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3 histoires sur le maintien de la cohésion au milieu d'une pandémie

Walker Morris

En matière de technologie, le cabinet d'avocats Walker Morris doit prendre en compte plus de 450 utilisateurs. Il s'agit d'un grand cabinet qui offre une gamme complète de services à une clientèle nationale et internationale. À ce titre, le cabinet couvre de nombreux domaines de spécialité, avec des besoins et des préférences très variés. Aujourd'hui, trois représentants de Walker Morris nous font part de leur expérience :

  • Abbie Thomas, parajuriste d'entreprise
  • Lucy Gordon, directrice de l'équipe chargée des questions d'emploi
  • Liz Graham, associée au sein de l'équipe chargée des retraites

En combinant leurs responsabilités et leurs perspectives uniques, Abbie, Lucy et Liz brossent un tableau plus complet de la manière dont NetDocuments est utilisé dans toute l'organisation et comment il aide leur entreprise dans son ensemble à rester synchronisée, même lorsqu'elle travaille à distance.

« J'ai été extrêmement impressionné par la façon dont [NetDocuments] a travaillé à distance. »

Liz Graham, associée, Walker Morris

Soyez rapidement opérationnel

S'adapter à une nouvelle plateforme logicielle peut être difficile, en particulier lorsqu'il s'agit d'un outil aussi essentiel au travail quotidien que votre système de gestion documentaire (SGD). Mais même pour trois personnes différentes, ayant des niveaux de connaissances techniques variés et effectuant des types de travail différents, un point faisait l'unanimité : NetDocuments est une plateforme intuitive avec laquelle on se familiarise rapidement.

« En raison de la pandémie, je n'ai pas reçu beaucoup de formation sur NetDocuments. Mais comme ce logiciel est très simple, il a été très facile à prendre en main et à utiliser. Je n'ai jamais eu de problèmes avec et je n'ai jamais eu besoin d'appeler le service informatique pour poser beaucoup de questions. »

Abbie Thomas, parajuriste d'entreprise, Walker Morris

« Je trouve NetDocuments facile à utiliser. Il est très intuitif. »

Lucy Gordon, directrice, Walker Morris

« Au début, je me suis dit : "Oh mon Dieu, je ne vais jamais y arriver." Mais j'ai très vite compris. C'était intuitif. Et si j'ai réussi à comprendre, je suis sûr que la plupart des gens peuvent y arriver. »

Liz Graham, associée, Walker Morris

Tout en un seul endroit sécurisé

Les avocats et les cabinets d'avocats peuvent trouver toutes sortes de façons d'organiser et de stocker leurs dossiers, mais toutes ne sont pas propices à un travail efficace et efficient. NetDocuments vous permet de tout conserver facilement au même endroit, afin que vous puissiez trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, avec l'assurance que nos fonctionnalités de sécurité primées protègent vos fichiers confidentiels.

« Lorsque j'ai quitté mon ancien cabinet, j'ai trouvé ce système plus simple et plus intuitif que celui de mon ancien cabinet, ce qui a facilité la transition tant pour moi que pour mes clients. »

Liz Graham, associée, Walker Morris

Restez informé

En tant que parajuriste d'entreprise, Abbie Thomas jongle constamment entre plusieurs projets pour divers partenaires et clients. Il peut être très difficile de suivre tous ces éléments et toutes ces personnes en mouvement, mais grâce à NetDocuments et ndMail, Abbie peut toujours avoir une vision claire de l'état d'avancement d'un projet.

« Lorsque l'on travaille à domicile, on n'entend pas vraiment les conversations. Je consulte donc assez souvent NetDocuments pour voir ce qui se passe, car sinon, on risque de passer à côté de certaines informations, à moins de décrocher le téléphone et d'appeler quelqu'un. Mais si je consulte ce dossier de correspondance, je sais qu'il a été renvoyé plusieurs fois et qu'il progresse. C'est tout simplement utile pour rester informé. »

Abbie Thomas, parajuriste d'entreprise, Walker Morris

Travail flexible et collaboratif Croyez-le ou non, nos trois interlocuteurs ont tous commencé à travailler chez Walker Morris en pleine pandémie, mais cela ne les a pas ralentis. NetDocuments leur a permis de collaborer efficacement avec leurs collègues et leurs clients, qu'ils travaillent à domicile ou au bureau.

« NetDocuments fonctionne très bien pour tous ceux qui ont besoin de partager des informations au sein de l'entreprise ou qui travaillent en équipe, ce qui est souvent le cas chez nous. C'est parfait, car vous pouvez accéder à tous les documents dont vous avez besoin.

Il fonctionne très bien du point de vue de la flexibilité et du travail à domicile, car il permet aux utilisateurs de récupérer un fichier électroniquement, de voir l'état actuel du dossier et de le reprendre à partir de là. Il offre une grande flexibilité pour le travail à temps partiel ou pour le travail hybride, où certaines personnes sont au bureau et d'autres à domicile. »

Lucy Gordon, directrice, Walker Morris

Assembler des ensembles de documents

12 fois plus rapide Lorsque vous êtes débordé, même le plus petit gain de temps peut sembler être une grande victoire. Mais avec SetBuilder, Abbie Thomas ne gagne pas seulement quelques minutes ici et là, mais plusieurs heures. Cela lui permet de livrer ses projets plus rapidement et avec moins de stress.

« Dans mon ancienne entreprise, il fallait environ six heures pour créer un petit guide, et la plateforme plantait tout le temps et effaçait tout, ce qui est évidemment très frustrant quand on est occupé. Mais créer un guide sur SetBuilder ne prend qu'une demi-heure. La différence de temps est tout simplement incroyable.

Maintenant, si quelqu'un m'envoie un e-mail pour me demander : « Pouvez-vous créer un guide ? », je réponds : « Oui, pas de problème. Je m'en occupe aujourd'hui ! » Alors qu'avant, je répondais : « On aura probablement fini à la fin de la semaine. »

Abbie Thomas, parajuriste d'entreprise, Walker Morris

Comparez facilement vos documents

Travaillant dans le domaine hautement réglementé du droit des pensions, Liz doit surveiller de près les dossiers de ses clients afin de les aider à naviguer dans les complexités juridiques et à rester à jour. L'un des outils sur lesquels elle s'appuie est la possibilité de comparer côte à côte les différentes versions d'un document et de vérifier chacune d'entre elles.

« Je ne pourrais absolument pas me passer des comparaisons côte à côte de NetDocuments. C'est vraiment important, et j'ai trouvé que j'étais nerveux la première fois que je l'ai essayé, car il m'a fallu beaucoup de temps pour m'habituer à cette fonction sur iManage. Mais sur NetDocuments, c'était vraiment facile et j'ai réussi à m'en servir sans demander d'aide à personne. »

Liz Graham, associée, Walker Morris

Gagner du temps et rester conforme

Tout le monde aime les solutions gagnant-gagnant, et la façon dont ndMail aide les utilisateurs à gagner du temps tout en facilitant la mise en conformité est un atout majeur. Le mappage des dossiers et le classement prédictif permettent de garantir que vos e-mails et pièces jointes sont immédiatement classés en toute sécurité dans les dossiers appropriés.

« Je ne peux pas vous dire combien de temps le mappage des dossiers permet de gagner par rapport au classement manuel des e-mails et des documents. C'est l'un des aspects les plus importants pour moi. Lorsque j'ai rejoint Walker Morris et que j'ai réalisé que nous disposions de cette fonctionnalité, je me suis dit : « Oh, Dieu merci ! », car cela permet vraiment de gagner du temps. C'est vraiment le cas.

Du point de vue de la conformité, il n'y a aucune excuse pour ne pas le faire, car c'est tellement facile. Si c'est quelque chose de pénible ou qui prend du temps, certaines personnes peuvent ne pas le faire parce qu'elles sont très occupées et que cela représente une tâche supplémentaire, mais il n'y a aucune excuse pour ne pas le faire. »

Lucy Gordon, directrice, Walker Morris

Pour en savoir plus sur NetDocuments et découvrir comment travailler plus intelligemment grâce à un système de gestion documentaire intelligent, cliquez ici pour demander une démonstration personnalisée.

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