Quando se trata de tecnologia, o escritório de advocacia Walker Morris tem mais de 450 usuários para pensar. É um grande escritório que atende a uma base de clientes nacionais e internacionais com uma oferta completa de serviços. Como tal, o escritório abrange muitas especialidades, com necessidades e preferências muito variadas. Hoje, três representantes da Walker Morris compartilham suas histórias:

• Abbie Thomas, paralegal corporativo
• Lucy Gordon, diretora da equipe de emprego
• Liz Graham, sócia da equipe de pensões

Reunindo suas responsabilidades e perspectivas exclusivas, Abbie, Lucy e Liz traçam um quadro mais completo de como o NetDocuments é usado em toda a organização e como ele ajuda a empresa como um todo a se manter sincronizada, mesmo trabalhando remotamente.

"Fiquei incrivelmente impressionado com a forma como [a NetDocuments] trabalhou remotamente."

Liz Graham, sócia, Walker Morris

Aumente a velocidade rapidamente

A adaptação a uma nova plataforma de software pode ser desafiadora, especialmente quando se trata de uma ferramenta tão importante para o trabalho diário como o sistema de gerenciamento de documentos (DMS). No entanto, mesmo com três pessoas diferentes, com níveis variados de conhecimento de tecnologia e fazendo diferentes tipos de trabalho, uma coisa foi consistente em todos os aspectos: O NetDocuments é uma plataforma intuitiva com a qual é fácil se familiarizar rapidamente.

"Por causa da pandemia, não recebi muito treinamento sobre o NetDocuments. Mas, por ser tão simples, foi muito fácil aprender e usar. Nunca tive problemas com ele e nunca me vi ligando para a TI, fazendo muitas perguntas."

Abbie Thomas, paralegal corporativo, Walker Morris

"Acho o NetDocuments fácil de usar. É muito intuitivo."

Lucy Gordon, Diretora, Walker Morris

"No início, pensei: 'Oh, você, não vou conseguir entender isso'. Mas consegui muito, muito rapidamente. Foi intuitivo. E se eu consegui entender, tenho certeza de que a maioria das pessoas conseguiria."

Liz Graham, sócia, Walker Morris

Tudo em um só lugar seguro

Os advogados e escritórios de advocacia podem encontrar todos os tipos de maneiras de organizar e armazenar seus arquivos - nem todas conducentes a um trabalho eficaz e eficiente. A NetDocuments facilita a manutenção de tudo em um só lugar, para que o você possa encontrar o que precisa quando precisar, com a certeza de que nossos premiados recursos de segurança estão protegendo seus arquivos confidenciais.

"Quando me mudei da minha empresa anterior, achei o sistema mais fácil e intuitivo do que o da minha antiga empresa, o que ajudou a tornar a mudança mais tranquila para mim e para meus clientes."

Liz Graham, sócia, Walker Morris

Fique por dentro das informações

Como paralegal corporativo, Abbie Thomas está constantemente fazendo malabarismos com vários projetos para diversos parceiros e clientes. Manter o controle de todas essas peças e pessoas em movimento pode ser um verdadeiro desafio, mas graças ao NetDocuments e ao ndMail, Abbie pode sempre ter uma visão clara do status de um projeto.

"Ao trabalhar em casa, o você não consegue ouvir as conversas. Por isso, consulto o NetDocuments com frequência para ver o que está acontecendo, porque, se não o fizer, o você pode perder a oportunidade, a menos que pegue o telefone e ligue para alguém. Mas se eu olhar o arquivo de correspondência, sei que ele foi devolvido algumas vezes e está progredindo. É muito útil manter-se informado".

Abbie Thomas, paralegal corporativo, Walker Morris

Trabalho flexível e colaborativo Acredite ou não, todos os nossos três entrevistados começaram a trabalhar na Walker Morris em meio à pandemia - mas isso não os atrasou. O NetDocuments permitiu que eles colaborassem com sucesso com colegas e clientes, seja trabalhando em casa ou no escritório.

"O NetDocuments funciona muito bem para qualquer pessoa que precise compartilhar qualquer coisa na empresa ou se estiver trabalhando com várias equipes - o que é muito do que fazemos. É perfeito porque o você pode acessar todos os documentos de que precisa.

Funciona muito bem do ponto de vista da flexibilidade e do trabalho em casa porque, mais uma vez, permite que as pessoas peguem um arquivo eletronicamente, vejam o status atual do assunto e o retomem a partir daí. Isso proporciona uma imensa flexibilidade para o trabalho em tempo parcial ou para o trabalho híbrido, com algumas pessoas no escritório e outras em casa."

Lucy Gordon, Diretora, Walker Morris

Montagem de conjuntos de documentos

12X mais rápido Quando o você está sobrecarregado, até mesmo a menor economia de tempo pode parecer uma grande vitória. Mas com o SetBuilderAbbie Thomas não ganha apenas alguns minutos aqui e ali - ela ganha horas de tempo. E isso permite que ela entregue projetos mais rapidamente, com menos estresse.

"Em uma empresa anterior, levava cerca de seis horas para construir uma pequena bíblia, e a plataforma costumava travar o tempo todo e apagar tudo, o que obviamente é de partir o coração quando o você está ocupado. Mas construir uma bíblia no SetBuilder pode levar meia hora. De imediato, a diferença de tempo é simplesmente incrível.

Agora, se alguém me enviar um e-mail dizendo: "O você pode montar uma bíblia?". Eu respondo: 'Ah, sim, sem problemas. Vou fazer isso hoje!". Antes, o você dizia: 'Provavelmente vamos terminar no final da semana'".

Abbie Thomas, paralegal corporativo, Walker Morris

Compare documentos sem dor

Trabalhar na área altamente regulamentada do direito previdenciário significa que Liz precisa ter um olho de águia nos arquivos de seus clientes para ajudá-los a navegar pelas complexidades legais e manter-se atualizada. Uma das ferramentas de que ela depende é a capacidade de comparar versões de um documento lado a lado e manter cada versão sob controle.

"Eu absolutamente não poderia viver sem as comparações lado a lado do NetDocuments. É muito importante, e descobri que estava nervoso na primeira vez que tentei, porque levei muito tempo para me acostumar com essa função no iManage. Mas no NetDocuments, foi muito fácil e consegui fazer isso sem pedir a ninguém."

Liz Graham, sócia, Walker Morris

Economizando tempo e mantendo a conformidade

Todo mundo adora uma situação em que todos ganham - e a maneira como o ndMail ajuda os usuários a economizar tempo e, ao mesmo tempo, facilita a manutenção da conformidade é uma grande vantagem. O mapeamento de pastas e o arquivamento preditivo ajudam a garantir que seus e-mails e anexos sejam colocados com segurança nos arquivos de assuntos apropriados imediatamente.

"Não sei dizer ao você quanto tempo o mapeamento de pastas economiza em comparação com a necessidade de arquivar e-mails e documentos manualmente. É uma das coisas mais importantes para mim. Quando entrei na Walker Morris e percebi que tínhamos esse recurso, pensei: "Oh, graças a Deus!", porque economiza muito tempo. É mesmo.

Do ponto de vista da conformidade, não há desculpa para não usá-lo porque é muito fácil. Se for algo que é um incômodo ou leva tempo, isso pode significar que algumas pessoas não o fazem porque estão muito ocupadas, é uma coisa a mais para fazer, mas não há desculpa para não fazer isso."

Lucy Gordon, Diretora, Walker Morris

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.