Även om både advokatbyråer och företagsjuridiska avdelningar har jurister kan behoven hos dessa två grupper skilja sig avsevärt åt. Och verkligheten är att många juridiska programvaruverktyg är utformade för att tillgodose advokatbyråernas behov ... men de kanske inte är lika väl lämpade för deras interna motsvarigheter.

I del ett av vår serie om hur ett dokumenthanteringssystem (DMS) också kan ge unika fördelar specifikt för företagsjuridiska team, fördjupar vi oss i kraften i effektivt samarbete.

Varför är samarbete viktigt för interna juridiska team?

Det är ingen hemlighet: De flesta juridiska avdelningar inom företag har redan för mycket att göra.

Men att stanna kvar i sin silo löser inte problemet. Isolering kan faktiskt ”hämma den enskilde advokatens utveckling och karriär, … blockera kommunikationskanalerna inom avdelningen, … [och] skapa oönskade hinder för företagets affärsmål.” (Källa)

Det är ett stort problem – ett problem som påverkar resten av verksamheten.

Med olika förfrågningar från hela organisationen, externa rådgivare att hantera och ökande press att driva på tillväxten måste interna juridiska team kunna göra mer med mindre resurser.

Och ett framgångsrikt samarbete är nyckeln.

5 sätt som ett DMS stöder samarbete

Med tanke på alla ansvarsområden som juridiska avdelningar måste hantera – och de olika parter de behöver samarbeta med – hur kan ett DMS hjälpa till?

1. En enda källa till sanning

Den kanske viktigaste egenskapen hos ett effektivt DMS är att det är en centraliserad källa till sanning. Eftersom så mycket av det juridiska arbetet sker med dokument som måste skickas mellan olika personer kan flera (motstridiga) källor till sanning allvarligt störa ett projekt – och alla fördelar som samarbetet skulle ha kunnat ge.

Att ha en enda källa till sanningen säkerställer att ditt team kan samarbeta med förtroende, med vetskapen om att de arbetar med den senaste, mest uppdaterade versionen av ett dokument.

2. Versionskontroll och historik

På samma sätt erbjuder ett modernt DMS vanligtvis detaljerad versionskontroll, så att du alltid kan vara säker på att du arbetar med den senaste versionen av ett dokument, istället för att behöva tolka tvetydiga versionsnummer och användarinitialer. Och om du behöver spåra en tidigare version kan du enkelt gå igenom dokumentets historik.

3. Åtkomst var som helst

Molnbaserade dokumenthanteringslösningar erbjuder ännu fler funktioner, till exempel möjligheten att komma åt dina filer på distans – från vilken enhet som helst, oavsett om du arbetar hemifrån eller är på resande fot. Distanssamarbete innebär att du kan hoppa in för att granska ändringar eller svara på kommentarer när och var du än behöver.

4. Förbättrade arbetsflöden

Att arbeta med ett molnbaserat DMS kan också göra det möjligt för team att effektivt organisera dokument på ett sätt som stöder juridiska arbetsflöden, enkelt söka efter och hitta dokument du behöver samt arbeta smidigt med produktivitetsverktyg och applikationer som du redan använder. Dessa typer av funktioner förbättrar arbetsflödena och stöder jurister i deras strävan att leverera kvalitativa tjänster snabbare och mer effektivt.

5. Säker delning

När det är dags att dela och samarbeta kring konfidentiella juridiska dokument med teammedlemmar, externa rådgivare eller interna affärskunder kan ett DMS hjälpa dig att hålla dina dokument säkra. Oavsett om du använder en säker länk eller skapar en säker arbetsyta för samarbete kan du vara säker på att dina filer och data är krypterade och säkra.

Vilka är fördelarna med förbättrat samarbete för företagsjuridiska team?

Om det görs på rätt sätt kan samarbete hjälpa din verksamhet att få mer gjort snabbare, smartare och med bättre resultat.

Förbättrade affärsrelationer

När juridiska avdelningar kan samarbeta och kommunicera mer effektivt med interna affärskunder kommer båda parter att förstå varandra bättre. För det juridiska teamet innebär detta en bättre förståelse för verksamheten och hur man kan stödja varje enhets behov och prioriteringar.

Samtidigt kommer affärsenheterna att få en bättre förståelse för hur den juridiska avdelningen arbetar, samt vilka tidsramar och förväntningar som är rimliga när det gäller juridiska förfrågningar.

Med ett starkare ömsesidigt förståelse kan interna juridiska team utveckla starkare och effektivare relationer med både enskilda affärsenheter och organisationen som helhet – något som ledningen kommer att ha svårt att ignorera.

Ökad effektivitet

Samarbete gör det möjligt för den juridiska avdelningen att dra nytta av varje teammedlems styrkor och hela teamets samlade expertis. Även om detta kan vara utmanande, särskilt när många team fortfarande arbetar på distans, kan kontrollerat samarbete hjälpa dig att hitta lösningar och driva arbetet framåt snabbare än det fördröjda fram- och tillbaka-flödet i e-post.

Bättre förståelse

”Genom att sammanföra kunskap och data från flera discipliner och källor uppmuntras ett globalt perspektiv på utmaningar och en mer holistisk medvetenhet om deras lösningar”, skriver VD och chefsjurist Olga Mack.

Det kan vara lätt att enbart förlita sig på juridikavdelningens och externa juristers expertis i juridiska frågor, men samarbete med andra (även icke-jurister) kan ge nya perspektiv och leda till en mer fullständig förståelse av ett projekt eller problem.

Bättre resultat

Enligt Forbes är det mycket mer sannolikt att organisationer som samarbetar internt lyckas än de som inte gör det. Även om detta kan verka självklart är det inte alltid lätt att uppnå.

Det är visserligen sant att man inte vill ha för många kockar i köket, men det kan vara en större risk att arbeta ensam. Oavsett om det gäller att upptäcka fel eller introducera nya idéer, verkar samarbete konsekvent leda till bättre resultat för företaget.

När stora juridiska begåvningar tänker likadant. Det är Work Inspired.

Relationer är nyckeln till din framgång. Oavsett om det är inom juridikavdelningen eller med affärsenheter inom organisationen, kan du inte effektivt bygga upp och skydda verksamheten om inte din expertis är både betrodd och efterfrågad.

Det är därför teknik som stöder ert samarbete är så viktigt för moderna team. Ni behöver system som NetDocuments som integreras med er organisations teknikstack och knyter er närmare era kollegor, samtidigt som det effektiviserar era egna kritiska efterlevnads- och säkerhetsinsatser.

När du kan hjälpa alla i din organisation att se utmaningar och möjligheter ur en jurists perspektiv kan du vara säker på att ditt team har blivit den strategiska partner det var tänkt att vara.
‍

Vill du veta mer? Läs företagets juridiska avdelnings Definitiva guide till dokumenthantering.