Alexander Graham Bell era un futurista y soñaba con un teléfono en cada pueblo. Y aunque muchas tecnologías no envejecen bien, el creativo invento de Bell sin duda lo ha hecho. El mercado mundial de teléfonos inteligentes se valoró en unos 378.000 millones de dólares en 2020 y se prevé que supere los 493.000 millones en 2026.

Pero, ¿qué ocurre cuando la tecnología nos falla, impidiendo el progreso y añadiendo estrés y frustración a nuestras ajetreadas cargas de trabajo? Ésta es una pregunta clave que se hacen las agencias gubernamentales y las organizaciones de todos los sectores, sobre todo cuando se trata de gestionar y colaborar de forma segura con información empresarial crítica.

No se limite a prometer, demuestre

Los sistemas de gestión de documentos (SGD) ayudan a las organizaciones a almacenar, gestionar y proteger los volúmenes masivos de información valiosa que se producen. Se prevé que la cantidad de datos generados diariamente alcance los 463 exabytes en todo el mundo en 2025. Con el reciente y creciente cambio hacia entornos de trabajo híbridos, el acceso remoto seguro nunca ha sido tan importante para sectores regulados como la administración pública, la sanidad y las finanzas. Los equipos necesitan herramientas y soluciones tecnológicas fiables para colaborar sin problemas y, al mismo tiempo, mantener los datos a salvo de miradas indiscretas e intenciones malintencionadas.

Los proveedores de soluciones comerciales (COTS) suelen pregonar el ahorro de costes y las mejoras de productividad que ofrecen sus aplicaciones. Pero las campanas y silbatos que se prometieron en la fase de compra a veces pierden su brillo una vez que se ha completado la implantación y se empieza a utilizar. El objetivo de la tecnología debería ser siempre ayudar a las personas y a los equipos a ser más productivos, eficientes e innovadores. Y si eso no ocurre, es una gran señal de alarma.

En nuestra última lista de comprobación, destacamos 10 preguntas que debe plantearse para evaluar si su tecnología está ayudando a sus equipos a trabajar de forma más inteligente y productiva, o si está inhibiendo el progreso al dificultar la realización de las tareas diarias y los flujos de trabajo.

Exploremos algunas de las cosas que querrá tener en cuenta.

Evaluación de sus soluciones tecnológicas actuales

¿Dispone su equipo de una plataforma tecnológica básica para almacenar y gestionar de forma segura los documentos, el correo electrónico y otros productos de trabajo?

Los silos de datos repartidos en repositorios dispares son habituales en las soluciones de gestión de contenidos heredadas. Esto no sólo es arriesgado desde el punto de vista del cumplimiento, sino que no es útil para un organismo o una empresa disponer de información difícil, si no imposible, de encontrar y a la que acceder de forma eficaz. Un DMS basado en la nube elimina esta barrera y proporciona una ubicación centralizada que sirve de eje para todos los recursos de información. Se convierte en su único sistema de registro de confianza y permite a sus equipos colaborar de forma segura desde cualquier lugar y dispositivo.

¿Es capaz de organizar sus documentos y su correo electrónico de forma significativa y eficaz?

¿Quién iba a decir que la frase de hace décadas "Tienes correo" se convertiría en algo tan grande? Hoy en día, se envían más de 3 millones de correos electrónicos cada segundo en todo el mundo a más de 7.000 millones de cuentas de correo electrónico. El correo electrónico es una forma esencial de comunicación, pero puede convertirse rápidamente en algo caótico y abrumador. Organizar los correos electrónicos en carpetas y subcarpetas puede sin duda ayudar a reducir el desorden de la bandeja de entrada, pero ¿qué ocurre cuando necesita un documento importante enterrado en la profunda estructura de archivos de años pasados?

Si tiene que dedicar más tiempo a buscar que a encontrar realmente, no se está cumpliendo el objetivo de productividad de su sistema de archivo de correo electrónico. Un DMS basado en la nube con tecnología de correo electrónico predictivo permite que los correos electrónicos se archiven de forma segura y que los participantes autorizados accedan a ellos cuando sea necesario. Y cuando las personas dejan el equipo o la agencia, las tareas pueden transferirse sin problemas a otros recursos para los flujos de trabajo en curso porque los datos del correo electrónico están protegidos con funciones de prevención de pérdida de datos y almacenados dentro del DMS.

¿Su equipo es capaz de colaborar de forma segura y compartir contenidos sin problemas con terceros ajenos a su departamento o agencia?

La colaboración entre equipos y recursos externos es esencial para resolver problemas y trabajar de forma cohesionada. Durante el inicio de la pandemia, cuando millones de personas se vieron obligadas a volver a casa por medidas seguras de distanciamiento social, las agencias que estaban preparadas para apoyar entornos de trabajo híbridos con un proceso moderno, seguro y conforme a las normas hicieron esta transición mucho más fácil que las que dependían de una tecnología anticuada.

Las soluciones DMS basadas en la nube tienen la agilidad técnica para adaptarse e integrarse fácilmente con las tecnologías convergentes, lo que permite a las personas conectarse de forma segura a su personal y a la información empresarial desde cualquier lugar según sea necesario. Las sólidas funciones de seguridad, como el cifrado y la prevención de pérdida de datos (DLP), proporcionan un acceso controlado a los usuarios autorizados, garantizando el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos.

Para las agencias gubernamentales, un proveedor de DMS que también esté Autorizado por Fed RAMP garantiza que los datos del gobierno estén protegidos de manera consistente y que los servicios hayan sido examinados minuciosamente por la Oficina de Administración de Programas (PMO) de FedRAMP. Es de vital importancia conocer la diferencia entre FedRAMP Authorized y FedRAMP Compliant. Un DMS que es FEDRAMP Authorized ha cumplido con rigurosos estándares de cumplimiento y seguridad establecidos por la PMO de FedRAMP para proteger adecuadamente los datos federales almacenados en proveedores de servicios en la nube comerciales. Un proveedor de servicios en la nube que utiliza una nube pública Autorizada por FedRAMP (por ejemplo, Amazon AWS, GovCloud o Microsoft Azure Gov) declara que su servicio es Conforme con FedRAMP, pero el servicio en sí no es Autorizado por FedRAMP y por lo tanto este servicio no es reconocido por la PMO de FedRAMP.

¿Puede acceder de forma segura a los documentos y al correo electrónico desde un smartphone u otro dispositivo móvil?

Junto con otros dispositivos móviles, los smartphones se encuentran en casi todas las manos, hogares, escuelas y lugares de trabajo. Al acceso móvil se le atribuye aproximadamente la mitad del tráfico web en todo el mundo. A medida que los entornos de trabajo híbridos siguen acelerándose, la necesidad de movilidad digital es cada vez más importante. Un DMS basado en la nube proporciona un acceso seguro desde dispositivos móviles a la información empresarial importante, lo que permite a los trabajadores completar el trabajo y comunicarse de forma segura mientras se desplazan.

¿Su tecnología está trabajando para usted - o en su contra?

La tecnología puede cambiar e influir en nuestra forma de trabajar de muchas maneras positivas, pero sólo si le resulta útil y se adapta a su entorno laboral.

Puede parecer cursi acuñar la vieja frase "Un barco en el puerto está a salvo, pero los barcos no se construyen para eso", pero piense en la cita en términos de su agencia u organización. Si no está obteniendo el máximo rendimiento de su inversión y la experiencia de su solución tecnológica actual que usted y sus equipos esperan (y merecen), la realidad es que está atrapado en el puerto. Es hora de dar la vuelta al barco y asegurarse de que sus tecnologías están ayudando a su gente y a su organización a alcanzar su máximo potencial.

Descargue nuestra lista de 10 preguntas que pueden ayudarle a evaluar sus soluciones tecnológicas. ¿Desea saber más? ¡ Charlemos!

Cuando el rendimiento importa más que las promesas. Eso es Work Inspired.