Alexander Graham Bell era un visionario e sognava che ogni città avesse un telefono. E mentre molte tecnologie non resistono bene al passare del tempo, l’invenzione creativa di Bell ha sicuramente superato la prova del tempo. Il mercato globale degli smartphone è stato valutato a circa 378 miliardi di dollari nel 2020 e si prevede che superi i 493 miliardi di dollari entro il 2026.

Ma cosa succede quando la tecnologia ci delude, ostacolando il progresso e aggiungendo stress e frustrazione ai nostri carichi di lavoro già intensi? Si tratta di una domanda fondamentale che si pongono le agenzie governative e le organizzazioni di tutti i settori, in particolare quando si tratta di gestire in modo sicuro le informazioni aziendali critiche e di collaborare su di esse.

Non limitarti a promettere, dimostra

I sistemi di gestione documentale (DMS) aiutano le organizzazioni ad archiviare, gestire e proteggere gli ingenti volumi di informazioni preziose che vengono prodotte. Si prevede che la quantità di dati generati quotidianamente raggiungerà i 463 exabyte a livello globale entro il 2025. Con il recente e crescente passaggio ad ambienti di lavoro ibridi, l’accesso remoto sicuro non è mai stato così importante per i settori soggetti a regolamentazione, quali la pubblica amministrazione, la sanità e la finanza. I team hanno bisogno di strumenti e soluzioni tecnologiche affidabili per collaborare senza intoppi, garantendo al contempo la protezione dei dati da occhi indiscreti e da intenti malevoli.

I fornitori di soluzioni commerciali pronte all’uso (COTS) spesso mettono in risalto i risparmi sui costi e i miglioramenti in termini di produttività offerti dalle loro applicazioni. Tuttavia, le funzionalità aggiuntive promesse in fase di acquisto a volte perdono il loro fascino una volta completata l’implementazione e iniziato l’utilizzo. L’obiettivo della tecnologia dovrebbe sempre essere quello di aiutare le persone e i team a essere più produttivi, efficienti e innovativi. E se ciò non avviene, è un grave campanello d’allarme.

Nella nostra ultima checklist mettiamo in evidenza 10 domande da porre per valutare se la vostra tecnologia stia aiutando i vostri team a lavorare in modo più efficiente e produttivo, oppure se stia ostacolando il progresso rendendo più difficile portare a termine le attività quotidiane e i flussi di lavoro.

Vediamo insieme alcuni aspetti che dovresti tenere in considerazione.

Valutazione delle vostre attuali soluzioni tecnologiche

La vostra squadra dispone di una piattaforma tecnologica di base per archiviare e gestire in modo sicuro documenti, e-mail e altri prodotti del lavoro?

I silos di dati sparsi in archivi disparati sono una caratteristica comune delle soluzioni di gestione dei contenuti di vecchia generazione. Non solo ciò rappresenta un rischio dal punto di vista della conformità, ma per un’agenzia o un’azienda non è utile disporre di informazioni difficili, se non impossibili, da individuare e consultare in modo efficiente. Un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud elimina questa barriera e fornisce una sede centralizzata che funge da hub per tutte le risorse informative. Questo diventa il vostro unico sistema di riferimento affidabile e consente ai vostri team di collaborare in modo sicuro da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

Riesci a organizzare i tuoi documenti e le tue e-mail in modo razionale ed efficiente?

Chi avrebbe mai immaginato che la frase“Hai posta”, ormai vecchia di decenni, sarebbe diventata un fenomeno così vasto? Oggi, in tutto il mondo, vengono inviate oltre 3 milioni di e-mail al secondo a più di 7 miliardi di account di posta elettronica. L’e-mail è una forma di comunicazione essenziale, ma può rapidamente diventare caotica e opprimente. Organizzare le e-mail in cartelle e sottocartelle può certamente aiutare a ridurre il disordine nella posta in arrivo, ma cosa succede quando serve un documento importante sepolto nella complessa struttura delle cartelle di anni fa?

Se si impiega più tempo a cercare che a trovare effettivamente ciò che serve, l’obiettivo di produttività del proprio sistema di archiviazione delle e-mail non viene raggiunto. Un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud, dotato di tecnologia predittiva per le e-mail, consente di archiviare le e-mail in modo sicuro e di renderle accessibili agli utenti autorizzati quando necessario. Inoltre, quando un collaboratore lascia il team o l’agenzia, le attività in corso possono essere trasferite senza intoppi ad altre risorse, poiché i dati delle e-mail sono protetti da funzionalità di prevenzione della perdita di dati e archiviati all’interno del DMS.

Il vostro team è in grado di collaborare in modo sicuro e di condividere contenuti senza difficoltà con soggetti esterni al vostro dipartimento o alla vostra agenzia?

La collaborazione tra i team e le risorse esterne è fondamentale per risolvere i problemi e lavorare in modo coeso. All’inizio della pandemia, quando milioni di persone sono state costrette a rimanere a casa per rispettare le misure di distanziamento sociale, le aziende che erano pronte a supportare ambienti di lavoro ibridi con un processo moderno, sicuro e conforme alle normative hanno reso questa transizione molto più agevole rispetto a quelle che facevano affidamento su tecnologie obsolete.

Le soluzioni DMS basate sul cloud dispongono dell'agilità tecnica necessaria per adattarsi e integrarsi facilmente con le tecnologie convergenti, consentendo agli utenti di connettersi in modo sicuro alle informazioni relative al personale e all'azienda da qualsiasi luogo, secondo necessità. Funzionalità di sicurezza avanzate, quali la crittografia e la prevenzione della perdita di dati (DLP), garantiscono un accesso controllato agli utenti autorizzati, assicurando la conformità alle normative sulla privacy dei dati.

Per le agenzie governative, un fornitore di DMS che sia anche autorizzato FedRAMP garantisce che i dati governativi siano costantemente protetti e che i servizi siano stati sottoposti a un’accurata verifica da parte del Program Management Office (PMO) di FedRAMP. È di fondamentale importanza conoscere la differenza tra “autorizzato FedRAMP” e “conforme a FedRAMP”. Un sistema di gestione documentale (DMS) autorizzato FedRAMP soddisfa i rigorosi standard di conformità e sicurezza stabiliti dal PMO di FedRAMP per proteggere adeguatamente i dati federali archiviati presso fornitori di servizi cloud commerciali. Un fornitore di servizi cloud che utilizza un cloud pubblico autorizzato FedRAMP (ad esempio, Amazon AWS, GovCloud o Microsoft Azure Gov) dichiara che il proprio servizio è conforme a FedRAMP, ma il servizio in sé non è autorizzato FedRAMP e pertanto non è riconosciuto dal PMO di FedRAMP.

È possibile accedere in modo sicuro a documenti e e-mail da uno smartphone o da un altro dispositivo mobile?

Insieme ad altri dispositivi mobili, gli smartphone sono ormai presenti praticamente in ogni mano, casa, scuola e luogo di lavoro. L’accesso da dispositivi mobili rappresenta circa la metà del traffico web mondiale. Con la crescente diffusione degli ambienti di lavoro ibridi, l’esigenza di mobilità digitale è diventata sempre più importante. Un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud garantisce un accesso sicuro alle informazioni aziendali rilevanti tramite dispositivi mobili, consentendo ai lavoratori di svolgere le proprie mansioni e comunicare in modo sicuro anche quando sono in movimento.

La tua tecnologia ti aiuta o ti ostacola?

La tecnologia può cambiare e influenzare il nostro modo di lavorare in molti modi positivi, ma solo se è al vostro servizio e si adatta al vostro ambiente di lavoro.

Potrebbe sembrare banale riprendere il vecchio detto “Una nave in porto è al sicuro, ma non è per questo che le navi vengono costruite”, ma provate a pensare a questa citazione in relazione alla vostra agenzia o organizzazione. Se non state ottenendo il massimo ritorno sull’investimento e l’esperienza che voi e i vostri team vi aspettate (e meritate) dalla vostra attuale soluzione tecnologica, la realtà è che siete bloccati in porto. È ora di invertire la rotta e assicurarsi che le vostre tecnologie aiutino il vostro personale e la vostra organizzazione a raggiungere il loro pieno potenziale.

Scarica la nostra lista di controllo con 10 domande che possono aiutarti a valutare le tue soluzioni tecnologiche. Vuoi saperne di più? Parliamone!

Quando i risultati contano più delle promesse. Questo è Work Inspired.