Alexander Graham Bell var futurist og drømte om en telefon i hver by. Og selv om mange teknologier ikke eldes med glede, har Bells kreative oppfinnelse absolutt gjort det. Det globale smarttelefonmarkedet ble verdsatt til rundt 378 milliarder dollar i 2020 og forventes å overstige 493 milliarder dollar innen 2026.

Men hva skjer når teknologien svikter oss, hindrer fremgang og øker stress og frustrasjon i våre travle arbeidsmengder? Dette er et sentralt spørsmål som offentlige etater og organisasjoner i alle bransjer stiller seg, spesielt når det gjelder sikker håndtering og samarbeid om kritisk forretningsinformasjon.

Ikke bare lov, bevis

Dokumenthåndteringssystemer (DMS) hjelper organisasjoner med å lagre, administrere og beskytte store mengder verdifull informasjon som produseres. Mengden data som genereres daglig er forventet å nå 463 exabyte globalt innen 2025. Med det nylige og økende skiftet til hybride arbeidsmiljøer har sikker fjerntilgang aldri vært viktigere for regulerte bransjer som myndigheter, helsevesen og finans. Team trenger pålitelige teknologiverktøy og løsninger for å samarbeide sømløst, samtidig som de beskytter data fra nysgjerrige øyne og ondsinnede hensikter.

Leverandører av kommersielle standardløsninger (COTS) skryter ofte av kostnadsbesparelsene og produktivitetsforbedringene applikasjonene deres gir. Men de finesser og funksjoner som ble lovet i kjøpsfasen mister noen ganger glansen etter at implementeringen er fullført og bruken starter. Målet med teknologi bør alltid være å hjelpe enkeltpersoner og team med å bli mer produktive, effektive og innovative. Og hvis det ikke skjer, er det et stort rødt flagg.

I vår nyeste sjekkliste fremhever vi 10 spørsmål du bør stille for å vurdere om teknologien din hjelper teamene dine med å jobbe smartere og mer produktivt – eller om den hemmer fremgang ved å gjøre det vanskeligere å fullføre daglige oppgaver og arbeidsflyter.

La oss utforske noen av tingene du bør vurdere.

Evaluering av dine nåværende teknologiløsninger

Har teamet ditt en kjerneteknologiplattform for sikker lagring og administrasjon av dokumenter, e-post og andre arbeidsprodukter?

Datasiloer spredt over ulike lagringsplasser er vanlige med eldre innholdsstyringsløsninger. Ikke bare er dette risikabelt fra et samsvarsperspektiv, men det er ikke nyttig for et byrå eller en bedrift å ha informasjon som er vanskelig, om ikke umulig, å finne og få tilgang til effektivt. Et skybasert DMS eliminerer denne barrieren og gir en sentralisert plassering som fungerer som et knutepunkt for alle informasjonsressurser. Dette blir ditt eneste pålitelige registreringssystem og lar teamene dine samarbeide sikkert hvor som helst, på hvilken som helst enhet.

Klarer du å organisere dokumentene og e-posten din på en meningsfull og effektiv måte?

Hvem visste at det flere tiår gamle uttrykket « You've got mail » skulle bli til noe så stort? I dag sendes over 3 millioner e-poster hvert sekund over hele verden til over 7 milliarder e-postkontoer. E-post er en viktig form for kommunikasjon, men den kan fort bli kaotisk og overveldende. Å organisere e-poster i mapper og undermapper kan absolutt bidra til å redusere rotet i innboksen, men hva skjer når du trenger et viktig dokument begravd i den dype filstrukturen fra svunne tider?

Hvis du må bruke mer tid på å søke enn å faktisk finne, blir ikke produktivitetsmålet til e-postarkiveringssystemet ditt nådd. Et skybasert DMS med prediktiv e-postteknologi gjør det mulig å arkivere e-poster sikkert og få tilgang til dem av autoriserte deltakere etter behov. Og når enkeltpersoner forlater teamet eller byrået, kan oppgaver smidig overføres til andre ressurser for pågående arbeidsflyter fordi e-postdataene er beskyttet med funksjoner for forebygging av datatap og lagret i DMS-et.

Klarer teamet ditt å samarbeide sikkert og sømløst dele innhold med eksterne parter utenfor avdelingen eller etaten?

Samarbeid mellom team og eksterne ressurser er avgjørende for å løse problemer og jobbe sammenhengende. Under pandemiens begynnelse, da millioner ble tvunget hjem for å sikre sosial distansering, gjorde byråer som var forberedt på å støtte hybride arbeidsmiljøer med en moderne, sikker og kompatibel prosess denne overgangen mye enklere enn de som var avhengige av aldrende teknologi.

Skybaserte DMS-løsninger har den tekniske smidigheten til å enkelt tilpasse seg og integreres med konvergerende teknologier, slik at folk sikkert kan koble seg til sine ansatte og forretningsinformasjon fra hvor som helst etter behov. Robuste sikkerhetsfunksjoner som kryptering og forebygging av datatap (DLP) gir kontrollert tilgang til autoriserte brukere, og sikrer samsvar med personvernlover.

For offentlige etater sørger en DMS-leverandør som også er FedRAMP-autorisert for at offentlige data er konsekvent beskyttet, og at tjenestene har blitt grundig kontrollert av FedRAMP Program Management Office (PMO). Det er kritisk viktig å vite forskjellen mellom FedRAMP-autorisert og FedRAMP-kompatibel. Et DMS som er FEDRAMP-autorisert, har oppfylt strenge samsvars- og sikkerhetsstandarder satt av FedRAMP PMO for å beskytte føderale data lagret hos kommersielle skytjenesteleverandører på riktig måte. En skytjenesteleverandør som bruker en FedRAMP-autorisert offentlig sky (f.eks. Amazon AWS, GovCloud eller Microsoft Azure Gov) oppgir at tjenesten deres er FedRAMP-kompatibel, men selve tjenesten er ikke FedRAMP-autorisert, og derfor er ikke denne tjenesten anerkjent av FedRAMP PMO.

Har du sikker tilgang til dokumenter og e-post fra en smarttelefon eller annen mobil enhet?

Sammen med andre mobile enheter finnes smarttelefoner i nesten alle hender – hjemme, på skolen og på arbeidsplassen. Mobil tilgang står for omtrent halvparten av nettrafikken over hele verden . Etter hvert som hybride arbeidsmiljøer fortsetter å akselerere, har behovet for digital mobilitet blitt stadig viktigere. Et skybasert DMS gir sikker mobiltilgang til viktig forretningsinformasjon, slik at arbeidere kan fullføre arbeidet og kommunisere sikkert mens de er på farten.

Jobber teknologien din for deg – eller mot deg?

Teknologi kan endre og påvirke måten vi jobber på mange positive måter, men bare hvis den fungerer for deg og er tilpasningsdyktig til arbeidsmiljøet ditt.

Det kan virke litt klisjéaktig å lage det gamle uttrykket «Et skip i havn er trygt, men det er ikke det skip er bygget for», men tenk på sitatet i lys av ditt byrå eller din organisasjon. Hvis du ikke får maksimal avkastning på investeringen din og den erfaringen fra din nåværende teknologiløsning som du og teamene dine forventer (og fortjener), er realiteten at du sitter fast i havn. Det er på tide å snu skuta og sørge for at teknologiene dine hjelper dine ansatte og organisasjonen med å nå sitt fulle potensial.

Last ned sjekklisten vår med 10 spørsmål som kan hjelpe deg med å evaluere teknologiløsningene dine. Vil du vite mer? La oss prate !

Når ytelse teller mer enn løfter. Det er Work Inspired .