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3 storie su come rimanere in sintonia nel bel mezzo di una pandemia

Walker Morris

Per quanto riguarda la tecnologia, lo studio legale Walker Morris deve tenere conto di oltre 450 utenti. Si tratta di uno studio di grandi dimensioni che serve una clientela nazionale e internazionale con un’offerta completa di servizi. Di conseguenza, lo studio copre numerose aree di specializzazione, caratterizzate da esigenze e preferenze molto diverse tra loro. Oggi, tre rappresentanti di Walker Morris raccontano la loro storia:

  • Abbie Thomas, assistente legale in ambito aziendale
  • Lucy Gordon, responsabile del team che si occupa di diritto del lavoro
  • Liz Graham, socia del team pensioni

Grazie alle loro responsabilità e prospettive uniche, Abbie, Lucy e Liz offrono un quadro più completo di come NetDocuments venga utilizzato all’interno dell’organizzazione e di come aiuti la loro azienda nel suo complesso a rimanere sincronizzata, anche quando si lavora da remoto.

“Sono rimasto davvero colpito dal modo in cui [NetDocuments] ha gestito il lavoro da remoto.”

Liz Graham, socia, Walker Morris

Mettiti subito al passo

Adattarsi a una nuova piattaforma software può essere impegnativo, soprattutto quando si tratta di uno strumento fondamentale per il lavoro quotidiano come il sistema di gestione dei documenti (DMS). Tuttavia, anche per tre persone diverse, con livelli di competenza tecnologica variabili e che svolgono tipi di lavoro diversi, un aspetto è risultato comune a tutti: NetDocuments è una piattaforma intuitiva con cui è facile prendere confidenza in poco tempo.

“A causa della pandemia, non ho seguito molti corsi di formazione su NetDocuments. Ma, dato che è così semplice, è stato davvero facile imparare a usarlo. Non ho mai avuto problemi e non mi sono mai trovato a chiamare il reparto IT per fare un sacco di domande.”

Abbie Thomas, assistente legale aziendale, Walker Morris

“Trovo che NetDocuments sia facile da usare. È molto intuitivo.”

Lucy Gordon, Direttrice, Walker Morris

«All’inizio ho pensato: “Oh Signore, non riuscirò mai a capirci qualcosa”. Ma ci sono riuscito molto, molto in fretta. È stato intuitivo. E se ci sono riuscito io, sono sicuro che la maggior parte delle persone ci riuscirebbe».

Liz Graham, socia, Walker Morris

Tutto in un unico posto sicuro

Gli avvocati e gli studi legali possono ricorrere a una vasta gamma di metodi per organizzare e archiviare i propri documenti, ma non tutti favoriscono un lavoro efficace ed efficiente. NetDocuments semplifica la gestione di tutti i documenti in un unico posto, consentendovi di trovare ciò che vi serve quando ne avete bisogno, con la certezza che le nostre pluripremiate funzionalità di sicurezza proteggano i vostri documenti riservati.

“Quando sono passato dal mio precedente studio, ho trovato questo sistema più semplice – e più intuitivo – rispetto a quello del mio vecchio studio, il che ha contribuito a rendere il passaggio più agevole sia per me che per i miei clienti.”

Liz Graham, socia, Walker Morris

Rimani aggiornato

In qualità di assistente legale aziendale, Abbie Thomas si trova costantemente a destreggiarsi tra diversi progetti per vari soci e clienti. Tenere traccia di tutte queste variabili e persone può rappresentare una vera sfida, ma grazie a NetDocuments e ndMail, Abbie riesce sempre ad avere una visione chiara dello stato di avanzamento di un progetto.

“Lavorando da casa, non si riesce a seguire bene le conversazioni. Quindi controllo spesso NetDocuments per vedere cosa sta succedendo, perché altrimenti si rischia di perdersi qualcosa, a meno che non si prenda il telefono e si chiami qualcuno. Ma se guardo in quel file della corrispondenza, so che è stato rinviato un paio di volte e che la pratica sta procedendo. È semplicemente utile per rimanere aggiornati.”

Abbie Thomas, assistente legale aziendale, Walker Morris

Lavoro flessibile e collaborativo Che ci crediate o no, tutti e tre i nostri intervistati hanno iniziato a lavorare presso Walker Morris nel pieno della pandemia, ma questo non ha rallentato il loro ritmo. NetDocuments ha permesso loro di collaborare con successo con colleghi e clienti, sia lavorando da casa che in ufficio.

“NetDocuments funziona davvero bene per chiunque abbia bisogno di condividere qualsiasi cosa all’interno dell’azienda o se si lavora in modo trasversale tra i team — cosa che facciamo molto spesso. È perfetto perché permette di accedere a tutti i documenti necessari.

Funziona davvero bene dal punto di vista della flessibilità e del lavoro da casa, perché, ancora una volta, consente alle persone di recuperare un file in formato elettronico, verificare lo stato attuale della pratica e riprendere il lavoro da lì. Offre un’enorme flessibilità per il lavoro part-time o per il cosiddetto lavoro ibrido, con alcune persone in ufficio e altre a casa.”

Lucy Gordon, Direttrice, Walker Morris

Creare insiemi di documenti

12 volte più veloce: quando si è a corto di tempo, anche il più piccolo risparmio di tempo può sembrare una grande conquista. Ma con SetBuilder, Abbie Thomas non recupera solo qualche minuto qua e là, ma intere ore. E questo le permette di portare a termine i progetti più velocemente e con meno stress.

“In un’azienda precedente, ci volevano circa sei ore solo per creare una piccola bible, e la piattaforma si bloccava continuamente cancellando tutto — il che ovviamente è straziante quando si è di corsa. Ma creare una bible su SetBuilder richiede solo mezz’ora. Fin da subito, la differenza in termini di tempo è semplicemente incredibile.

Ora, se qualcuno mi manda un’e-mail dicendo: ‘Puoi mettere insieme una bible?’, io rispondo: ‘Oh sì, nessun problema. La preparerò oggi stesso!» Mentre prima era più un: «Probabilmente la finiremo alla fine della settimana.»”

Abbie Thomas, assistente legale aziendale, Walker Morris

Confronta i documenti in tutta semplicità

Lavorare nel settore altamente regolamentato del diritto pensionistico significa che Liz deve tenere d’occhio con grande attenzione i fascicoli dei suoi clienti, aiutandoli a districarsi tra le complessità giuridiche e a rimanere sempre aggiornati. Uno degli strumenti su cui fa affidamento è la possibilità di confrontare le diverse versioni di un documento affiancate e di tenere sotto controllo ciascuna di esse.

«Non potrei assolutamente fare a meno della funzione di confronto affiancato di NetDocuments. È davvero importante, e devo ammettere che la prima volta che l’ho provata ero un po’ nervosa perché mi ci è voluto molto tempo per abituarmi a quella funzione su iManage. Ma su NetDocuments è stato davvero facile e ce l’ho fatta senza chiedere aiuto a nessuno.»

Liz Graham, socia, Walker Morris

Risparmiare tempo e garantire la conformità

A tutti piace una soluzione vantaggiosa per tutti — e il modo in cui ndMail aiuta gli utenti a risparmiare tempo, facilitando al contempo il rispetto delle normative, è davvero importante. La mappatura delle cartelle e l’archiviazione predittiva contribuiscono a garantire che le vostre e-mail e i vostri allegati vengano inseriti immediatamente e in modo sicuro nei fascicoli appropriati.

“Non riesco a dirvi quanto tempo mi faccia risparmiare la mappatura delle cartelle rispetto all’archiviazione manuale di e-mail e documenti. Per me è una delle cose più importanti. Quando sono entrata a far parte di Walker Morris e ho scoperto che avevamo questa funzione, ho pensato: ‘Oh, grazie al cielo!’, perché fa davvero risparmiare tantissimo tempo. Davvero.

Dal punto di vista della conformità, non ci sono scuse per non farlo, perché è semplicissimo. Se fosse una cosa fastidiosa o che richiede tempo, alcune persone potrebbero non farlo perché sono troppo impegnate e lo considerano un onere in più, ma non c’è assolutamente alcuna scusa per non farlo.”

Lucy Gordon, Direttrice, Walker Morris

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.

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