A maioria dos ambientes de negócios, especialmente aqueles que já existem há algum tempo, tem processos profundamente incorporados que, quando gerenciados adequadamente, podem fornecer uma riqueza de história e significado para a organização. Mas reunir e armazenar conhecimento sobre esses processos simplesmente não é suficiente. O cenário ideal inclui conhecimento e informações usados de forma coesa para melhorar a eficiência organizacional e garantir a continuidade dos negócios.

A gestão do conhecimento (KM) ganhou muita atenção nos últimos anos, desde o início da pandemia. Durante esse período, as empresas se viram sob intensa pressão para encontrar recursos com experiência em tecnologia legada e conhecimento para reparar sistemas com falhas e fornecer insights sobre processos obsoletos. O desemprego atingiu um recorde histórico de 14,70% em abril de 2020.

Um artigo da CNN Business transmitiu uma mensagem de desespero diante da realidade de ineficiências e da falta de profissionais do conhecimento para conduzir fluxos de trabalho ultrapassados e sistemas legados de gerenciamento de conteúdo, muitos dos quais tinham décadas de idade e não foram projetados para lidar com enormes volumes de crescimento de informações e solicitações de usuários. Precisa-se com urgência: Pessoas que conheçam uma linguagem de computador com meio século de existência para que os estados possam processar pedidos de auxílio-desempregodizia a manchete. E sejamos realistas: "Quem dos vocêes sabe programar em Cobol?" é uma pergunta que não agrada aos formandos das faculdades e à geração do milênio.
Pouquíssimas faculdades na era atual de tendências de nuvem ainda incluem Cobol como parte de seu currículo.

Grande parte do conhecimento necessário era conhecido apenas por uma força de trabalho de tecnologia envelhecida, muitos dos quais já haviam se aposentado há muito tempo - e muitos provavelmente não estavam interessados em sair da aposentadoria para salvar o planeta de outro ataque de pânico. A tocha havia sido passada.

Quem vai ocupar o lugar deles?

O mercado de trabalho melhorou consideravelmente desde 2020, mas ainda há milhões de oportunidades não preenchidas, o que coloca as organizações em uma posição vulnerável, especialmente aquelas que não aproveitaram o conhecimento dos funcionários que saíram. No relatório de 2021 do Bureau of US Labor Statistics, a taxa geral de rotatividade de funcionários em todos os setores foi de 57,3%, fazendo com que os empregadores perdessem talentos valiosos e, ao mesmo tempo, contratassem a taxas sem precedentes apenas para tentar acompanhar o ritmo. Em março de 2022, os empregadores publicaram um recorde de 11,5 milhões de vagas de emprego, o que representa dois empregos para cada pessoa atualmente desempregada nos EUA.

Além do custo de contratação e integração de novos talentos, os funcionários que deixam a empresa levam consigo um recurso muito poderoso: o conhecimento. Muitas vezes, é difícil quantificar o valor da experiência e do conhecimento auxiliar que os funcionários fornecem para informar os processos comerciais essenciais, até que eles não estejam mais acessíveis. As organizações estão bem cientes de que precisam encontrar maneiras de coletar, organizar, armazenar e reter essas informações de forma proativa, de modo que seja fácil utilizá-las e entendê-las, tanto agora quanto no futuro, mas muitas ainda permanecem vulneráveis.

Como em qualquer iniciativa, existem barreiras. A adoção do usuário é fundamental para que os programas sejam eficazes e produtivos. O American Productivity & Quality Center (APQC) listou as três principais barreiras à GC dentro das organizações como:

• Conscientização - Sem uma estratégia de comunicação convincente (e empolgante) que repercuta entre os funcionários, eles não têm ideia do que a KM realmente é ou de como ela os beneficia.
• Tempo - No mundo acelerado dos negócios, os funcionários costumam ser multitarefas e veem o KM como "trabalho extra" que impede o progresso em tarefas mais urgentes.
• Cultura - Os funcionários podem ser resistentes a mudanças e ficar preocupados quando são introduzidos novos programas que afetarão a maneira como as coisas "sempre foram".

Conectando os pontos

Durante muitos anos, as organizações buscaram soluções que conectassem perfeitamente suas empresas. Mas, como muitas grandes intenções, os planos e as prioridades mudaram e as necessidades orientadas por departamentos muitas vezes contribuíram para silos de dados que não são facilmente acessíveis ou úteis para a organização como um todo. Equipes desconectadas com tecnologia ultrapassada não conseguem se conectar de forma eficaz ou segura umas com as outras para criar um ciclo de vida completo e ininterrupto das informações. Como resultado, muitas empresas têm uma infinidade de repositórios e sistemas comerciais em uso, cada um com seu próprio conjunto de processos e sem uma base de conhecimento compartilhada.

Uma maneira de melhorar a retenção de conhecimento de sua organização é investir estrategicamente em tecnologia. As ofertas atuais baseadas na nuvem oferecem recursos de pesquisa em várias plataformas e a flexibilidade de integração com tecnologias mais recentes. Os avanços modernos, como as tecnologias preditivas baseadas em IA, permitem que as empresas usem seus dados de forma significativa e otimizem suas experiências de usuário, conectando as pessoas às informações exatas de que precisam a qualquer hora e em qualquer lugar.

Os eventos globais podem afetar os altos e baixos do mercado de trabalho, mas a realidade é que as empresas sempre terão rotatividade. Em 2021, 68,9 milhões de trabalhadores pediram demissão ou perderam seus empregos durante a Grande Demissão. Embora seja uma ótima notícia que o mercado de trabalho esteja em ascensão agora, não se pode ignorar que a rotatividade aconteceu, mesmo assim. A transformação digital nunca desaparecerá. E à medida que os mercados de trabalho e as gerações mudam, as conversas nas salas de reuniões se concentram no futuro. As organizações estão buscando cada vez mais maneiras de adotar uma abordagem proativa com as ferramentas necessárias para simplificar os processos, digitalizar os fluxos de trabalho e tapar o ralo do conhecimento com um modelo bem-sucedido para sustentar seus negócios no mundo em rápida mudança da tecnologia digital.

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