Alexander Graham Bell era um futurista e sonhava com um telefone em cada cidade. E embora muitas tecnologias não envelheçam bem, a invenção criativa de Bell certamente envelheceu. O mercado global de smartphones foi avaliado em cerca de 378 mil milhões de dólares em 2020 e prevê-se que ultrapasse os 493 mil milhões de dólares em 2026.

Mas o que acontece quando a tecnologia nos falha, impedindo o progresso e aumentando o stress e a frustração das nossas atarefadas cargas de trabalho? Esta é uma questão fundamental que as agências governamentais e as organizações de todos os sectores estão a colocar, especialmente quando se trata de gerir e colaborar de forma segura em informações comerciais críticas.

Não se limite a prometer, prove

Os sistemas de gestão de documentos (DMS) ajudam as organizações a armazenar, gerir e proteger grandes volumes de informação valiosa que está a ser produzida. Prevê-se que a quantidade de dados gerados diariamente atinja 463 exabytes a nível mundial até 2025. Com a recente e crescente mudança para ambientes de trabalho híbridos, o acesso remoto seguro nunca foi tão importante para sectores regulamentados como a administração pública, os cuidados de saúde e as finanças. As equipas precisam de ferramentas e soluções tecnológicas fiáveis para colaborar sem problemas, mantendo os dados a salvo de olhares indiscretos e intenções maliciosas.

Os fornecedores de soluções comerciais (COTS) apregoam frequentemente a poupança de custos e as melhorias de produtividade que as suas aplicações proporcionam. Mas os sinos e assobios que foram prometidos na fase de compra perdem por vezes o seu brilho depois de a implementação estar concluída e a utilização começar. O objetivo da tecnologia deve ser sempre o de ajudar os indivíduos e as equipas a serem mais produtivos, eficientes e inovadores. E se isso não estiver a acontecer, é um grande sinal de alerta.

Na nossa última lista de verificação, destacamos 10 perguntas a fazer para avaliar se a sua tecnologia está a ajudar as suas equipas a trabalhar de forma mais inteligente e mais produtiva - ou se está a inibir o progresso, dificultando a realização das tarefas diárias e dos fluxos de trabalho.

Vamos explorar alguns dos aspectos que deve ter em conta.

Avaliação das suas soluções tecnológicas actuais

A sua equipa dispõe de uma plataforma tecnológica central para armazenar e gerir de forma segura documentos, correio eletrónico e outros produtos de trabalho?

Os silos de dados espalhados por repositórios díspares são comuns nas soluções de gestão de conteúdos antigas. Isto não só é arriscado do ponto de vista da conformidade, como também não é útil para uma agência ou empresa ter informações que são difíceis, se não impossíveis, de encontrar e aceder de forma eficiente. Um DMS baseado na nuvem elimina esta barreira e fornece uma localização centralizada que funciona como um hub para todos os recursos de informação. Este torna-se o seu único sistema de registo de confiança e permite que as suas equipas colaborem em segurança a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

É capaz de organizar os seus documentos e correio eletrónico de uma forma significativa e eficiente?

Quem diria que a frase "Tem correio eletrónico", com décadas de existência, se transformaria em algo tão grande? Atualmente, são enviados mais de 3 milhões de e-mails por segundo em todo o mundo para mais de 7 mil milhões de contas de e-mail. O correio eletrónico é uma forma essencial de comunicação, mas pode rapidamente tornar-se caótico e avassalador. Organizar os e-mails em pastas e subpastas pode certamente ajudar a reduzir a confusão da caixa de entrada, mas o que acontece quando precisa de um documento importante enterrado na estrutura profunda de ficheiros de anos passados?

Se tiver de passar mais tempo a procurar do que a encontrar, o objetivo de produtividade do seu sistema de arquivo de correio eletrónico não está a ser cumprido. Um DMS baseado na nuvem com tecnologia de e-mail preditivo permite que os e-mails sejam arquivados em segurança e acedidos por participantes autorizados, conforme necessário. E quando os indivíduos deixam a equipa ou a agência, as tarefas podem ser transferidas sem problemas para outros recursos para fluxos de trabalho em curso, porque os dados de correio eletrónico estão protegidos com capacidades de prevenção de perda de dados e armazenados no DMS.

A sua equipa é capaz de colaborar de forma segura e partilhar conteúdos sem problemas com terceiros fora do seu departamento ou agência?

A colaboração entre equipas e recursos externos é essencial para resolver problemas e trabalhar de forma coesa. Durante o início da pandemia, quando milhões de pessoas foram obrigadas a regressar a casa por medidas seguras de distanciamento social, as agências que estavam preparadas para apoiar ambientes de trabalho híbridos com um processo moderno, seguro e compatível tornaram esta transição muito mais fácil do que as que estavam dependentes de tecnologia antiga.

As soluções DMS baseadas na nuvem têm a agilidade técnica para se adaptarem e integrarem facilmente com tecnologias convergentes, permitindo que as pessoas se liguem de forma segura às suas informações pessoais e empresariais a partir de qualquer local, conforme necessário. Caraterísticas de segurança robustas, como a encriptação e a prevenção de perda de dados (DLP), fornecem acesso controlado a utilizadores autorizados, garantindo a conformidade com as leis de privacidade de dados.

Para as agências governamentais, um fornecedor de DMS que também seja Autorizado pelo FedRAMP garante que os dados governamentais sejam protegidos de forma consistente e que os serviços tenham sido cuidadosamente examinados pelo Gabinete de Gestão de Programas (PMO) do FedRAMP. É extremamente importante saber a diferença entre Autorizado pelo FedRAMP e Compatível com o FedRAMP. Um DMS autorizado pelo FEDRAMP cumpriu rigorosos padrões de conformidade e segurança definidos pelo PMO do FedRAMP para proteger adequadamente os dados federais armazenados em fornecedores de serviços de nuvem comerciais. Um fornecedor de serviços na nuvem que utilize uma nuvem pública autorizada pelo FedRAMP (por exemplo, Amazon AWS, GovCloud ou Microsoft Azure Gov) declara que o seu serviço é compatível com o FedRAMP, mas o serviço em si não é autorizado pelo FedRAMP e, por conseguinte, este serviço não é reconhecido pelo PMO do FedRAMP.

Consegue aceder de forma segura a documentos e correio eletrónico a partir de um smartphone ou outro dispositivo móvel?

Juntamente com outros dispositivos móveis, os smartphones podem ser encontrados em quase todas as mãos, casas, escolas e locais de trabalho. O acesso móvel é responsável por cerca de metade do tráfego da Web em todo o mundo. À medida que os ambientes de trabalho híbridos continuam a acelerar, a necessidade de mobilidade digital tornou-se cada vez mais importante. Um DMS baseado na nuvem fornece acesso seguro a informações comerciais importantes a partir de dispositivos móveis, permitindo que os trabalhadores concluam o trabalho e comuniquem de forma segura enquanto estão em movimento.

A sua tecnologia está a trabalhar para si - ou contra si?

A tecnologia pode mudar e influenciar a forma como trabalhamos de muitas maneiras positivas, mas apenas se estiver a funcionar para si e se for adaptável ao seu ambiente de trabalho.

Pode parecer piroso usar a velha frase "Um navio no porto é seguro, mas não é para isso que os navios são construídos", mas pense na citação em termos da sua agência ou organização. Se não está a obter o máximo retorno do seu investimento e a experiência da sua atual solução tecnológica que você e as suas equipas esperam (e merecem), a realidade é que está preso no porto. Está na altura de virar o barco e garantir que as suas tecnologias estão a ajudar os seus colaboradores e a sua organização a atingir o seu potencial máximo.

Descarregue a nossa lista de verificação de 10 perguntas que o podem ajudar a avaliar as suas soluções tecnológicas. Quer saber mais? Vamos conversar!

Quando o desempenho é mais importante do que as promessas. Isso é Work Inspired.