Kundberättelser

3 berättelser om att hålla sig synkroniserad mitt i en pandemi

När det gäller teknik har advokatbyrån Walker Morris över 450 användare att ta hänsyn till. Det är en stor byrå som betjänar en nationell och internationell kundbas med ett komplett utbud av tjänster. Som sådan täcker byrån många specialområden, med vitt skilda behov och preferenser. Idag delar tre representanter från Walker Morris med sig av sin historia:

Abbie Thomas, företagsparalegal
Lucy Gordon, direktör i arbetsrättsteamet
Liz Graham, partner i pensionsteamet

Genom att kombinera sina unika ansvarsområden och perspektiv ger Abbie, Lucy och Liz en mer komplett bild av hur NetDocuments används i hela organisationen och hur det hjälper hela företaget att hålla sig synkroniserat, även när man arbetar på distans.

”Jag är otroligt imponerad av hur [NetDocuments] har arbetat på distans.”
Liz Graham, partner, Walker Morris

Kom snabbt igång

Att anpassa sig till en ny mjukvaruplattform kan vara utmanande, särskilt när det gäller ett verktyg som är så centralt för det dagliga arbetet som ditt dokumenthanteringssystem (DMS). Men även för tre olika personer med olika tekniska kunskaper och olika typer av arbete var en sak gemensam för alla: NetDocuments är en intuitiv plattform som är lätt att snabbt känna sig bekväm med.

”På grund av pandemin fick jag inte så mycket utbildning i NetDocuments. Men eftersom det är så enkelt var det väldigt lätt att lära sig och använda. Jag har aldrig haft några problem med det och har aldrig behövt ringa IT-avdelningen för att ställa en massa frågor.”
Abbie Thomas, bolagsjurist, Walker Morris

”Jag tycker att NetDocuments är lätt att använda. Det är väldigt intuitivt.”
Lucy Gordon, direktör, Walker Morris

”Först tänkte jag: ’Herregud, jag kommer aldrig att kunna lista ut det här.’ Men det gick väldigt snabbt. Det var intuitivt. Och om jag kunde lista ut det, så är jag säker på att de flesta kan det.”
Liz Graham, partner, Walker Morris

Allt på ett säkert ställe

Advokater och advokatbyråer kan hitta alla möjliga sätt att organisera och lagra sina filer – men alla är inte lika effektiva och ändamålsenliga. NetDocuments gör det enkelt att samla allt på ett ställe, så att du kan hitta det du behöver när du behöver det, med tryggheten att våra prisbelönta säkerhetsfunktioner skyddar dina konfidentiella filer.

”När jag bytte från mitt tidigare företag tyckte jag att det var enklare – och mer intuitivt – än systemet på mitt gamla företag, vilket gjorde övergången smidigare både för mig och mina kunder.”
Liz Graham, partner, Walker Morris

Håll dig uppdaterad

Som företagsparalegal hanterar Abbie Thomas ständigt flera projekt för olika partners och kunder. Att hålla reda på alla dessa rörliga delar och personer kan vara en riktig utmaning, men tack vare NetDocuments och ndMail kan Abbie alltid få en tydlig bild av ett projekts status.

”När man arbetar hemifrån hör man inte riktigt vad som sägs. Därför tittar jag ofta på NetDocuments för att se vad som händer, för om man inte gör det kan man missa något om man inte lyfter luren och ringer någon. Men om jag tittar i korrespondensfilen ser jag att det har skickats tillbaka några gånger och att det går framåt. Det är bara bra att hålla sig uppdaterad.”
Abbie Thomas, bolagsjurist, Walker Morris

Flexibelt, samarbetsinriktat arbete Tro det eller ej, men alla tre av våra intervjupersoner började arbeta på Walker Morris mitt under pandemin – men det har inte hindrat dem. NetDocuments har gjort det möjligt för dem att samarbeta framgångsrikt med kollegor och kunder, oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret.

”NetDocuments fungerar verkligen bra för alla som behöver dela information inom företaget eller som arbetar i flera team – vilket är en stor del av vår verksamhet. Det är perfekt eftersom du kan komma åt alla dokument du behöver.

Det fungerar riktigt bra ur flexibilitetssynpunkt och för hemarbete, eftersom det gör det möjligt för människor att hämta en fil elektroniskt, se den aktuella statusen för ärendet och fortsätta därifrån. Det ger en enorm flexibilitet för deltidsarbete eller för hybridarbete där vissa personer är på kontoret och andra hemma.”
Lucy Gordon, direktör, Walker Morris

Sätta ihop dokumentuppsättningar

12 gånger snabbare När du har fullt upp kan även den minsta tidsbesparingen kännas som en stor vinst. Men med SetBuilderfår Abbie Thomas inte bara några minuter här och där – hon får tillbaka timmar av tid. Och det gör att hon kan leverera projekt snabbare, med mindre stress.

”På mitt tidigare företag tog det ungefär sex timmar att skapa en liten bibel, och plattformen kraschade hela tiden och raderade allt – vilket självklart är förkrossande när man är upptagen. Men att skapa en bibel på SetBuilder tar bara en halvtimme. Skillnaden i tid är helt fantastisk.

Om någon nu skickar ett mejl och frågar: ”Kan du sammanställa en bibel?”, svarar jag: ”Ja, inga problem. Jag fixar det idag!” Medan det tidigare var: ”Vi fixar det nog i slutet av veckan.”
Abbie Thomas, bolagsjurist, Walker Morris

Jämför dokument utan problem

Eftersom hon arbetar inom det starkt reglerade området pensionsrätt måste Liz ha ett skarpt öga på sina kunders ärenden när hon hjälper dem att navigera i juridiska komplexiteter och hålla sig uppdaterade. Ett av de verktyg hon förlitar sig på är möjligheten att jämföra olika versioner av ett dokument sida vid sida och hålla koll på varje version.

”Jag skulle absolut inte kunna klara mig utan NetDocuments sid-vid-sid-jämförelser. Det är verkligen viktigt, och jag märkte att jag var nervös första gången jag provade det eftersom det tog lång tid för mig att vänja mig vid den funktionen på iManage. Men på NetDocuments var det verkligen enkelt och jag klarade det utan att behöva fråga någon.”
Liz Graham, partner, Walker Morris

Spara tid och följ reglerna

Alla älskar en win-win-situation – och det sätt på vilket ndMail hjälper användarna att spara tid samtidigt som det blir enkelt att följa reglerna är en stor fördel. Mappkartläggning och prediktiv arkivering hjälper till att säkerställa att dina e-postmeddelanden och bilagor omedelbart hamnar på rätt plats i rätt ärendefiler.

”Jag kan inte ens beskriva hur mycket tid mappkartläggning sparar jämfört med att behöva arkivera e-postmeddelanden och dokument manuellt. Det är en av de viktigaste sakerna för mig. När jag började på Walker Morris och insåg att vi hade det, tänkte jag: ”Åh, tack och lov!”, för det sparar så mycket tid. Det gör det verkligen.

Ur ett compliance-perspektiv finns det ingen ursäkt för att inte använda det, eftersom det är så enkelt. Om det är något som är besvärligt eller tar tid kan det innebära att vissa inte gör det eftersom de är så upptagna och det är en extra sak att göra, men det finns ingen ursäkt för att inte göra det alls.”
Lucy Gordon, direktör, Walker Morris

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.

Dela