Sebbene sia gli studi legali che gli uffici legali aziendali dispongano di avvocati, le esigenze di questi due gruppi possono differire in modo significativo. E la realtà è che molti strumenti software per il settore legale sono progettati per soddisfare le esigenze degli studi legali … ma potrebbero non essere altrettanto adatti alle loro controparti interne alle aziende.

Nella prima parte della nostra serie dedicata ai vantaggi specifici che un sistema di gestione documentale (DMS) può offrire ai team legali aziendali, analizzeremo in modo approfondito il potenziale di una collaborazione efficace.

Perché la collaborazione è importante per i team legali interni?

Non è certo un segreto: la maggior parte degli uffici legali aziendali ha già troppo da fare.

Ma rimanere isolati non risolverà il problema. Anzi, l’isolamento «può compromettere la crescita e lo sviluppo professionale del singolo avvocato, … ostruire i canali di comunicazione all’interno del dipartimento, … [e] creare ostacoli indesiderati al raggiungimento degli obiettivi aziendali». (Fonte)

È un problema serio, che ha ripercussioni su tutto il resto dell'azienda.

Con richieste di vario genere provenienti da ogni parte dell’organizzazione, consulenti legali esterni da gestire e una pressione crescente per favorire la crescita aziendale, i team legali interni devono essere in grado di fare di più con meno risorse.

E una collaborazione efficace è fondamentale.

5 modi in cui un sistema di gestione documentale (DMS) favorisce la collaborazione

Considerate tutte le responsabilità che gli uffici legali devono gestire — e le diverse parti con cui devono collaborare — in che modo un sistema di gestione documentale (DMS) può essere d’aiuto?

1. Un'unica fonte di verità

Forse la caratteristica più importante di un sistema di gestione documentale (DMS) efficace è quella di costituire una fonte centralizzata di informazioni attendibili. Poiché gran parte del lavoro legale si svolge su documenti che devono essere trasmessi da una persona all’altra, la presenza di più fonti (contraddittorie) di informazioni attendibili può compromettere gravemente lo svolgimento di un progetto — e vanificare qualsiasi vantaggio che si sarebbe potuto trarre dalla collaborazione.

Disporre di un'unica fonte di verità garantisce che il tuo team possa collaborare con fiducia, sapendo di lavorare sulla versione più recente e aggiornata di un documento.

2. Controllo delle versioni e cronologia

Allo stesso modo, un moderno sistema di gestione dei documenti (DMS) offre in genere un controllo dettagliato delle versioni, così da poter essere sempre certi di lavorare con la versione più recente di un documento, senza dover districarsi tra numeri di versione ambigui e iniziali degli utenti. E se è necessario risalire a una versione precedente, è possibile consultare facilmente la cronologia del documento.

3. Accesso da qualsiasi luogo

Le soluzioni di gestione dei documenti basate sul cloud offrono funzionalità ancora più avanzate, come la possibilità di accedere ai propri file da remoto, da qualsiasi dispositivo, sia che si lavori da casa sia che si sia in viaggio. La collaborazione da remoto consente di intervenire per rivedere le modifiche o rispondere ai commenti in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi.

4. Flussi di lavoro ottimizzati

L'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato su cloud può inoltre consentire ai team di organizzare efficacemente i documenti in modo da supportare flussi di lavoro legali, cercare e trovare facilmente i documenti necessari e integrarsi perfettamente con gli strumenti di produttività e le applicazioni già in uso. Queste funzionalità migliorano i flussi di lavoro e supportano gli avvocati nel loro impegno a fornire servizi di qualità in modo più rapido ed efficiente.

5. Condivisione sicura

Quando è il momento di condividere e collaborare su documenti legali riservati con i membri del team, i consulenti legali esterni o i clienti aziendali interni, un sistema di gestione dei documenti (DMS) può aiutarti a garantire la sicurezza dei tuoi documenti. Sia che utilizzi un link protetto o che crei uno spazio di lavoro sicuro per la collaborazione, puoi stare certo che i tuoi file e i tuoi dati sono crittografati e al sicuro.

Quali sono i vantaggi di una maggiore collaborazione per gli uffici legali aziendali?

Se gestita nel modo giusto, la collaborazione può aiutare la tua azienda a portare a termine più lavoro in modo più rapido, più efficiente e con risultati migliori.

Miglioramento delle relazioni commerciali

Man mano che gli uffici legali riusciranno a collaborare e a comunicare in modo più efficace con i clienti aziendali interni, entrambe le parti arriveranno a comprendersi meglio. Per il team legale, ciò significa una migliore comprensione dell’azienda e di come soddisfare le esigenze e le priorità di ciascuna unità.

Nel frattempo, le unità aziendali acquisiranno una maggiore comprensione del funzionamento del team legale, nonché dei tempi e delle aspettative ragionevoli in merito alle richieste di natura legale.

Grazie a una maggiore comprensione reciproca, i team legali interni possono instaurare rapporti più solidi ed efficaci sia con le singole unità aziendali che con l’organizzazione nel suo complesso — un aspetto che la dirigenza difficilmente potrà ignorare.

Maggiore efficienza

La collaborazione consente all’ufficio legale di sfruttare i punti di forza di ciascun membro del team e le competenze collettive dell’intero gruppo. Sebbene ciò possa rappresentare una sfida, soprattutto quando molti team lavorano ancora da remoto, una collaborazione ben coordinata può aiutare a trovare soluzioni e a portare avanti il lavoro più rapidamente rispetto al lento scambio di e-mail.

Una comprensione più approfondita

«Mettere insieme conoscenze e dati provenienti da diverse discipline e fonti favorisce una visione globale delle sfide e una consapevolezza più olistica delle relative soluzioni», scrive Olga Mack, amministratore delegato e responsabile legale.

È facile affidarsi esclusivamente alle competenze dell’ufficio legale e dei consulenti esterni in materia giuridica, ma collaborare con altre persone (anche non avvocati) può offrire nuove prospettive e portare a una comprensione più completa di un progetto o di un problema.

Risultati migliori

Secondo Forbes, «le organizzazioni che collaborano al loro interno… hanno molte più probabilità di avere successo rispetto a quelle che non lo fanno». Anche se questo può sembrare ovvio, non è sempre facile da realizzare.

Sebbene sia certamente vero che non è bene avere troppi cuochi in cucina, agire da soli potrebbe rappresentare un rischio ancora maggiore. Che si tratti di individuare errori o di proporre nuove idee, la collaborazione sembra portare costantemente a risultati migliori per l’azienda.

Quando le grandi menti del diritto la pensano allo stesso modo. Questo è “Work Inspired”.

Le relazioni sono fondamentali per il tuo successo. Che si tratti del dipartimento legale o delle unità aziendali all’interno dell’organizzazione, non puoi sviluppare e tutelare efficacemente l’attività se la tua competenza non è considerata affidabile e ricercata.

Ecco perché una tecnologia in grado di supportare il vostro lavoro collaborativo è così essenziale per i team moderni. Avete bisogno di sistemi come NetDocuments, che si integrino con l’infrastruttura tecnologica della vostra organizzazione e vi avvicinino ai vostri colleghi, ottimizzando al contempo le vostre attività fondamentali in materia di conformità e sicurezza.

Una volta che sarai riuscito ad aiutare tutti i membri della tua organizzazione a guardare alle sfide e alle opportunità dal punto di vista di un avvocato, potrai stare certo che il tuo team è diventato il partner strategico che doveva essere.
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Vuoi saperne di più? Leggi la “Guida definitiva alla gestione dei documenti” redatta dall’ufficio legale aziendale.