La maggior parte degli ambienti aziendali, in particolare quelli che esistono da tempo, presenta processi profondamente radicati che, se gestiti correttamente, possono fornire all’organizzazione un patrimonio di storia e significato. Tuttavia, raccogliere e archiviare le conoscenze relative a questi processi non è affatto sufficiente. Lo scenario ideale prevede che le conoscenze e le informazioni vengano utilizzate in modo coerente per migliorare l’efficienza organizzativa e garantire la continuità operativa.

La gestione della conoscenza (KM) ha suscitato grande interesse negli ultimi anni, a partire dall’inizio della pandemia. In quel periodo, le aziende si sono trovate sotto forte pressione e hanno dovuto affrettarsi a reperire risorse con esperienza nelle tecnologie legacy e le competenze necessarie per riparare i sistemi in avaria e fornire analisi approfondite sui processi obsoleti. Ad aprile 2020, la disoccupazione ha raggiunto il massimo storico del 14,70 %.

Un articolo di CNN Business ha trasmesso un messaggio di disperazione di fronte alla realtà delle inefficienze e alla carenza di lavoratori qualificati in grado di gestire flussi di lavoro obsoleti e sistemi di gestione dei contenuti di vecchia generazione, molti dei quali risalenti a decenni fa e non progettati per far fronte all’enorme crescita dei volumi di informazioni e alle richieste degli utenti. Cercasi con urgenza: persone che conoscano un linguaggio di programmazione vecchio di mezzo secolo, affinché gli Stati possano elaborare le richieste di sussidio di disoccupazione, recitava il titolo. E diciamoci la verità: «Chi di voi sa programmare in Cobol?» è una domanda che non trova riscontro tra i neolaureati e i Millennial di oggi.
Pochissimi atenei, nell’era odierna dominata dal cloud, includono ancora il Cobol nel proprio piano di studi.

Gran parte delle conoscenze necessarie era appannaggio esclusivo di una forza lavoro del settore tecnologico ormai anziana, molti dei cui membri erano in pensione da tempo – e molti probabilmente non erano affatto interessati a tornare in attività per salvare il pianeta da un altro attacco di panico. Il testimone era stato passato.

Chi riuscirà a sostituirli?

Il mercato del lavoro è notevolmente migliorato dal 2020, ma ci sono ancora milioni di posti vacanti, il che mette le organizzazioni in una posizione vulnerabile, specialmente quelle che non hanno saputo sfruttare le competenze dei lavoratori che se ne sono andati. Nel rapporto del 2021 del Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, il tasso complessivo di turnover dei dipendenti in tutti i settori era del 57,3%, con i datori di lavoro che perdevano talenti preziosi e, allo stesso tempo, assumevano a ritmi senza precedenti solo per cercare di stare al passo. A marzo 2022, i datori di lavoro hanno pubblicato un numero record di 11,5 milioni di offerte di lavoro, ovvero due posti di lavoro per ogni persona attualmente disoccupata negli Stati Uniti.

Oltre ai costi legati all’assunzione e all’inserimento di nuovi talenti, i dipendenti che lasciano l’azienda portano con sé una risorsa molto potente: la conoscenza. Spesso è difficile quantificare il valore dell’esperienza e delle conoscenze collaterali che i lavoratori apportano per supportare i processi aziendali critici — finché non sono più accessibili. Le organizzazioni sono ben consapevoli di dover trovare modi per raccogliere, organizzare, archiviare e conservare in modo proattivo tali informazioni, in modo da renderle facilmente utilizzabili e comprensibili, sia ora che in futuro; tuttavia, molte rimangono ancora vulnerabili.

Come per qualsiasi iniziativa, esistono degli ostacoli. L’adozione da parte degli utenti è fondamentale affinché i programmi siano efficaci e produttivi. L’American Productivity & Quality Center (APQC) ha individuato i tre principali ostacoli alla gestione della conoscenza (KM) all’interno delle organizzazioni, ovvero:

• Sensibilizzazione – Senza una strategia di comunicazione convincente (ed entusiasmante) che trovi riscontro nei dipendenti, questi ultimi non hanno idea di cosa sia effettivamente la gestione della conoscenza (KM) né di quali vantaggi possa offrire loro.
• Tempo – Nel frenetico mondo degli affari, i dipendenti sono spesso impegnati in più attività contemporaneamente e considerano la gestione della conoscenza (KM) come un “lavoro in più” che ostacola il progresso su incarichi più urgenti.
• Cultura – I dipendenti possono mostrare una certa resistenza al cambiamento e manifestare preoccupazione quando vengono introdotti nuovi programmi che incidono sul modo in cui le cose “sono sempre state”.

Collegare i puntini

Per molti anni, le organizzazioni hanno cercato soluzioni in grado di collegare senza soluzione di continuità le loro attività. Ma, come spesso accade con le buone intenzioni, i piani e le priorità sono cambiati e le esigenze specifiche dei singoli reparti hanno spesso contribuito alla creazione di silos di dati difficilmente accessibili o utili all’organizzazione nel suo complesso. I team scollegati tra loro e dotati di tecnologie obsolete non riescono a interagire in modo efficace o sicuro per creare un ciclo di vita delle informazioni completo e ininterrotto. Di conseguenza, molte aziende utilizzano una moltitudine di archivi e sistemi aziendali, ciascuno con una propria serie di processi e senza una base di conoscenze condivisa.

Un modo per migliorare la conservazione delle conoscenze all’interno della propria organizzazione consiste nell’investire strategicamente nella tecnologia. Le soluzioni basate sul cloud odierne offrono funzionalità di ricerca su più piattaforme e la flessibilità necessaria per integrarsi con le tecnologie più recenti. I progressi tecnologici più recenti, come le tecnologie predittive basate sull’intelligenza artificiale, consentono alle aziende di utilizzare i propri dati in modo significativo e di ottimizzare l’esperienza degli utenti, mettendo a disposizione delle persone le informazioni esatte di cui hanno bisogno, in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

Gli eventi globali possono influenzare gli alti e bassi del mercato del lavoro, ma la realtà è che le aziende avranno sempre un ricambio di personale. Nel 2021, 68,9 milioni di lavoratori hanno lasciato il proprio impiego o lo hanno perso durante la “Grande Dimissione”. Sebbene sia un’ottima notizia che il mercato del lavoro sia ora in ripresa, non si può comunque trascurare il fatto che il ricambio di personale sia avvenuto. La trasformazione digitale non scomparirà mai. E mentre i mercati del lavoro e le generazioni cambiano, le discussioni nelle sale dei consigli di amministrazione ruotano attorno al futuro. Le organizzazioni sono sempre più alla ricerca di modi per adottare un approccio proattivo, avvalendosi degli strumenti necessari per snellire i processi, digitalizzare i flussi di lavoro e arginare la fuga di competenze con un modello di successo, al fine di sostenere il proprio business nel mondo in rapida evoluzione della tecnologia digitale.

Con NetDocuments, la tua azienda può ottimizzare le attività di gestione delle conoscenze creando un’unica fonte affidabile di informazioni. Grazie alla nostra soluzione di ricerca aziendale NetKnowledge, puoi continuare a lavorare senza interruzioni e utilizzare una funzione di ricerca simile a quella di Internet per trovare e utilizzare informazioni provenienti da diversi archivi di dati. I dipendenti, indipendentemente dal loro livello di esperienza, possono attingere autonomamente al vasto patrimonio di conoscenze già presente all’interno della tua azienda.

Quando le risposte smettono di farsi desiderare: ecco cos’è “Work Inspired”.