De fleste forretningsmiljøer, spesielt de som har eksistert en stund, har dypt forankrede prosesser som, når de håndteres riktig, kan gi organisasjonen en rikdom av historie og mening. Men det er rett og slett ikke nok å samle og lagre kunnskap om disse prosessene. Det ideelle scenariet inkluderer kunnskap og informasjon som brukes på en helhetlig måte for å forbedre organisasjonens effektivitet og sikre forretningskontinuitet.

Kunnskapshåndtering (KM) har fått mye oppmerksomhet de siste årene siden pandemien startet. I løpet av den tiden har bedrifter vært under intenst press for å finne ressurser med erfaring fra eldre teknologi og kunnskapen til å reparere sviktende systemer og gi innsikt i utdaterte prosesser. Arbeidsledigheten nådde et rekordhøyt nivå på 14,70 prosent i april 2020.

En CNN Business-artikkel formidlet et budskap om desperasjon når man står overfor realiteten av ineffektivitet og mangel på kunnskapsarbeidere til å drive utdaterte arbeidsflyter og eldre innholdsstyringssystemer, hvorav mange var flere tiår gamle og ikke designet for å håndtere enorme mengder informasjonsvekst og brukerforespørsler. Ønskes raskt: Folk som kan et halvt århundre gammelt dataspråk slik at stater kan behandle arbeidsledighetskrav , lød overskriften. Og la oss være ærlige, «Hvem av dere kan kode i Cobol?» er et spørsmål som ikke stemmer overens med dagens universitetsutdannede og millennials.
Svært få høyskoler i dagens skytrend-æra inkluderer fortsatt Cobol som en del av pensumet sitt.

Mye av den nødvendige kunnskapen var kun kjent for en aldrende teknologiarbeidsstyrke, hvorav mange for lengst hadde pensjonert seg – og mange var sannsynligvis rett og slett ikke interessert i å komme ut av pensjonisttilværelsen for å redde planeten fra et nytt panikkanfall. Fakkelen var gitt videre.

Hvem skal fylle skoene deres?

Arbeidsmarkedet har forbedret seg markant siden 2020, men det er fortsatt millioner av ledige stillinger, noe som setter organisasjoner i en sårbar posisjon, spesielt de som ikke har utnyttet kunnskapen til de arbeiderne som sluttet. I rapporten fra Bureau of US Labor Statistics for 2021 var den totale omsetningsraten for ansatte på tvers av bransjer 57,3 %, noe som førte til at arbeidsgivere mistet verdifulle talenter, samtidig som de ansatte i enestående hastigheter bare for å prøve å holde tritt. I mars 2022 publiserte arbeidsgivere rekordhøye 11,5 millioner ledige stillinger , som er to jobber for hver person som for tiden er arbeidsledig i USA.

I tillegg til kostnadene ved å ansette og onboarde nye talenter, tar ansatte som slutter med seg en svært kraftig ressurs – kunnskap . Det er ofte vanskelig å tallfeste verdien av erfaring og tilleggskunnskap som ansatte bidrar med for å informere kritiske forretningsprosesser – helt til de ikke lenger er tilgjengelige. Organisasjoner er godt klar over at de må finne måter å proaktivt samle inn, organisere, lagre og beholde denne informasjonen på en måte som gjør den enkel å bruke og forstå, både nå og i fremtiden – men mange er fortsatt sårbare.

Som med alle initiativer finnes det barrierer. Brukeradopsjon er avgjørende for at programmene skal være effektive og produktive. American Productivity & Quality Center (APQC) listet opp de tre største barrierene for KM i organisasjoner som:

• Bevissthet – Uten en overbevisende (og spennende) kommunikasjonsstrategi som resonnerer med ansatte, aner de ikke hva KM egentlig er, eller hvordan det gagner dem.
• Tid – I den hektiske forretningsverdenen multitasker ansatte ofte og ser på kunnskapshåndtering som «ekstraarbeid» som hemmer fremdriften på mer presserende oppgaver.
• Kultur – Ansatte kan være motstandsdyktige mot endringer og bekymret når nye programmer introduseres som vil påvirke måten ting «alltid har vært».

Kobler prikkene

I mange år har organisasjoner lett etter løsninger som sømløst kan koble sammen bedriftene deres. Men som med mange store intensjoner, har endrede planer og prioriteringer, og avdelingsdrevne behov, ofte bidratt til datasiloer som ikke er lett tilgjengelige eller nyttige for organisasjonen som helhet. Frakoblede team med utdatert teknologi kan ikke effektivt eller sikkert koble seg til hverandre for å skape en full, uavbrutt informasjonslivssyklus. Som et resultat har mange bedrifter en rekke databaser og forretningssystemer i bruk, hver med sitt eget sett med prosesser, og uten en delt kunnskapsbase.

En måte å forbedre organisasjonens kunnskapslagring på er å investere strategisk i teknologi. Dagens skybaserte tilbud gir muligheter for å søke på tvers av flere plattformer og fleksibilitet til å integrere med nyere teknologi. Moderne fremskritt som AI-drevne prediktive teknologier gjør det mulig for bedrifter å bruke dataene sine på en meningsfull måte og optimalisere brukeropplevelsene sine ved å koble folk til nøyaktig den informasjonen de trenger når som helst og hvor som helst.

Globale hendelser kan påvirke opp- og nedturene i arbeidsmarkedet, men realiteten er at bedrifter alltid vil ha turnover. I 2021 sluttet eller mistet 68,9 millioner arbeidere jobben under den store oppsigelsen. Selv om det er gode nyheter at arbeidsmarkedet er på vei oppover nå, kan det ikke overses at turnoveren skjedde. Digital transformasjon vil aldri forsvinne. Og etter hvert som arbeidsmarkeder og generasjoner endrer seg, dreier samtalene i styrerommene seg om fremtiden. Organisasjoner søker i økende grad måter å ta en proaktiv tilnærming med verktøyene som trengs for å effektivisere prosesser, digitalisere arbeidsflyter og tette kunnskapssluket med en vellykket modell for å opprettholde virksomheten sin i den raskt skiftende verdenen av digital teknologi.

Sørg for at organisasjonens erfaring og ekspertise er fanget opp og alltid tilgjengelig. Lær mer med vår gratis nedlasting av Knowledge Management: Realizing the Potential of Unified Wisdom .

Med NetDocuments kan bedriften din maksimere innsatsen for kunnskapshåndtering ved å skape én pålitelig kilde til sannhet. Med vår NetKnowledge-søkeløsning for bedrifter kan du holde deg i flyten i arbeidet ditt og bruke et internettlignende søk for å finne og bruke informasjon fra flere datalagre. Ansatte med alle erfaringsnivåer kan selvbetjene den mengden kunnskap som allerede finnes i bedriften din.

Når svarene slutter å virke vanskelige å få – Det er arbeidsinspirert .