Kundehistorier

3 historier om å holde seg synkronisert midt i en pandemi

Når det gjelder teknologi, har advokatfirmaet Walker Morris over 450 brukere å tenke på. Det er et stort firma som betjener en nasjonal og internasjonal kundebase med et komplett tjenestetilbud. Som sådan dekker firmaet mange spesialiteter, fylt med et bredt spekter av behov og preferanser. I dag deler tre representanter fra Walker Morris sin historie:

Abbie Thomas, en bedriftsadvokatfullmektig
Lucy Gordon, en direktør i ansettelsesteamet
Liz Graham, partner i pensjonsteamet

Ved å samle sine unike ansvarsområder og perspektiver, tegner Abbie, Lucy og Liz et mer komplett bilde av hvordan NetDocuments brukes i hele organisasjonen, og hvordan det hjelper firmaet som helhet med å holde seg synkronisert, selv når de jobber eksternt.

«Jeg har blitt utrolig imponert over måten [NetDocuments] har jobbet eksternt på.»
Liz Graham, partner, Walker Morris

Kom raskt opp i fart

Det kan være utfordrende å tilpasse seg en ny programvareplattform, spesielt med et verktøy som er like sentralt i det daglige arbeidet som dokumenthåndteringssystemet (DMS) ditt. Men selv for tre forskjellige personer som kom til bordet med ulikt nivå av teknisk kunnskap og utførte forskjellige typer arbeid, var én ting gjennomgående: NetDocuments er en intuitiv plattform som det er lett å bli raskt komfortabel med.

«På grunn av pandemien fikk jeg ikke mye opplæring i NetDocuments. Men fordi det er så enkelt, var det veldig lett å lære seg og bruke. Jeg har aldri hatt noen problemer med det, og jeg har aldri ringt IT-avdelingen og stilt mange spørsmål.»
Abbie Thomas, bedriftsadvokatfullmektig, Walker Morris

«Jeg synes NetDocuments er enkelt å bruke. Det er veldig intuitivt.»
Lucy Gordon, direktør, Walker Morris

«Først tenkte jeg: «Herregud, jeg kommer ikke til å klare å finne ut av dette i det hele tatt.» Men jeg klarte det veldig, veldig raskt. Det var intuitivt. Og hvis jeg kunne finne det ut, er jeg sikker på at folk flest kunne det.»
Liz Graham, partner, Walker Morris

Alt på ett sikkert sted

Advokater og advokatfirmaer kan finne alle slags måter å organisere og lagre filene sine på – og ikke alle disse er gunstige for effektivt og produktivt arbeid. NetDocuments gjør det enkelt å holde alt på ett sted, slik at du kan finne det du trenger når du trenger det, med trygghet om at våre prisbelønte sikkerhetsfunksjoner beskytter dine konfidensielle filer.

«Da jeg flyttet fra mitt forrige firma, syntes jeg det var enklere – og mer intuitivt – enn systemet i mitt gamle firma, noe som bidro til å gjøre flyttingen smidigere både for meg og klientene mine.»
Liz Graham, partner, Walker Morris

Hold deg oppdatert

Som bedriftsadvokat sjonglerer Abbie Thomas stadig flere prosjekter for diverse partnere og kunder. Det kan være en skikkelig utfordring å holde oversikt over alle de bevegelige delene og menneskene, men takket være NetDocuments og ndMail kan Abbie alltid få et klart bilde av statusen til et prosjekt.

«Når man jobber hjemmefra, får man ikke egentlig høre samtalen. Så jeg ser ganske ofte på NetDocuments for å se hva annet som skjer, for hvis ikke, går man kanskje glipp av noe med mindre man tar telefonen og ringer noen. Men hvis jeg ser i den korrespondansefilen, vet jeg at den har blitt sendt tilbake et par ganger, og at det går fremover. Det er bare nyttig for å holde seg oppdatert.»
Abbie Thomas, bedriftsadvokatfullmektig, Walker Morris

Fleksibelt og samarbeidsorientert arbeid Tro det eller ei, alle tre intervjuobjektene våre begynte å jobbe hos Walker Morris midt i pandemien – men det har ikke bremset dem. NetDocuments har gjort det mulig for dem å samarbeide med kolleger og kunder, enten de jobber hjemmefra eller på kontoret.

«NetDocuments fungerer veldig bra for alle som trenger å dele noe på tvers av firmaet, eller hvis man jobber på tvers av team – noe som er mye av det vi gjør. Det er perfekt fordi man har tilgang til alle dokumentene man trenger.»

Det fungerer veldig bra med tanke på fleksibilitet og hjemmearbeid, fordi det igjen lar folk hente en fil elektronisk, se gjeldende status for saken og fortsette derfra. Det gir enorm fleksibilitet for deltidsarbeid, eller for hybridarbeid der noen er på kontoret og noen hjemme.
Lucy Gordon, direktør, Walker Morris

Sette sammen dokumentsett

12 ganger raskere Når du har mye å gjøre, kan selv den minste tidsbesparelse føles som en stor seier. Men med SetBuilder får ikke Abbie Thomas bare tilbake noen få minutter her og der – hun får tilbake timer med tid. Og det gjør at hun kan levere prosjekter raskere, med mindre stress.

«Hos et tidligere firma tok det omtrent seks timer å bare bygge en liten bibel, og plattformen pleide å krasje hele tiden og slette alt – noe som selvsagt er hjerteskjærende når man er opptatt. Men å bygge en bibel på SetBuilder kan ta en halvtime. Med en gang er tidsforskjellen bare utrolig.»

Hvis noen nå sender en e-post og sier: «Kan du sette sammen en bibel?», sier jeg: «Å ja, ikke noe problem. Jeg får det gjort i dag!» Mens det før var sånn: «Vi får det sikkert gjort på slutten av uken.»»
Abbie Thomas, bedriftsadvokatfullmektig, Walker Morris

Sammenlign dokumenter smertefritt

Å jobbe innen det strengt regulerte området pensjonsrett betyr at Liz må ha et bevisst øye på klientenes filer mens hun hjelper dem med å navigere i juridiske komplekse problemstillinger og holde seg oppdatert. Et av verktøyene hun er avhengig av er muligheten til å sammenligne versjoner av et dokument side om side og holde kontroll på hver versjon.

«Jeg kunne absolutt ikke leve uten NetDocuments side-om-side-sammenligninger. Det er veldig viktig, og jeg syntes jeg var nervøs første gang jeg prøvde det fordi det tok meg lang tid å bli vant til den funksjonen på iManage. Men på NetDocuments var det veldig enkelt, og jeg klarte det uten å spørre noen.»
Liz Graham, partner, Walker Morris

Sparer tid og holder seg i samsvar med regelverket

Alle elsker en vinn-vinn-situasjon – og måten ndMail hjelper brukere med å spare tid samtidig som det gjør det enkelt å overholde regelverket, er viktig. Mappekartlegging og prediktiv arkivering bidrar til å sikre at e-postene og vedleggene dine kommer trygt inn i de riktige saksfilene med en gang.

«Jeg kan ikke si hvor mye tid mappetilordning sparer sammenlignet med å måtte arkivere e-poster og dokumenter manuelt. Det er en av de største tingene for meg. Da jeg begynte i Walker Morris og innså at vi hadde det, tenkte jeg: 'Å, takk og lov!', for det sparer så mye tid. Det er det virkelig.»

Fra et compliance-synspunkt finnes det ingen unnskyldning for ikke å gjøre det fordi det er så enkelt. Hvis det er noe som er slitsomt, eller det tar tid, kan det bety at noen ikke gjør det fordi de er så opptatt, det er en ekstra ting å gjøre, men det finnes ingen unnskyldning for ikke å gjøre det i det hele tatt.»
Lucy Gordon, direktør, Walker Morris

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.

Dele