Alexander Graham Bell var en futurist och drömde om en telefon i varje stad. Och medan många teknologier inte åldras väl, har Bells kreativa uppfinning definitivt gjort det. Den globala smartphonemarknaden värderades till cirka 378 miljarder dollar 2020 och förväntas överstiga 493 miljarder dollar 2026.

Men vad händer när tekniken sviker oss, hindrar framsteg och ökar stressen och frustrationen i vår redan fullspäckade arbetsdag? Det är en viktig fråga som myndigheter och organisationer inom alla branscher ställer sig, särskilt när det gäller säker hantering av och samarbete kring kritisk affärsinformation.

Lova inte bara, bevisa

Dokumenthanteringssystem (DMS) hjälper organisationer att lagra, hantera och skydda stora mängder värdefull information som produceras. Den mängd data som genereras dagligen förväntas nå 463 exabyte globalt år 2025. Med den senaste tidens ökande övergång till hybridarbetsmiljöer har säker fjärråtkomst aldrig varit viktigare för reglerade branscher som myndigheter, hälso- och sjukvård och finans. Team behöver pålitliga tekniska verktyg och lösningar för att kunna samarbeta smidigt och samtidigt skydda data från nyfikna ögon och illvilliga avsikter.

Leverantörer av kommersiella standardlösningar (COTS) framhåller ofta de kostnadsbesparingar och produktivitetsförbättringar som deras applikationer ger. Men de extrafunktioner som utlovades vid köpet förlorar ibland sin glans efter att implementeringen är klar och användningen har börjat. Målet med tekniken bör alltid vara att hjälpa individer och team att bli mer produktiva, effektiva och innovativa. Och om det inte sker är det en stor varningssignal.

I vår senaste checklista lyfter vi fram 10 frågor som du bör ställa för att bedöma om din teknik hjälper dina team att arbeta smartare och mer produktivt – eller om den hämmar framstegen genom att göra det svårare att utföra dagliga uppgifter och arbetsflöden.

Låt oss titta på några saker som du bör tänka på.

Utvärdera dina nuvarande tekniklösningar

Har ditt team en central teknikplattform för säker lagring och hantering av dokument, e-post och andra arbetsprodukter?

Silos av data spridda över olika arkiv är vanliga i äldre lösningar för innehållshantering. Detta är inte bara riskabelt ur ett efterlevnadsperspektiv, utan det är också oanvändbart för en myndighet eller ett företag att ha information som är svår, om inte omöjlig, att hitta och komma åt på ett effektivt sätt. Ett molnbaserat DMS eliminerar detta hinder och tillhandahåller en centraliserad plats som fungerar som en knutpunkt för alla informationsresurser. Detta blir ditt enda pålitliga registersystem och gör det möjligt för dina team att samarbeta säkert var som helst, på vilken enhet som helst.

Kan du organisera dina dokument och e-postmeddelanden på ett meningsfullt och effektivt sätt?

Vem kunde ana att den årtionden gamla frasen”Du har fått post”skulle bli något så stort? Idag skickas över 3 miljoner e-postmeddelanden varje sekund över hela världen till över 7 miljarder e-postkonton. E-post är en viktig form av kommunikation, men det kan snabbt bli kaotiskt och överväldigande. Att organisera e-postmeddelanden i mappar och undermappar kan visserligen hjälpa till att minska röran i inkorgen, men vad händer när du behöver ett viktigt dokument som ligger begravt i den djupa filstrukturen från förr?

Om du måste lägga mer tid på att söka än att faktiskt hitta, uppnås inte produktivitetsmålet för ditt e-postarkiveringssystem. Ett molnbaserat DMS med prediktiv e-postteknik gör det möjligt att arkivera e-postmeddelanden på ett säkert sätt och ge behöriga deltagare åtkomst till dem vid behov. Och när personer lämnar teamet eller byrån kan uppgifter smidigt överföras till andra resurser för pågående arbetsflöden, eftersom e-postdata skyddas med funktioner för förebyggande av dataförlust och lagras i DMS.

Kan ditt team samarbeta på ett säkert sätt och smidigt dela innehåll med externa parter utanför din avdelning eller myndighet?

Samarbete mellan team och externa resurser är avgörande för att lösa problem och arbeta samstämmigt. Under pandemins början, när miljontals människor tvingades stanna hemma för att upprätthålla säkerhetsåtgärderna för social distansering, gjorde myndigheter som var förberedda på att stödja hybridarbetsmiljöer med moderna, säkra och kompatibla processer denna övergång mycket enklare än de som var beroende av föråldrad teknik.

Molnbaserade DMS-lösningar har den tekniska flexibiliteten som krävs för att enkelt anpassas och integreras med konvergerande teknik, vilket gör det möjligt för människor att säkert ansluta till sina medarbetare och affärsinformation från valfri plats efter behov. Robusta säkerhetsfunktioner som kryptering och förebyggande av dataförlust (DLP) ger kontrollerad åtkomst till behöriga användare, vilket säkerställer efterlevnad av dataskyddslagar.

För myndigheter garanterar en DMS-leverantör som också är FedRAMP-auktoriserad att myndighetsdata skyddas konsekvent och att tjänsterna har granskats noggrant av FedRAMP Program Management Office (PMO). Det är mycket viktigt att känna till skillnaden mellan FedRAMP-auktoriserad och FedRAMP-kompatibel. Ett DMS som är FedRAMP-auktoriserat uppfyller de strikta efterlevnads- och säkerhetsstandarder som fastställts av FedRAMP PMO för att på ett korrekt sätt skydda federala data som lagras hos kommersiella molntjänstleverantörer. En molntjänstleverantör som använder ett FedRAMP-godkänt offentligt moln (t.ex. Amazon AWS, GovCloud eller Microsoft Azure Gov) anger att deras tjänst är FedRAMP-kompatibel, men tjänsten i sig är inte FedRAMP-godkänd och därför erkänns denna tjänst inte av FedRAMP PMO.

Kan du säkert komma åt dokument och e-post från en smartphone eller annan mobil enhet?

Tillsammans med andra mobila enheter finns smartphones i nästan alla händer, hem, skolor och arbetsplatser. Mobil åtkomst står för ungefär hälften av webbtrafiken världen över. I takt med att hybridarbetsmiljöer fortsätter att öka i popularitet har behovet av digital mobilitet blivit allt viktigare. Ett molnbaserat DMS ger säker åtkomst till viktig affärsinformation via mobila enheter, vilket gör det möjligt för medarbetare att utföra sitt arbete och kommunicera säkert när de är på resande fot.

Fungerar din teknik för dig – eller mot dig?

Tekniken kan förändra och påverka vårt sätt att arbeta på många positiva sätt, men bara om den fungerar för dig och kan anpassas till din arbetsmiljö.

Det kan verka banalt att använda det gamla uttrycket ”Ett fartyg i hamn är säkert, men det är inte därför fartyg byggs”, men tänk på citatet i termer av din byrå eller organisation. Om du inte får maximal avkastning på din investering och den erfarenhet från din nuvarande tekniklösning som du och dina team förväntar sig (och förtjänar), är verkligheten att du sitter fast i hamnen. Det är dags att vända skeppet och se till att din teknik hjälper dina medarbetare och din organisation att nå sin fulla potential.

Ladda ner vår checklista med 10 frågor som kan hjälpa dig att utvärdera dina tekniklösningar. Vill du veta mer? Låt oss pratas vid!

När prestanda är viktigare än löften. Det är Work Inspired.