Histórias de clientes

3 histórias de como manter a sincronia no meio de uma pandemia

Quando se trata de tecnologia, a firma de advogados Walker Morris tem mais de 450 utilizadores em que pensar. Trata-se de uma grande empresa que serve uma base de clientes nacionais e internacionais com uma oferta de serviços completa. Como tal, a empresa abrange muitas especialidades, com necessidades e preferências muito variadas. Hoje, três representantes da Walker Morris partilham a sua história:

Abbie Thomas, assistente jurídico de empresas
Lucy Gordon, diretora da equipa de emprego
Liz Graham, sócia da equipa de pensões

Reunindo as suas responsabilidades e perspectivas únicas, Abbie, Lucy e Liz traçam um quadro mais completo da forma como o NetDocuments é utilizado em toda a organização e como ajuda a empresa a manter-se sincronizada, mesmo quando trabalha remotamente.

"Fiquei incrivelmente impressionado com a forma como [a NetDocuments] trabalhou remotamente."
Liz Graham, Sócia, Walker Morris

Aceder rapidamente à velocidade

A adaptação a uma nova plataforma de software pode ser um desafio, especialmente quando se trata de uma ferramenta tão importante para o trabalho quotidiano como o seu sistema de gestão documental (DMS). Mas mesmo para três pessoas diferentes, com diferentes níveis de conhecimentos técnicos e que efectuam diferentes tipos de trabalho, houve uma coisa que foi consistente em toda a linha: O NetDocuments é uma plataforma intuitiva com a qual é fácil sentir-se confortável rapidamente.

"Devido à pandemia, não recebi muita formação sobre o NetDocuments. Mas como é muito simples, foi muito fácil pegar nele e utilizá-lo. Nunca tive problemas com ele e nunca tive de ligar para as TI a fazer perguntas. Nunca tive problemas com ele e nunca dei por mim a ligar para as TI, a fazer muitas perguntas."
Abbie Thomas, Paralegal de Empresas, Walker Morris

"Considero o NetDocuments fácil de utilizar. É muito intuitivo."
Lucy Gordon, Diretora, Walker Morris

No início, pensei: "Meu Deus, não vou conseguir perceber isto de todo. Mas consegui muito, muito rapidamente. Foi intuitivo. E se eu consegui perceber, tenho a certeza que a maioria das pessoas consegue."
Liz Graham, Sócia, Walker Morris

Tudo num só lugar seguro

Os advogados e as sociedades de advogados podem encontrar todo o tipo de formas de organizar e armazenar os seus ficheiros - nem todas conducentes a um trabalho eficaz e eficiente. A NetDocuments facilita a manutenção de tudo num único local, para que possa encontrar o que precisa quando precisa, com a certeza de que as nossas premiadas funcionalidades de segurança estão a proteger os seus ficheiros confidenciais.

"Quando mudei da minha empresa anterior, achei-o mais fácil - e mais intuitivo - do que o sistema da minha antiga empresa, o que ajudou a tornar a mudança mais suave, tanto para mim como para os meus clientes."
Liz Graham, Sócia, Walker Morris

Mantenha-se informado

Como assistente jurídica de uma empresa, Abbie Thomas está constantemente a fazer malabarismos com vários projectos para vários parceiros e clientes. Manter o controlo de todas as peças e pessoas em movimento pode ser um verdadeiro desafio, mas graças ao NetDocuments e ao ndMail, Abbie consegue ter sempre uma visão clara do estado de um projeto.

"Quando se trabalha a partir de casa, não se consegue ouvir as conversas. Por isso, consulto o NetDocuments com frequência para ver o que se está a passar, porque se não o fizer, pode perder a informação, a não ser que pegue no telefone e ligue a alguém. Mas se olhar para esse ficheiro de correspondência, sei que já foi devolvido algumas vezes e que está a progredir. É útil mantermo-nos informados".
Abbie Thomas, Paralegal de Empresas, Walker Morris

Trabalho flexível e colaborativo Acredite ou não, os três entrevistados começaram a trabalhar na Walker Morris no meio da pandemia - mas isso não os atrasou. O NetDocuments permitiu-lhes colaborar com sucesso com colegas e clientes, quer estivessem a trabalhar a partir de casa ou no escritório.

"O NetDocuments funciona muito bem para qualquer pessoa que precise de partilhar algo na empresa ou se estiver a trabalhar com várias equipas - que é muito do que fazemos. É perfeito porque se pode aceder a todos os documentos de que se necessita.

Funciona muito bem do ponto de vista da flexibilidade e do trabalho em casa, porque, mais uma vez, permite que as pessoas peguem num ficheiro eletronicamente, vejam o estado atual do assunto e o retomem a partir daí. Proporciona uma enorme flexibilidade para o trabalho a tempo parcial, ou para o trabalho híbrido, com algumas pessoas no escritório e outras em casa."
Lucy Gordon, Diretora, Walker Morris

Montar conjuntos de documentos

12X mais rápido Quando se está muito ocupado, até a mais pequena poupança de tempo pode parecer uma grande vitória. Mas com o SetBuilderAbbie Thomas não recupera apenas alguns minutos aqui e ali - recupera horas de tempo. E isso permite-lhe entregar projectos mais rapidamente e com menos stress.

"Numa empresa anterior, eram necessárias cerca de seis horas para construir uma pequena bíblia e a plataforma estava sempre a falhar e a apagar tudo - o que, obviamente, é de partir o coração quando se está ocupado. Mas construir uma bíblia no SetBuilder pode demorar meia hora. De imediato, a diferença de tempo é simplesmente espantosa.

Agora, se alguém me enviar um e-mail a perguntar: "Consegues fazer uma bíblia? Eu respondo: "Ah, sim, não há problema. Faço-a hoje! Enquanto que antes era do género: 'Provavelmente, vamos acabar no final da semana'".
Abbie Thomas, Paralegal de Empresas, Walker Morris

Comparar documentos sem problemas

Trabalhar na área altamente regulamentada do direito das pensões significa que Liz precisa de ter um olho de águia nos ficheiros dos seus clientes, ajudando-os a navegar pelas complexidades legais e a manterem-se actualizados. Uma das ferramentas de que depende é a capacidade de comparar versões de um documento lado a lado e manter cada versão sob controlo.

"Não poderia viver sem as comparações lado a lado do NetDocuments. É muito importante e fiquei nervoso na primeira vez que a experimentei porque demorei muito tempo a habituar-me a essa função no iManage. Mas no NetDocuments, foi muito fácil e consegui fazê-lo sem pedir a ninguém."
Liz Graham, Sócia, Walker Morris

Poupar tempo e manter a conformidade

Toda a gente gosta de ganhar - e a forma como o ndMail ajuda os utilizadores a poupar tempo e, ao mesmo tempo, facilita o cumprimento das normas, é uma grande vantagem. O mapeamento de pastas e o arquivamento preditivo ajudam a garantir que os seus e-mails e anexos são imediatamente colocados em segurança nos ficheiros de assuntos apropriados.

"Não imagina a quantidade de tempo que o mapeamento de pastas poupa em comparação com a necessidade de arquivar e-mails e documentos manualmente. É uma das coisas mais importantes para mim. Quando entrei na Walker Morris e percebi que tínhamos esse recurso, pensei: "Oh, graças a Deus!", porque economiza muito tempo. É mesmo.

Do ponto de vista da conformidade, não há desculpa para não o fazer, porque é muito fácil. Se for algo penoso ou demorado, pode significar que algumas pessoas não o fazem porque estão muito ocupadas, é uma coisa extra para fazer, mas não há desculpa para não o fazer."
Lucy Gordon, Diretora, Walker Morris

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.

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