De flesta affärsmiljöer, särskilt de som har funnits ett tag, har djupt rotade processer som, när de hanteras på rätt sätt, kan ge organisationen en rik historia och betydelse. Men det räcker inte att bara samla in och lagra kunskap om dessa processer. Det ideala scenariot är att kunskap och information används på ett sammanhängande sätt för att förbättra organisationens effektivitet och säkerställa affärskontinuiteten.

Kunskapshantering (KM) har fått mycket uppmärksamhet under de senaste åren sedan pandemin började. Under den tiden kämpade företagen under hård press för att hitta resurser med erfarenhet av äldre teknik och kunskap för att reparera felaktiga system och ge insikt i föråldrade processer. Arbetslösheten nådde en rekordhög nivå på 14,70 procent i april 2020.

En artikel i CNN Business förmedlade ett budskap om desperation inför verkligheten med ineffektivitet och brist på kunskapsarbetare som kan driva föråldrade arbetsflöden och äldre innehållshanteringssystem, varav många var flera decennier gamla och inte utformade för att hantera enorma volymer av informationsökning och användarförfrågningar. Söks omgående: Personer som kan ett femtio år gammalt datorspråk så att delstaterna kan behandla arbetslöshetsansökningar, löd rubriken. Och låt oss vara ärliga, ”Vem av er kan koda i Cobol?” är en fråga som faller platt hos dagens högskoleutbildade och millennials.
Mycket få högskolor i dagens molntrendiga era har fortfarande Cobol som en del av sin läroplan.

Mycket av den kunskap som behövdes var endast känd för en åldrande teknikarbetskraft, varav många sedan länge hade gått i pension – och många var sannolikt inte intresserade av att återvända från pensioneringen för att rädda planeten från ännu en panikattack. Facklan hade överlämnats.

Vem ska fylla deras plats?

Arbetsmarknaden har förbättrats markant sedan 2020, men det finns fortfarande miljontals lediga platser som inte har fyllts, vilket sätter organisationer i en utsatt position, särskilt de som inte har utnyttjat kunskapen hos de arbetstagare som har slutat. I rapporten från Bureau of US Labor Statistics för 2021 var den totala personalomsättningen inom alla branscher 57,3 %, vilket innebär att arbetsgivarna förlorar värdefull kompetens samtidigt som de anställer i en aldrig tidigare skådad takt bara för att försöka hänga med. I mars 2022 publicerade arbetsgivarna rekordhöga 11,5 miljoner lediga jobb, vilket motsvarar två jobb för varje person som för närvarande är arbetslös i USA.

Förutom kostnaden för att anställa och introducera ny personal tar de anställda som slutar med sig en mycket värdefull resurs – kunskap. Det är ofta svårt att kvantifiera värdet av den erfarenhet och kompletterande kunskap som medarbetarna bidrar med till viktiga affärsprocesser – tills de inte längre är tillgängliga. Organisationer är väl medvetna om att de måste hitta sätt att proaktivt samla in, organisera, lagra och behålla den informationen på ett sätt som gör den lätt att använda och förstå, både nu och i framtiden – ändå är många fortfarande sårbara.

Som med alla initiativ finns det hinder. Användarnas acceptans är avgörande för att programmen ska vara effektiva och produktiva. American Productivity & Quality Center (APQC) listade de tre största hindren för KM inom organisationer som:

• Medvetenhet – Utan en övertygande (och spännande) kommunikationsstrategi som tilltalar medarbetarna har de ingen aning om vad KM egentligen är eller hur det gynnar dem.
• Tid – I den snabba affärsvärlden utför anställda ofta flera uppgifter samtidigt och ser KM som ”extraarbete” som hindrar framsteg i mer brådskande uppdrag.
• Kultur – Anställda kan vara motståndskraftiga mot förändringar och oroliga när nya program införs som påverkar det sätt som saker och ting ”alltid har varit”.

Koppla ihop punkterna

I många år har organisationer letat efter lösningar som skulle kunna koppla samman deras företag på ett smidigt sätt. Men som så ofta när det gäller stora ambitioner har planer och prioriteringar förändrats, och avdelningsspecifika behov har ofta bidragit till att data hamnat i silos som inte är lättillgängliga eller användbara för organisationen som helhet. Team som är frånkopplade från varandra och använder föråldrad teknik kan inte effektivt eller säkert koppla upp sig mot varandra för att skapa en fullständig, oavbruten informationslivscykel. Som ett resultat har många företag en mängd olika lagringsplatser och affärssystem i bruk, var och en med sina egna processer och utan en gemensam kunskapsbas.

Ett sätt att förbättra din organisations kunskapsbevarande är att strategiskt investera i teknik. Dagens molnbaserade erbjudanden ger möjlighet att söka över flera plattformar och flexibilitet att integrera med nyare teknik. Moderna framsteg som AI-drivna prediktiva tekniker gör det möjligt för företag att använda sina data på ett meningsfullt sätt och optimera sina användarupplevelser genom att koppla människor till exakt den information de behöver, när som helst och var som helst.

Globala händelser kan påverka upp- och nedgångar på arbetsmarknaden, men verkligheten är att företag alltid kommer att ha personalomsättning. Under 2021 slutade eller förlorade 68,9 miljoner arbetstagare sina jobb under den stora avgångsvågen. Det är visserligen glädjande att arbetsmarknaden nu är på uppgång, men man får inte glömma att personalomsättningen ändå ägde rum. Den digitala omvandlingen kommer aldrig att försvinna. Och i takt med att arbetsmarknaden och generationerna förändras kretsar diskussionerna i styrelserummen kring framtiden. Organisationer söker i allt högre grad efter sätt att ta ett proaktivt grepp med de verktyg som behövs för att effektivisera processer, digitalisera arbetsflöden och stoppa kunskapsförlusten med en framgångsrik modell för att upprätthålla sin verksamhet i den snabbt föränderliga världen av digital teknik.

Se till att din organisations erfarenhet och expertis dokumenteras och alltid är tillgänglig. Läs mer i vår kostnadsfria nedladdning Kunskapshantering: Förverkliga potentialen i samlad kunskap.

Med NetDocuments kan ditt företag maximera sina kunskapsstyrningsinsatser genom att skapa en enda pålitlig källa till information. Med vår sökmotor för företag, NetKnowledge, kan du fortsätta arbeta som vanligt och använda en internetliknande sökfunktion för att hitta och använda information från flera olika datalager. Anställda med olika erfarenhetsnivåer kan själva utnyttja den rikedom av kunskap som redan finns inom företaget.

När svaren slutar vara svåra att få – det är Work Inspired.