Alexander Graham Bell était un visionnaire qui rêvait d'un téléphone dans chaque ville. Et si de nombreuses technologies ont mal vieilli, l'invention créative de Bell a très bien résisté au temps. Le marché mondial des smartphones était évalué à environ 378 milliards de dollars en 2020 et devrait dépasser les 493 milliards de dollars d'ici 2026.

Mais que se passe-t-il lorsque la technologie nous fait défaut, entrave le progrès et ajoute du stress et de la frustration à notre charge de travail déjà importante ? C'est une question essentielle que se posent les agences gouvernementales et les organisations de tous les secteurs, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer et de collaborer en toute sécurité sur des informations commerciales critiques.

Ne vous contentez pas de promettre, prouvez-le

Les systèmes de gestion documentaire (DMS) aident les organisations à stocker, gérer et protéger les volumes considérables d'informations précieuses qu'elles produisent. On estime que la quantité de données générées quotidiennement atteindra 463 exaoctets à l'échelle mondiale d'ici 2025. Avec la transition récente et croissante vers des environnements de travail hybrides, l'accès à distance sécurisé n'a jamais été aussi important pour les secteurs réglementés tels que les administrations publiques, la santé et la finance. Les équipes ont besoin d'outils et de solutions technologiques fiables pour collaborer de manière transparente tout en protégeant les données des regards indiscrets et des intentions malveillantes.

Les fournisseurs de solutions commerciales prêtes à l'emploi (COTS) vantent souvent les économies et les gains de productivité que leurs applications permettent de réaliser. Mais les fonctionnalités promises lors de l'achat perdent parfois de leur attrait une fois la mise en œuvre terminée et l'utilisation commencée. L'objectif de la technologie doit toujours être d'aider les individus et les équipes à être plus productifs, plus efficaces et plus innovants. Si ce n'est pas le cas, il y a lieu de s'inquiéter.

Dans notre dernière liste de contrôle, nous mettons en avant 10 questions à poser afin d'évaluer si votre technologie aide vos équipes à travailler de manière plus intelligente et plus productive, ou si elle entrave les progrès en rendant plus difficile l'accomplissement des tâches quotidiennes et des flux de travail.

Explorons quelques-uns des éléments que vous devriez prendre en considération.

Évaluation de vos solutions technologiques actuelles

Votre équipe dispose-t-elle d'une plateforme technologique centrale pour stocker et gérer en toute sécurité les documents, les e-mails et autres produits de travail ?

Les silos de données répartis dans des référentiels disparates sont courants dans les solutions de gestion de contenu traditionnelles. Non seulement cela présente un risque du point de vue de la conformité, mais il n'est pas utile pour une agence ou une entreprise de disposer d'informations difficiles, voire impossibles, à trouver et à consulter efficacement. Un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud élimine cet obstacle et offre un emplacement centralisé qui sert de plaque tournante pour toutes les ressources d'information. Il devient votre système d'enregistrement unique et fiable et permet à vos équipes de collaborer en toute sécurité, où qu'elles se trouvent et sur n'importe quel appareil.

Êtes-vous capable d'organiser vos documents et vos e-mails de manière cohérente et efficace ?

Qui aurait cru que cette phrase vieille de plusieurs décennies,« Vous avez un message », prendrait une telle ampleur ? Aujourd'hui, plus de 3 millions d'e-mails sont envoyés chaque seconde dans le monde entier à plus de 7 milliards de comptes de messagerie. L'e-mail est un moyen de communication essentiel, mais il peut rapidement devenir chaotique et envahissant. Organiser ses e-mails dans des dossiers et sous-dossiers peut certes aider à réduire l'encombrement de la boîte de réception, mais que se passe-t-il lorsque vous avez besoin d'un document important enfoui dans une structure de fichiers complexe datant de plusieurs années ?

Si vous passez plus de temps à rechercher qu'à trouver, l'objectif de productivité de votre système de classement des e-mails n'est pas atteint. Un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud et doté d'une technologie prédictive permet de classer les e-mails en toute sécurité et de les rendre accessibles aux participants autorisés qui en ont besoin. Et lorsque des personnes quittent l'équipe ou l'agence, les tâches peuvent être transférées en douceur à d'autres ressources pour les flux de travail en cours, car les données des e-mails sont protégées par des fonctionnalités de prévention des pertes de données et stockées dans le DMS.

Votre équipe est-elle en mesure de collaborer en toute sécurité et de partager facilement du contenu avec des parties externes à votre service ou à votre agence ?

La collaboration entre les équipes et les ressources externes est essentielle pour résoudre les problèmes et travailler de manière cohérente. Au début de la pandémie, lorsque des millions de personnes ont été contraintes de rester chez elles pour respecter les mesures de distanciation sociale, les agences qui étaient prêtes à prendre en charge des environnements de travail hybrides grâce à un processus moderne, sécurisé et conforme ont rendu cette transition beaucoup plus facile que celles qui dépendaient de technologies obsolètes.

Les solutions DMS basées sur le cloud ont l'agilité technique nécessaire pour s'adapter et s'intégrer facilement aux technologies convergentes, permettant ainsi aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité à leurs collègues et à leurs informations professionnelles depuis n'importe quel endroit, selon leurs besoins. Des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement et la prévention des pertes de données (DLP), permettent de contrôler l'accès des utilisateurs autorisés, garantissant ainsi le respect des lois sur la confidentialité des données.

Pour les agences gouvernementales, un fournisseur de DMS également agréé FedRAMP garantit que les données gouvernementales sont protégées de manière cohérente et que les services ont été minutieusement contrôlés par le bureau de gestion du programme FedRAMP (PMO). Il est essentiel de connaître la différence entre « agréé FedRAMP » et « conforme FedRAMP ». Un système de gestion documentaire (DMS) autorisé par FedRAMP répond aux normes rigoureuses de conformité et de sécurité définies par le PMO FedRAMP pour protéger correctement les données fédérales stockées chez des fournisseurs de services cloud commerciaux. Un fournisseur de services cloud qui utilise un cloud public FedRAMP Authorized (par exemple, Amazon AWS, GovCloud ou Microsoft Azure Gov) déclare que son service est FedRAMP Compliant, mais le service lui-même n'est pas FedRAMP Authorized et n'est donc pas reconnu par le FedRAMP PMO.

Êtes-vous en mesure d'accéder en toute sécurité à vos documents et à vos e-mails depuis un smartphone ou un autre appareil mobile ?

Tout comme les autres appareils mobiles, les smartphones sont présents dans presque toutes les mains, tous les foyers, toutes les écoles et tous les lieux de travail. L'accès mobile représente environ la moitié du trafic web mondial. À mesure que les environnements de travail hybrides continuent de se développer, le besoin de mobilité numérique devient de plus en plus important. Un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud offre un accès sécurisé aux informations professionnelles importantes depuis les appareils mobiles, permettant ainsi aux employés d'accomplir leur travail et de communiquer en toute sécurité lors de leurs déplacements.

Votre technologie vous aide-t-elle ou vous nuit-elle ?

La technologie peut changer et influencer notre façon de travailler de nombreuses façons positives, mais seulement si elle vous convient et s'adapte à votre environnement de travail.

Il peut sembler banal de reprendre la vieille expression « Un navire dans un port est en sécurité, mais ce n'est pas pour cela que les navires sont construits », mais pensez à cette citation en termes d'agence ou d'organisation. Si vous n'obtenez pas le retour sur investissement maximal et l'expérience que vous et vos équipes attendez (et méritez) de votre solution technologique actuelle, la réalité est que vous êtes coincé dans le port. Il est temps de faire demi-tour et de vous assurer que vos technologies aident vos collaborateurs et votre organisation à exploiter pleinement leur potentiel.

Téléchargez notre liste de contrôle comprenant 10 questions qui vous aideront à évaluer vos solutions technologiques. Vous souhaitez en savoir plus ? Discutons-en!

Quand les résultats comptent plus que les promesses. C'est ça, Work Inspired.