Embora tanto os escritórios de advogados como os departamentos jurídicos das empresas tenham advogados, as necessidades destes dois grupos podem diferir significativamente. E a realidade é que muitas ferramentas de software jurídico são concebidas para satisfazer as necessidades dos escritórios de advogados... mas podem não ser tão adequadas para os seus homólogos internos.

Na primeira parte da nossa série sobre a forma como um sistema de gestão documental (DMS) também pode proporcionar benefícios únicos especificamente para as equipas jurídicas das empresas, vamos aprofundar o poder da colaboração eficaz.

Porque é que a colaboração é importante para as equipas jurídicas internas?

Não é segredo: a maior parte dos departamentos jurídicos das empresas já tem demasiado que fazer.

Mas manter-se isolado não resolve o problema. De facto, o isolamento "pode prejudicar o crescimento individual do advogado e o desenvolvimento da sua carreira, ... obstruir os canais de comunicação dentro do departamento, ... [e] criar obstáculos não intencionais aos objectivos comerciais da empresa."(Fonte)

Trata-se de um grande problema, que afecta o resto da empresa.

Com diversos pedidos provenientes de toda a organização, conselhos externos para gerir e uma pressão crescente para impulsionar o crescimento do negócio, as equipas jurídicas internas têm de ser capazes de fazer mais com menos.

E uma colaboração bem sucedida é fundamental.

5 formas de um DMS apoiar a colaboração

Tendo em conta todas as responsabilidades que os departamentos jurídicos têm de gerir - e as várias partes com que têm de colaborar - como é que um DMS pode ajudar?

1. Uma única fonte de verdade

Talvez a caraterística mais importante de um DMS eficaz seja o facto de ser uma fonte centralizada de verdade. Uma vez que grande parte do trabalho jurídico é realizado em documentos que têm de ser transmitidos de uma pessoa para outra, a existência de várias fontes de verdade (contraditórias) pode prejudicar gravemente um projeto - e quaisquer benefícios que possam ter sido obtidos através da colaboração.

Ter uma única fonte da verdade garante que a sua equipa pode colaborar com confiança, sabendo que está a colaborar na versão mais recente e actualizada de um documento.

2. Controlo de versões e histórico

Na mesma linha, um DMS moderno oferece normalmente um controlo de versões detalhado, para que possa ter sempre a certeza de que está a trabalhar com a versão mais atual de um documento, em vez de ter de analisar números de versão ambíguos e iniciais de utilizador. E se precisar de voltar a uma versão anterior, pode facilmente trabalhar com o histórico do documento.

3. Acesso em qualquer lugar

As soluções de gestão de documentos baseadas na nuvem oferecem ainda mais capacidades, como a capacidade de aceder aos seus ficheiros remotamente - a partir de qualquer dispositivo, quer esteja a trabalhar em casa ou em viagem. A colaboração remota significa que pode intervir para rever alterações ou responder a comentários quando e onde quer que seja necessário.

4. Fluxos de trabalho melhorados

Trabalhar com um DMS baseado na nuvem também pode permitir que as equipas organizem eficazmente os documentos de uma forma que apoie fluxos de trabalho jurídicospesquisar e encontrar facilmente os documentos de que necessitam e trabalhar de forma integrada com as ferramentas e aplicações de produtividade que já utilizam. Este tipo de funcionalidades melhora os fluxos de trabalho e apoia os advogados na sua tentativa de prestar serviços de qualidade de forma mais rápida e eficiente.

5. Partilha segura

Quando chega a altura de partilhar e colaborar em documentos jurídicos confidenciais com membros da equipa, advogados externos ou clientes empresariais internos, um DMS pode ajudá-lo a manter os seus documentos seguros. Quer utilize uma ligação segura ou crie um espaço de trabalho seguro para colaboração, pode ter a certeza de que os seus ficheiros e dados estão encriptados e seguros.

Quais são as vantagens de uma melhor colaboração para as equipas jurídicas das empresas?

Se for feita corretamente, a colaboração pode ajudar as suas operações a realizar mais trabalho, de forma mais rápida, mais inteligente e com melhores resultados.

Relações comerciais melhoradas

À medida que os departamentos jurídicos conseguem colaborar e comunicar mais eficazmente com os clientes internos da empresa, ambas as partes passam a entender-se melhor. Para a equipa jurídica, isto significa uma melhor compreensão da empresa e da forma de apoiar as necessidades e prioridades de cada unidade.

Entretanto, as unidades de negócio terão uma melhor compreensão do modo de funcionamento da equipa jurídica, bem como dos prazos e expectativas razoáveis para os pedidos jurídicos.

Com uma melhor compreensão mútua, as equipas jurídicas internas podem desenvolver relações mais fortes e eficazes tanto com as unidades de negócio individuais como com a organização no seu todo - algo que a liderança terá dificuldade em ignorar.

Maior eficiência

A colaboração permite que o departamento jurídico aproveite os pontos fortes de cada membro da equipa e a experiência colectiva do conjunto. Embora isto possa ser um desafio, especialmente quando muitas equipas ainda trabalham remotamente, a colaboração controlada pode ajudá-lo a encontrar soluções e a fazer avançar o trabalho mais rapidamente do que o vai-e-vem demorado do correio eletrónico.

Compreensão mais forte

"Reunir conhecimentos e dados de várias disciplinas e fontes incentiva uma perspetiva global dos desafios e uma consciência mais holística das suas soluções", escreve a Diretora Executiva e Conselheira Geral Olga Mack.

Pode ser fácil confiar apenas nos conhecimentos do departamento jurídico e dos advogados externos em questões jurídicas - mas a colaboração com outros (mesmo não juristas) pode revelar novas perspectivas e levar a uma compreensão mais completa de um projeto ou problema.

Melhores resultados

De acordo com a Forbes, "as organizações que colaboram internamente... têm muito mais probabilidades de sucesso do que aquelas que não o fazem". Embora isto possa parecer óbvio, nem sempre é fácil de alcançar.

Embora seja certamente verdade que não se deve ter demasiados cozinheiros na cozinha, pode ser um risco maior voar sozinho. Quer se trate de detetar erros ou de introduzir novas ideias, a colaboração parece conduzir sistematicamente a melhores resultados para a empresa.

Quando grandes mentes jurídicas pensam da mesma forma. Isso é Work Inspired.

As relações são fundamentais para o seu sucesso. Quer seja no seio do departamento jurídico ou com as unidades de negócio de toda a organização, não é possível construir e proteger eficazmente o negócio se os seus conhecimentos não forem de confiança e procurados.

É por isso que a tecnologia que apoia os seus esforços de colaboração é tão essencial para as equipas modernas. Necessita de sistemas como o NetDocuments que se integrem no conjunto de tecnologias da sua organização e o aproximem dos seus colegas, ao mesmo tempo que simplificam os seus próprios esforços críticos de conformidade e segurança.

Quando conseguir ajudar todos os membros da sua organização a ver os desafios e as oportunidades da perspetiva de um advogado, pode ter a certeza de que a sua equipa se tornou o parceiro estratégico que deveria ser.
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Quer saber mais? Leia o Guia definitivo para a gestão de documentos do departamento jurídico da empresa.