Alexander Graham Bell era um futurista e sonhava com um telefone em cada cidade. E, embora muitas tecnologias não envelheçam bem, a invenção criativa de Bell certamente envelheceu. O mercado global de smartphones foi avaliado em cerca de US$ 378 bilhões em 2020 e a previsão é que ultrapasse US$ 493 bilhões até 2026.

Mas o que acontece quando a tecnologia nos falha, impedindo o progresso e aumentando o estresse e a frustração de nossas cargas de trabalho atarefadas? Essa é uma pergunta importante que os órgãos governamentais e as organizações de todos os setores estão fazendo, principalmente quando se trata de gerenciar e colaborar com segurança em informações comerciais críticas.

Não apenas prometa, prove

Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) ajudam as organizações a armazenar, gerenciar e proteger grandes volumes de informações valiosas que estão sendo produzidas. A previsão é de que o volume de dados gerados diariamente atinja 463 exabytes globalmente até 2025. Com a recente e crescente mudança para ambientes de trabalho híbridos, o acesso remoto seguro nunca foi tão importante para setores regulamentados, como governo, saúde e finanças. As equipes precisam de ferramentas e soluções tecnológicas confiáveis para colaborar sem problemas e, ao mesmo tempo, manter os dados protegidos contra olhares curiosos e intenções mal-intencionadas.

Os provedores de soluções comerciais prontas para uso (COTS) costumam falar sobre a economia de custos e as melhorias de produtividade que seus aplicativos proporcionam. Mas os sinos e assobios prometidos na fase de compra às vezes perdem o brilho depois que a implementação é concluída e o uso começa. O objetivo da tecnologia deve ser sempre ajudar os indivíduos e as equipes a serem mais produtivos, eficientes e inovadores. E se isso não estiver acontecendo, é um grande sinal de alerta.

Em nossa lista de verificação mais recente, destacamos 10 perguntas a serem feitas para avaliar se a tecnologia está ajudando as equipes a trabalhar de forma mais inteligente e produtiva ou se está inibindo o progresso, dificultando a conclusão das tarefas diárias e dos fluxos de trabalho.

Vamos explorar alguns dos aspectos que o você deve considerar.

Avaliação de suas soluções tecnológicas atuais

A sua equipe tem uma plataforma tecnológica central para armazenar e gerenciar com segurança documentos, e-mails e outros produtos de trabalho?

Os silos de dados espalhados por repositórios diferentes são comuns nas soluções de gerenciamento de conteúdo legado. Isso não só é arriscado do ponto de vista da conformidade, como também não é útil para uma agência ou empresa ter informações difíceis, se não impossíveis, de encontrar e acessar com eficiência. Um DMS baseado em nuvem elimina essa barreira e fornece um local centralizado que funciona como um hub para todos os recursos de informações. Isso se torna o seu único sistema confiável de registro e permite que suas equipes colaborem com segurança de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

O você é capaz de organizar seus documentos e e-mails de maneira significativa e eficiente?

Quem diria que a frase de décadas atrás "O você recebeu um e-mail" se transformaria em algo tão grande? Atualmente, mais de 3 milhões de e-mails são enviados a cada segundo em todo o mundo para mais de 7 bilhões de contas de e-mail. O e-mail é uma forma essencial de comunicação, mas pode rapidamente se tornar caótico e sobrecarregado. Organizar os e-mails em pastas e subpastas certamente pode ajudar a reduzir a desordem da caixa de entrada, mas o que acontece quando o você precisa de um documento importante enterrado em uma estrutura de arquivos profunda de anos passados?

Se o você tiver que gastar mais tempo procurando do que realmente encontrando, a meta de produtividade do seu sistema de arquivamento de e-mails não está sendo atingida. Um DMS baseado em nuvem com tecnologia de e-mail preditivo permite que os e-mails sejam arquivados com segurança e acessados por participantes autorizados, conforme necessário. E quando as pessoas deixam a equipe ou a agência, as tarefas podem ser transferidas sem problemas para outros recursos para fluxos de trabalho em andamento, pois os dados de e-mail são protegidos com recursos de prevenção contra perda de dados e armazenados no DMS.

A sua equipe é capaz de colaborar com segurança e compartilhar perfeitamente o conteúdo com partes externas ao seu departamento ou agência?

A colaboração entre equipes e recursos externos é essencial para resolver problemas e trabalhar de forma coesa. Durante o início da pandemia, quando milhões de pessoas foram forçadas a voltar para casa por medidas seguras de distanciamento social, as agências que estavam preparadas para dar suporte a ambientes de trabalho híbridos com um processo moderno, seguro e em conformidade facilitaram muito mais essa transição do que aquelas que dependiam de tecnologia antiga.

As soluções DMS baseadas em nuvem têm a agilidade técnica para se adaptar e se integrar facilmente às tecnologias convergentes, permitindo que as pessoas se conectem com segurança às suas informações pessoais e comerciais de qualquer local, conforme necessário. Recursos robustos de segurança, como criptografia e prevenção contra perda de dados (DLP), fornecem acesso controlado a usuários autorizados, garantindo a conformidade com as leis de privacidade de dados.

Para os órgãos governamentais, um provedor de DMS que também seja autorizado pelo FedRAMP garante que os dados do governo sejam protegidos de forma consistente e que os serviços tenham sido cuidadosamente examinados pelo Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO) do FedRAMP. É extremamente importante saber a diferença entre Autorizado pelo FedRAMP e Compatível com o FedRAMP. Um DMS autorizado pelo FEDRAMP atendeu aos rigorosos padrões de conformidade e segurança definidos pelo PMO do FedRAMP para proteger adequadamente os dados federais armazenados em provedores de serviços de nuvem comercial. Um provedor de serviços em nuvem que usa uma nuvem pública autorizada pelo FedRAMP (por exemplo, Amazon AWS, GovCloud ou Microsoft Azure Gov) declara que seu serviço é compatível com o FedRAMP, mas o serviço em si não é autorizado pelo FedRAMP e, portanto, esse serviço não é reconhecido pelo PMO do FedRAMP.

O você consegue acessar com segurança documentos e e-mails de um smartphone ou outro dispositivo móvel?

Juntamente com outros dispositivos móveis, os smartphones podem ser encontrados em quase todas as mãos, casas, escolas e locais de trabalho. O acesso móvel é responsável por aproximadamente metade do tráfego da Web em todo o mundo. Como os ambientes de trabalho híbridos continuam a se acelerar, a necessidade de mobilidade digital tornou-se cada vez mais importante. Um DMS baseado em nuvem fornece acesso seguro a informações comerciais importantes em dispositivos móveis, permitindo que os funcionários concluam o trabalho e se comuniquem com segurança em qualquer lugar.

Sua tecnologia está trabalhando para o você ou contra o você?

A tecnologia pode mudar e influenciar a forma como trabalhamos de muitas maneiras positivas, mas somente se estiver funcionando para o você e se for adaptável ao seu ambiente de trabalho.

Pode parecer brega usar a velha frase "Um navio no porto é seguro, mas não é para isso que os navios são construídos", mas pense na citação em termos de sua agência ou organização. Se não estiver obtendo o máximo de retorno sobre o investimento e a experiência que o você e suas equipes esperam (e merecem) com a solução tecnológica atual, a realidade é que o você está preso no porto. É hora de virar o barco e garantir que suas tecnologias estejam ajudando seu pessoal e sua organização a atingir seu potencial máximo.

Baixe nossa lista de verificação com 10 perguntas que podem ajudá-lo a avaliar suas soluções de tecnologia. Quer saber mais? Vamos conversar!

Quando o desempenho é mais importante do que as promessas. Esse é o Work Inspired.