos, ambas partes llegarán a entenderse mejor. Para el equipo jurídico, esto significa una mejor comprensión del negocio y de cómo apoyar las necesidades y prioridades de cada unidad.

Mientras tanto, las unidades de negocio irán comprendiendo mejor cómo funciona el equipo jurídico, así como qué tipos de plazos y expectativas para las solicitudes jurídicas son razonables.

Con una mayor comprensión mutua, los equipos jurídicos internos pueden desarrollar relaciones más sólidas y eficaces tanto con las unidades de negocio individuales como con la organización en su conjunto, algo que a la dirección le resultará difícil ignorar.

Mayor eficiencia

La colaboración permite al departamento jurídico aprovechar los puntos fuertes de cada miembro del equipo y la experiencia colectiva del conjunto. Aunque esto puede resultar complicado, sobre todo cuando muchos equipos siguen trabajando a distancia, la colaboración controlada puede ayudarte a encontrar soluciones y a hacer avanzar el trabajo más rápidamente que las demoradas idas y venidas del correo electrónico.

Mayor comprensión

"Reunir conocimientos y datos de múltiples disciplinas y fuentes fomenta una perspectiva global de los retos y una conciencia más holística de sus soluciones", escribe la Consejera Delegada y General Olga Mack.

Puede ser fácil confiar únicamente en la experiencia del departamento jurídico y de los asesores externos en asuntos legales, pero colaborar con otros (incluso no abogados) puede revelar nuevas perspectivas y llevar a una comprensión más completa de un proyecto o problema.

Mejores resultados

Según Forbes, "Las organizaciones que colaboran internamente... tienen muchas más probabilidades de éxito que las que no lo hacen". Aunque esto pueda parecer obvio, no siempre es fácil de conseguir.

Si bien es cierto que no conviene tener demasiados cocineros en la cocina, puede ser un riesgo mayor volar en solitario. Tanto si se trata de detectar errores como de introducir nuevas ideas, la colaboración parece conducir sistemáticamente a mejores resultados para la empresa.

Cuando las grandes mentes jurídicas piensan igual. Eso es Work Inspired.

Las relaciones son la clave de su éxito. Ya sea dentro del departamento jurídico o con las unidades de negocio de toda la organización, no podrá construir y proteger eficazmente el negocio a menos que confíen en su experiencia y la soliciten.

Por eso la tecnología que respalda sus esfuerzos de colaboración es tan esencial para los equipos modernos. Necesita sistemas como NetDocuments que se integren con la pila tecnológica de su organización y le acerquen a sus compañeros, al tiempo que agilizan sus propios esfuerzos críticos de cumplimiento y seguridad.

Cuando consigas que todos los miembros de tu organización vean los retos y las oportunidades desde la perspectiva de un abogado, podrás estar seguro de que tu equipo se ha convertido en el socio estratégico que debía ser.
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¿Quiere saber más? Lea la Guía definitiva para la gestión de documentos del departamento jurídico de la empresa.