Embora tanto os escritórios de advocacia quanto os departamentos jurídicos corporativos tenham advogados, as necessidades desses dois grupos podem ser muito diferentes. E a realidade é que muitas ferramentas de software jurídico são projetadas para atender às necessidades dos escritórios de advocacia... mas podem não ser tão adequadas para seus colegas internos.

Na primeira parte de nossa série sobre como um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) também pode oferecer benefícios exclusivos especificamente para as equipes jurídicas corporativas, vamos nos aprofundar no poder da colaboração eficaz.

Por que a colaboração é importante para as equipes jurídicas internas?

Não é segredo para ninguém: a maioria dos departamentos jurídicos corporativos já tem muito o que fazer.

Mas ficar isolado não resolverá o problema. Na verdade, o isolamento "pode prejudicar o crescimento individual e o desenvolvimento da carreira do advogado, ... obstruir os canais de comunicação dentro do departamento, ... [e] criar obstáculos não intencionais aos objetivos comerciais da empresa".(Fonte)

Esse é um grande problema, que afeta o restante da empresa.

Com diversas solicitações vindas de toda a organização, advogados externos para gerenciar e uma pressão cada vez maior para impulsionar o crescimento dos negócios, as equipes jurídicas internas precisam ser capazes de fazer mais com menos.

E a colaboração bem-sucedida é fundamental.

5 maneiras de um DMS apoiar a colaboração

Considerando todas as responsabilidades que os departamentos jurídicos precisam gerenciar - e as diversas partes com as quais precisam colaborar - como um DMS pode ajudar?

1. Uma única fonte de verdade

Talvez a característica mais importante de um DMS eficaz seja o fato de ele ser uma fonte centralizada da verdade. Como grande parte do trabalho jurídico é realizado em documentos que precisam ser passados de uma pessoa para outra, ter várias fontes de verdade (conflitantes) pode inviabilizar seriamente um projeto - e quaisquer benefícios que possam ter sido obtidos por meio da colaboração.

Ter uma única fonte da verdade garante que sua equipe possa colaborar com confiança, sabendo que está colaborando com a versão mais recente e atualizada de um documento.

2. Controle e histórico de versões

Da mesma forma, um DMS moderno geralmente oferece controle de versão detalhado, de modo que o você sempre pode ter certeza de que está trabalhando com a versão mais atual de um documento, em vez de ter que analisar números de versão ambíguos e iniciais de usuários. E se o você precisar voltar a uma versão anterior, poderá trabalhar facilmente com o histórico do documento.

3. Acesso em qualquer lugar

As soluções de gerenciamento de documentos baseadas na nuvem oferecem ainda mais recursos, como a capacidade de acessar seus arquivos remotamente - de qualquer dispositivo, esteja o você trabalhando em casa ou em trânsito. A colaboração remota significa que o você pode intervir para revisar alterações ou responder a comentários quando e onde for necessário.

4. Fluxos de trabalho aprimorados

Trabalhar com um DMS baseado na nuvem também pode permitir que as equipes organizem os documentos de forma eficaz , de modo a apoiar fluxos de trabalho jurídicosAlém disso, o DMS pode permitir que as equipes organizem documentos de forma eficaz e compatível com os fluxos de trabalho jurídicos, pesquisem e encontrem facilmente os documentos de que precisam e trabalhem perfeitamente com as ferramentas e os aplicativos de produtividade que já utilizam. Esses tipos de recursos aprimoram os fluxos de trabalho e dão suporte aos advogados que se esforçam para prestar serviços de qualidade com mais rapidez e eficiência.

5. Compartilhamento seguro

Quando chega a hora de compartilhar e colaborar em documentos jurídicos confidenciais com membros da equipe, advogados externos ou clientes internos, um DMS pode ajudá-lo a manter seus documentos seguros. Seja usando um link seguro ou configurando um espaço de trabalho seguro para colaboração, o você pode ter certeza de que seus arquivos e dados estão criptografados e seguros.

Quais são os benefícios da colaboração aprimorada para as equipes jurídicas corporativas?

Quando bem feita, a colaboração pode ajudar suas operações a realizar mais trabalho, de forma mais rápida, inteligente e com melhores resultados.

Melhoria das relações comerciais

Como os departamentos jurídicos conseguem colaborar e se comunicar de forma mais eficaz com os clientes internos da empresa, ambas as partes passam a se entender melhor. Para a equipe jurídica, isso significa um melhor entendimento do negócio e de como apoiar as necessidades e prioridades de cada unidade.

Enquanto isso, as unidades de negócios passarão a ter uma melhor compreensão de como a equipe jurídica opera, bem como de quais tipos de prazos e expectativas para as solicitações jurídicas são razoáveis.

Com um entendimento mútuo mais sólido, as equipes jurídicas internas podem desenvolver relacionamentos mais sólidos e eficazes tanto com as unidades de negócios individuais quanto com a organização como um todo - algo que a liderança dificilmente ignorará.

Maior eficiência

A colaboração permite que o departamento jurídico aproveite os pontos fortes de cada membro da equipe e o conhecimento coletivo do todo. Embora isso possa ser um desafio, principalmente quando muitas equipes ainda trabalham remotamente, a colaboração controlada pode ajudá-lo a encontrar soluções e a fazer o trabalho avançar mais rapidamente do que o vai-e-vem demorado do e-mail.

Entendimento mais forte

"Reunir conhecimentos e dados de várias disciplinas e fontes incentiva uma perspectiva global dos desafios e uma consciência mais holística de suas soluções", escreve a CEO e Conselheira Geral Olga Mack.

Pode ser fácil confiar apenas na experiência do departamento jurídico e do advogado externo em questões jurídicas, mas a colaboração com outras pessoas (mesmo que não sejam advogados) pode revelar novas perspectivas e levar a uma compreensão mais completa de um projeto ou problema.

Melhores resultados

De acordo com a Forbes, "as organizações que colaboram internamente... têm muito mais chances de sucesso do que aquelas que não colaboram". Embora isso possa parecer óbvio, nem sempre é fácil de conseguir.

Embora seja certamente verdade que o você não quer ter muitos cozinheiros na cozinha, pode ser um risco maior voar sozinho. Seja na detecção de erros ou na introdução de novas ideias, a colaboração parece levar consistentemente a melhores resultados para a empresa.

Quando grandes mentes jurídicas pensam da mesma forma. Esse é o Work Inspired.

Os relacionamentos são fundamentais para o seu sucesso. Seja dentro do departamento jurídico ou com as unidades de negócios de toda a organização, o você não pode construir e proteger os negócios de forma eficaz se não tiver a confiança e a procura de seus conhecimentos.

É por isso que a tecnologia que dá suporte aos seus esforços de colaboração é tão essencial para as equipes modernas. O você precisa de sistemas como o NetDocuments, que se integram à pilha de tecnologia da sua organização e o aproximam de seus colegas, ao mesmo tempo em que simplificam seus próprios esforços críticos de conformidade e segurança.

Quando o você conseguir ajudar todos na sua organização a ver os desafios e as oportunidades sob a perspectiva de um advogado, poderá ter certeza de que sua equipe se tornou o parceiro estratégico que deveria ser.
‍

Deseja saber mais? Leia o Guia definitivo de gerenciamento de documentos do departamento jurídico corporativo.