Alexander Graham Bell was een futurist en droomde van een telefoon in elke stad. En hoewel veel technologieën niet goed verouderen, is dat zeker wel het geval met de creatieve uitvinding van Bell. De wereldwijde smartphonemarkt werd in 2020 geschat op ongeveer 378 miljard dollar en zal naar verwachting in 2026 meer dan 493 miljard dollar bedragen.

Maar wat gebeurt er als technologie ons in de steek laat, waardoor vooruitgang wordt belemmerd en onze drukke werkagenda's nog meer stress en frustratie met zich meebrengen? Dit is een belangrijke vraag die overheidsinstanties en organisaties in alle sectoren zich stellen, met name als het gaat om het veilig beheren van en samenwerken aan kritieke bedrijfsinformatie.

Niet alleen beloven, maar ook bewijzen

Documentbeheersystemen (DMS) helpen organisaties bij het opslaan, beheren en beschermen van grote hoeveelheden waardevolle informatie die wordt geproduceerd. De hoeveelheid gegevens die dagelijks wordt gegenereerd, zal naar verwachting in 2025 wereldwijd 463 exabytes bedragen. Met de recente en groeiende verschuiving naar hybride werkomgevingen is veilige toegang op afstand nog nooit zo belangrijk geweest voor gereguleerde sectoren zoals de overheid, de gezondheidszorg en de financiële sector. Teams hebben betrouwbare technologische hulpmiddelen en oplossingen nodig om naadloos samen te werken en tegelijkertijd gegevens te beschermen tegen nieuwsgierige blikken en kwaadwillige bedoelingen.

Leveranciers van kant-en-klare oplossingen (COTS) prijzen vaak de kostenbesparingen en productiviteitsverbeteringen aan die hun applicaties opleveren. Maar de extra's die tijdens de aankoopfase werden beloofd, verliezen soms hun glans nadat de implementatie is voltooid en het gebruik begint. Het doel van technologie moet altijd zijn om individuen en teams te helpen productiever, efficiënter en innovatiever te zijn. Als dat niet gebeurt, is dat een groot alarmsignaal.

In onze nieuwste checklist belichten we 10 vragen die u kunt stellen om te beoordelen of uw technologie uw teams helpt slimmer en productiever te werken, of dat deze juist de voortgang belemmert door het moeilijker te maken om dagelijkse taken en workflows uit te voeren.

Laten we eens kijken naar een paar dingen die u in overweging wilt nemen.

Uw huidige technologische oplossingen evalueren

Beschikt uw team over een kerntechnologieplatform om documenten, e-mails en andere werkproducten veilig op te slaan en te beheren?

Silo's met gegevens verspreid over verschillende opslagplaatsen komen vaak voor bij verouderde oplossingen voor contentbeheer. Dit is niet alleen riskant vanuit het oogpunt van compliance, maar het is ook niet nuttig voor een bureau of onderneming om informatie te hebben die moeilijk, zo niet onmogelijk, efficiënt te vinden en te raadplegen is. Een cloudgebaseerd DMS neemt deze barrière weg en biedt een centrale locatie die fungeert als een hub voor alle informatiebronnen. Dit wordt uw enige betrouwbare registratiesysteem en stelt uw teams in staat om veilig samen te werken vanaf elke locatie en op elk apparaat.

Kunt u uw documenten en e-mails op een zinvolle, efficiënte manier ordenen?

Wie had kunnen denken dat de decennia oude zin"Je hebt post"zo belangrijk zou worden? Tegenwoordig worden er wereldwijd elke seconde meer dan 3 miljoen e-mails verstuurd naar meer dan 7 miljard e-mailaccounts. E-mail is een essentiële vorm van communicatie, maar het kan al snel chaotisch en overweldigend worden. Het ordenen van e-mails in mappen en submappen kan zeker helpen om de inbox overzichtelijker te maken, maar wat gebeurt er als je een belangrijk document nodig hebt dat diep in de bestandsstructuur van jaren geleden begraven ligt?

Als u meer tijd kwijt bent met zoeken dan met vinden, wordt het productiviteitsdoel van uw e-mailarchiveringssysteem niet bereikt. Met een cloudgebaseerd DMS met voorspellende e-mailtechnologie kunnen e-mails veilig worden gearchiveerd en indien nodig worden geraadpleegd door geautoriseerde deelnemers. En wanneer personen het team of bureau verlaten, kunnen taken soepel worden overgedragen aan andere medewerkers voor lopende workflows, omdat de e-mailgegevens worden beschermd met functies voor gegevensverliespreventie en worden opgeslagen in het DMS.

Kan uw team veilig samenwerken en naadloos content delen met externe partijen buiten uw afdeling of instantie?

Samenwerking tussen teams en externe bronnen is essentieel om problemen op te lossen en samenhangend te werken. Tijdens het begin van de pandemie, toen miljoenen mensen gedwongen werden thuis te blijven vanwege maatregelen voor veilige sociale afstand, maakten instanties die voorbereid waren om hybride werkomgevingen te ondersteunen met een modern, veilig en compliant proces deze overgang veel gemakkelijker dan instanties die afhankelijk waren van verouderde technologie.

Cloudgebaseerde DMS-oplossingen beschikken over de technische flexibiliteit om zich eenvoudig aan te passen aan en te integreren met convergerende technologieën, waardoor mensen vanaf elke locatie veilig verbinding kunnen maken met hun mensen en bedrijfsinformatie wanneer dat nodig is. Robuuste beveiligingsfuncties zoals versleuteling en gegevensverliespreventie (DLP) bieden gecontroleerde toegang aan geautoriseerde gebruikers, waardoor naleving van de wetgeving inzake gegevensprivacy wordt gewaarborgd.

Voor overheidsinstanties zorgt een DMS-leverancier die ook FedRAMP-geautoriseerd is ervoor dat overheidsgegevens consistent worden beschermd en dat de diensten grondig zijn gecontroleerd door het FedRAMP Program Management Office (PMO). Het is van cruciaal belang om het verschil te kennen tussen FedRAMP-geautoriseerd en FedRAMP-conform. Een DMS dat FedRAMP-geautoriseerd is, voldoet aan strenge nalevings- en beveiligingsnormen die zijn vastgesteld door het FedRAMP PMO voor een goede bescherming van federale gegevens die zijn opgeslagen bij commerciële cloudserviceproviders. Een cloudserviceprovider die gebruikmaakt van een FedRAMP-geautoriseerde publieke cloud (bijv. Amazon AWS, GovCloud of Microsoft Azure Gov) verklaart dat zijn dienst FedRAMP-conform is, maar de dienst zelf is niet FedRAMP-geautoriseerd en wordt daarom niet erkend door het FedRAMP PMO.

Kunt u veilig toegang krijgen tot documenten en e-mail vanaf een smartphone of ander mobiel apparaat?

Net als andere mobiele apparaten zijn smartphones tegenwoordig in bijna elke hand, elk huis, elke school en elke werkplek te vinden. Mobiele toegang is verantwoordelijk voor ongeveer de helft van het wereldwijde internetverkeer. Naarmate hybride werkomgevingen steeds meer in opkomst zijn, wordt de behoefte aan digitale mobiliteit steeds belangrijker. Een cloudgebaseerd DMS biedt veilige toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie via mobiele apparaten, waardoor werknemers onderweg hun werk kunnen doen en veilig kunnen communiceren.

Werkt uw technologie voor u of tegen u?

Technologie kan de manier waarop we werken op veel positieve manieren veranderen en beïnvloeden, maar alleen als deze voor u werkt en zich aanpast aan uw werkomgeving.

Het klinkt misschien afgezaagd om de oude uitdrukking "Een schip in de haven is veilig, maar daar zijn schepen niet voor gebouwd" te gebruiken, maar denk eens na over deze uitspraak in relatie tot uw bureau of organisatie. Als u niet het maximale rendement uit uw investering haalt en niet de ervaring krijgt die u en uw teams verwachten (en verdienen) van uw huidige technologische oplossing, dan zit u in werkelijkheid vast in de haven. Het is tijd om het schip te keren en ervoor te zorgen dat uw technologieën uw mensen en organisatie helpen hun volledige potentieel te benutten.

Download onze checklist met 10 vragen die u kunnen helpen bij het evalueren van uw technologische oplossingen. Wilt u meer weten? Laten we eens praten!

Wanneer prestaties belangrijker zijn dan beloften. Dat is Work Inspired.