De meeste bedrijfsomgevingen, met name die welke al een tijdje bestaan, hebben diepgewortelde processen die, mits goed beheerd, een schat aan geschiedenis en betekenis voor de organisatie kunnen opleveren. Maar het verzamelen en opslaan van kennis over deze processen is simpelweg niet voldoende. Het ideale scenario omvat kennis en informatie die op een samenhangende manier worden gebruikt om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

Kennismanagement (KM) heeft de afgelopen jaren sinds het begin van de pandemie veel aandacht gekregen. In die periode stonden bedrijven onder enorme druk om mensen te vinden met ervaring in verouderde technologieën en de kennis om defecte systemen te repareren en inzicht te verschaffen in verouderde processen. De werkloosheid bereikte in april 2020 een recordhoogte van 14,70 procent.

Een artikel van CNN Business bracht een boodschap van wanhoop over toen men geconfronteerd werd met de realiteit van inefficiëntie en een gebrek aan kenniswerkers om verouderde workflows en legacy contentmanagementsystemen aan te sturen, waarvan vele tientallen jaren oud waren en niet ontworpen waren om enorme hoeveelheden informatiegroei en gebruikersverzoeken te verwerken. Dringend gezocht: mensen die een computertaal van een halve eeuw oud beheersen, zodat staten werkloosheidsaanvragen kunnen verwerken, luidde de kop. En laten we eerlijk zijn, "Wie van jullie kan programmeren in Cobol?" is een vraag die niet aanslaat bij de huidige afgestudeerden en millennials.
Zeer weinig hogescholen in het huidige cloud-tijdperk hebben Cobol nog steeds in hun curriculum opgenomen.

Veel van de benodigde kennis was alleen bekend bij een vergrijzende groep technologische werknemers, van wie velen al lang met pensioen waren – en velen waren waarschijnlijk gewoon niet geïnteresseerd om uit hun pensioen te komen om de planeet te redden van een nieuwe paniekaanval. De fakkel was doorgegeven.

Wie gaat hun plaats innemen?

De arbeidsmarkt is sinds 2020 aanzienlijk verbeterd, maar er zijn nog steeds miljoenen vacatures die niet worden ingevuld, waardoor organisaties in een kwetsbare positie verkeren, vooral die welke geen gebruik hebben gemaakt van de kennis van de werknemers die zijn vertrokken. In het rapport van het Bureau of US Labor Statistics van 2021 bedroeg het totale personeelsverloop in alle sectoren 57,3%, waardoor werkgevers waardevol talent verloren en tegelijkertijd in ongekende mate personeel moesten aannemen om bij te blijven. In maart 2022 publiceerden werkgevers een recordaantal van 11,5 miljoen vacatures, wat neerkomt op twee banen voor elke persoon die momenteel werkloos is in de VS.

Naast de kosten voor het aannemen en inwerken van nieuw talent, nemen vertrekkende werknemers ook een zeer waardevolle bron mee: kennis. Het is vaak moeilijk om de waarde te kwantificeren van de ervaring en aanvullende kennis die werknemers inbrengen in cruciale bedrijfsprocessen – totdat ze niet langer beschikbaar zijn. Organisaties zijn zich er terdege van bewust dat ze manieren moeten vinden om die informatie proactief te verzamelen, te ordenen, op te slaan en te bewaren op een manier die het gemakkelijk maakt om deze informatie nu en in de toekomst te gebruiken en te begrijpen, maar toch blijven veel organisaties kwetsbaar.

Zoals bij elk initiatief zijn er ook hier belemmeringen. Gebruikersacceptatie is cruciaal voor de effectiviteit en productiviteit van programma's. Het American Productivity & Quality Center (APQC) heeft de drie belangrijkste belemmeringen voor KM binnen organisaties als volgt op een rijtje gezet:

• Bewustzijn – Zonder een overtuigende (en boeiende) communicatiestrategie die aanslaat bij medewerkers, hebben zij geen idee wat KM eigenlijk is en wat de voordelen ervan voor hen zijn.
• Tijd – In de snelle zakenwereld zijn werknemers vaak bezig met multitasking en zien ze KM als 'extra werk' dat de voortgang van dringender taken belemmert.
• Cultuur – Medewerkers kunnen weerstand bieden tegen verandering en bezorgd zijn wanneer er nieuwe programma's worden geïntroduceerd die invloed hebben op de manier waarop dingen 'altijd al zijn geweest'.

De punten verbinden

Al vele jaren zoeken organisaties naar oplossingen die hun ondernemingen naadloos met elkaar verbinden. Maar zoals bij veel goede voornemens, verschoven plannen en prioriteiten en leidden afdelingsgerichte behoeften vaak tot silo's van gegevens die niet gemakkelijk toegankelijk of bruikbaar zijn voor de organisatie als geheel. Teams die niet met elkaar verbonden zijn en verouderde technologie gebruiken, kunnen niet effectief of veilig met elkaar communiceren om een volledige, ononderbroken informatiestroom te creëren. Als gevolg daarvan hebben veel bedrijven een groot aantal opslagplaatsen en bedrijfssystemen in gebruik, elk met hun eigen processen en zonder een gedeelde kennisbank.

Een manier om de kennisretentie van uw organisatie te verbeteren, is door strategisch te investeren in technologie. De huidige cloudgebaseerde oplossingen bieden mogelijkheden om op meerdere platforms te zoeken en de flexibiliteit om te integreren met nieuwere technologie. Moderne ontwikkelingen, zoals AI-aangedreven voorspellende technologieën, stellen bedrijven in staat om hun gegevens op een zinvolle manier te gebruiken en hun gebruikerservaringen te optimaliseren door mensen altijd en overal te verbinden met de exacte informatie die ze nodig hebben.

Wereldwijde gebeurtenissen kunnen van invloed zijn op de ups en downs van de arbeidsmarkt, maar de realiteit is dat bedrijven altijd te maken zullen hebben met personeelsverloop. In 2021 hebben 68,9 miljoen werknemers hun baan opgezegd of verloren tijdens de Great Resignation. Hoewel het geweldig nieuws is dat de arbeidsmarkt nu in de lift zit, mag niet worden vergeten dat het personeelsverloop toch heeft plaatsgevonden. Digitale transformatie zal nooit verdwijnen. En naarmate de arbeidsmarkt en generaties veranderen, draaien de gesprekken in de directiekamers om de toekomst. Organisaties zijn steeds meer op zoek naar manieren om proactief te werk te gaan met de tools die nodig zijn om processen te stroomlijnen, workflows te digitaliseren en het verlies aan kennis op te vangen met een succesvol model om hun bedrijf in de snel veranderende wereld van digitale technologie vooruit te helpen.

Zorg ervoor dat de ervaring en expertise van uw organisatie worden vastgelegd en altijd beschikbaar zijn. Lees meer in onze gratis download Knowledge Management: Realizing the Potential of Unified Wisdom.

Met NetDocuments kan uw bedrijf zijn inspanningen op het gebied van kennisbeheer maximaliseren door één enkele betrouwbare bron van informatie te creëren. Met onze NetKnowledge-zoekoplossing voor bedrijven kunt u uw werk blijven doen en een internetachtige zoekfunctie gebruiken om informatie uit meerdere gegevensopslagplaatsen te vinden en te gebruiken. Medewerkers met alle ervaringsniveaus kunnen zelf gebruikmaken van de schat aan kennis die al binnen uw bedrijf aanwezig is.

Wanneer antwoorden niet langer moeilijk te vinden zijn – Dat is Work Inspired.