A maior parte dos ambientes empresariais, especialmente os que já existem há algum tempo, têm processos profundamente enraizados que, quando geridos corretamente, podem proporcionar uma riqueza de história e significado para a organização. Mas recolher e armazenar conhecimentos sobre estes processos não é suficiente. O cenário ideal inclui conhecimento e informação utilizados de forma coesa para melhorar a eficiência organizacional e garantir a continuidade do negócio.

A gestão do conhecimento (KM) ganhou muita atenção nos últimos anos, desde o início da pandemia. Durante esse período, as empresas lutaram sob uma pressão intensa para encontrar recursos com experiência em tecnologias antigas e conhecimentos para reparar sistemas com falhas e fornecer informações sobre processos antigos. O desemprego atingiu um máximo histórico de 14,70 por cento em abril de 2020.

Um artigo da CNN Business transmitia uma mensagem de desespero perante a realidade das ineficiências e da falta de trabalhadores com conhecimentos para conduzir fluxos de trabalho antiquados e sistemas de gestão de conteúdos antigos, muitos dos quais tinham décadas e não tinham sido concebidos para lidar com enormes volumes de crescimento da informação e pedidos dos utilizadores. Procura-se com urgência: Pessoas que conheçam uma linguagem informática com meio século para que os Estados possam processar os pedidos de subsídio de desempregodizia a manchete. E sejamos realistas: "Quem de entre vós sabe programar em Cobol?" é uma pergunta que não agrada aos licenciados e aos Millennials de hoje.
Muito poucas faculdades na atual era de tendências da nuvem ainda incluem Cobol como parte do seu currículo.

Grande parte do conhecimento necessário era conhecido apenas por uma força de trabalho tecnológica envelhecida, muitos dos quais já se tinham reformado há muito tempo - e muitos provavelmente não estavam interessados em sair da reforma para salvar o planeta de outro ataque de pânico. A tocha tinha sido passada.

Quem é que os vai substituir?

O mercado de trabalho melhorou significativamente desde 2020, mas ainda existem milhões de oportunidades por preencher, o que coloca as organizações numa posição vulnerável, especialmente aquelas que não aproveitaram o conhecimento dos trabalhadores que saíram. No relatório do Bureau of US Labor Statistics de 2021, a taxa geral de rotatividade de funcionários em todos os setores foi de 57,3%, deixando os empregadores perdendo talentos valiosos e, ao mesmo tempo, contratando a taxas sem precedentes apenas para tentar acompanhar. Em março de 2022, os empregadores publicaram um recorde de 11,5 milhões de vagas de emprego, o que representa dois empregos para cada pessoa atualmente desempregada nos EUA.

Para além do custo de contratação e integração de novos talentos, os trabalhadores que partem levam consigo um recurso muito poderoso - o conhecimento. Muitas vezes, é difícil quantificar o valor da experiência e do conhecimento auxiliar que os trabalhadores fornecem para informar os processos críticos da empresa - até deixarem de estar acessíveis. As organizações estão bem conscientes de que têm de encontrar formas de recolher, organizar, armazenar e reter proactivamente essa informação de modo a facilitar a sua utilização e compreensão, tanto agora como no futuro - no entanto, muitas continuam vulneráveis.

Como em qualquer iniciativa, existem barreiras. A adoção pelos utilizadores é fundamental para que os programas sejam eficazes e produtivos. O American Productivity & Quality Center (APQC) enumerou as três principais barreiras à gestão do conhecimento nas organizações

• Consciencialização - Sem uma estratégia de comunicação convincente (e entusiasmante) que se repercuta nos funcionários, estes não fazem ideia do que é a KM ou de como esta os beneficia.
• Tempo - No mundo empresarial de ritmo acelerado, os funcionários são muitas vezes multitarefas e vêem o KM como "trabalho extra" que inibe o progresso em tarefas mais urgentes.
• Cultura - Os funcionários podem ser resistentes à mudança e ficar preocupados quando são introduzidos novos programas que irão afetar a forma como as coisas "sempre foram".

Ligar os pontos

Durante muitos anos, as organizações procuraram soluções que ligassem perfeitamente as suas empresas. Mas, tal como muitas grandes intenções, os planos e as prioridades mudaram e as necessidades dos departamentos contribuíram frequentemente para a existência de silos de dados que não são facilmente acessíveis ou úteis para a organização como um todo. Equipas desconectadas com tecnologia desactualizada não conseguem ligar-se entre si de forma eficaz ou segura para criar um ciclo de vida completo e ininterrupto da informação. Como resultado, muitas empresas têm uma multiplicidade de repositórios e sistemas empresariais em utilização, cada um com o seu próprio conjunto de processos e sem uma base de conhecimentos partilhada.

Uma forma de melhorar a retenção de conhecimentos da sua organização é investir estrategicamente em tecnologia. As actuais ofertas baseadas na nuvem oferecem capacidades de pesquisa em várias plataformas e a flexibilidade de integração com tecnologias mais recentes. Os avanços modernos, como as tecnologias preditivas baseadas em IA, permitem que as empresas utilizem os seus dados de forma significativa e optimizem as suas experiências de utilizador, ligando as pessoas às informações exactas de que necessitam em qualquer altura e em qualquer lugar.

Os acontecimentos globais podem afetar os altos e baixos do mercado de trabalho, mas a realidade é que as empresas terão sempre rotatividade. Em 2021, 68,9 milhões de trabalhadores despediram-se ou perderam o emprego durante a Grande Demissão. Embora seja uma ótima notícia que o mercado de trabalho esteja em alta agora, não se pode ignorar que a rotatividade aconteceu, no entanto. A transformação digital nunca desaparecerá. E à medida que os mercados de trabalho e as gerações mudam, as conversas nas salas de reuniões centram-se no futuro. As organizações procuram cada vez mais formas de adotar uma abordagem proactiva com as ferramentas necessárias para simplificar os processos, digitalizar os fluxos de trabalho e tapar o dreno do conhecimento com um modelo de sucesso para sustentar o seu negócio no mundo em rápida mudança da tecnologia digital.

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