Stor reise, større belønninger

Om Burke, Warren, Mackay og Serritella

Burke, Warren, MacKay & Serritella er et advokatfirma med dype røtter i Chicago, og det høyt kvalifiserte og erfarne teamet bestående av Burke, Warren, MacKay & Serritella betjener en rekke klienter, alt fra enkeltpersoner til nært holdingselskaper til børsnoterte selskaper, og fra ideelle enheter til statlige organer – over hele landet og rundt om i verden.

På jakt etter brukervennlighet og skalerbarhet

Etter ti lange og ofte frustrerende år med sitt tidligere dokumenthåndteringssystem (DMS), visste advokatfirmaet Burke, Warren, MacKay & Serritella at det var på tide med en forandring.

«Brukervennlighet og skalerbarhet var de største fordelene vi lette etter i et nytt DMS», sa Anthony Moore, IT-direktør i Burke Warren. «Vi har hatt mange problemer med de tidligere systemene våre, og vi ønsket oss et system vi kunne vokse med, men som også var enkelt å bruke og administrere.»

Firmaet lette spesielt etter et skybasert system som ville være enkelt å administrere for firmaets 70 advokater og over 50 administrativt ansatte – uten å måtte hente inn ekstra arbeidskraft eller ekspertise for å administrere det internt.

«Noe av det som skilte seg ut med NetDocuments var at systemet var skybasert», forklarte Moore. «På den tiden ønsket vi å flytte mange av systemene våre til skyen, og NetDocuments var klare – men mange av konkurrentene var ikke det.»

I tillegg til dette oppfylte NetDocuments teamets krav til brukervennlighet og skalerbarhet. «Det er et veldig intuitivt system», sa Moore. «Hvor enkelt det var å administrere og bruke NetDocuments var virkelig avgjørende for oss da vi tok denne avgjørelsen.»

En utfordring verdt å overvinne

Selv om de var fast bestemt på å gå mot et moderne DMS, opplevde teamet fortsatt en viss uro da de nærmet seg overgangen fra lokal dokumenthåndtering til et skybasert DMS. Det kom til å bli et stort skifte, med mange dokumenter og metadata som måtte overføres mellom systemer.

«Hvor enkelt det var å administrere og bruke NetDocuments var det som virkelig kom frem da vi tok denne avgjørelsen.»

Anthony Moore, IT-direktør, Burke, Warren, MacKay og Serritella

«Det var veldig lenge siden vi hadde startet et slikt prosjekt», innrømmet Moore. «Så det var noen helt normale frykter og bekymringer. Ville alt komme over? Ville alt være lesbart og tilgjengelig? Ville sikkerheten komme over? Sånne ting.»

Til tross for disse bekymringene, følte teamet seg trygge på at overgangen ville være verdt det.

«Sikkerhet og dataintegritet – det var to ting NetDocuments håndterer veldig bra, etter min mening», sa Moore. «Så risikoene og bekymringene vi hadde ble langt oppveid av fordelene med at NetDocuments hadde systemer som sørget for at alle dokumenter og data kom nøyaktig og fullstendig over, samt sikkerhetsfunksjonene som var på plass. Det gjorde oss virkelig trygge.»

Håndtering av implementering med finesse

For å bistå med implementeringen, fikk Burke Warren hjelp fra Keno Kozie – en pålitelig leverandør av administrerte tjenester, også basert i Chicago.

«De hadde et veldig, veldig sterkt team», sa Moore. «Ingeniørene deres hadde et vell av kunnskap om både NetDocuments og systemet vi gikk over fra. De var veldig presise.»

Gjennom nøye forberedelser klarte Burke Warren og Keno Kozie en sterk plattformutrulling med teamet. Som et resultat har adopsjonen vært bemerkelsesverdig sterk i hele firmaet.

«Den største overraskelsen da vi gjorde overgangen var hvor enkelt det var å bruke systemet med en gang», sa Moore.

«Under implementeringen og migreringen hadde vi instruktører på stedet fra Keno Kozie som hjalp oss enormt», fortsatte han. «Siden den gang har vi tilbudt én-til-én-opplæring og én-til-mange-opplæring. Vi har fått dokumentasjon fra NetDocuments og har til og med hatt samtaler med produktspesialister fra NetDocuments for å hjelpe oss underveis.»

Og bekymringene deres angående dokumentmigreringen? Fullstendig løst.

«En annen stor overraskelse var mengden dokumenter som kom nøyaktig og fullstendig», sa Moore. «Vi trengte ikke å gjøre mange påfølgende passeringer for å overføre data etter de første én eller to overføringene.»

Nå som plattformen er fullt implementert i firmaet, bruker Burke Warren NetDocuments som sin komplette dokumenthåndteringsløsning – både for klienter så vel som for interne administrative avdelinger og dokumentasjon for praksisgrupper.

«Den største overraskelsen da vi gjorde overgangen var hvor enkelt det var å bruke systemet med en gang.»

Anthony Moore, IT-direktør, Burke, Warren, MacKay og Serritella

Høster kravene til en ekte skyløsning

For Burke Warren-teamet har NetDocuments hevet standarden for hva dokumenthåndtering kan og bør være. Her er bare noen av måtene dette firmaet blir belønnet for reisen sin til skyen:

Sømløs daglig bruk

«Jeg tror en av de største tingene NetDocuments har hjulpet med i dag, er å ikke måtte vedlikeholde og administrere det lokale dokumenthåndteringssystemet», sa Moore. «Disse systemene har mange servere, mange databaser, mange bevegelige deler og ting som kan gå galt ... og da teller vi ikke engang med katastrofegjenopprettingsaspektet!»

Men det er ikke bare den tekniske siden av saken som får firmaet til å puste lettet ut.

«Fra et menneskeperspektiv finnes det mange forskjellige måter du kan bruke NetDocuments på, både fra nettleserkompatibilitet til forskjellige applikasjoner du bruker. Og selv når du må laste opp dokumenter manuelt til NetDocuments, er det en veldig sømløs prosess.»

«Jeg tror en av de største tingene NetDocuments har hjulpet med i det daglige, er at man ikke trenger å vedlikeholde og administrere det lokale dokumenthåndteringssystemet.»

Anthony Moore, IT-direktør, Burke, Warren, MacKay og Serritella

Å trives gjennom en global pandemi

«Det ville vært et mareritt å gå eksternt under pandemien hvis vi fortsatt hadde brukt et lokalt system for dokumenthåndtering», sa Moore. «NetDocuments gjorde prosessen med å gå 100 % eksternt mye enklere. Det skybaserte systemet begynte bare å lønne seg enda mer på det tidspunktet.»

Selv om sikkerhet alltid er en topprioritet for advokatfirmaer, opplevde ikke Burke Warren mye ekstra stress da teamet deres begynte å jobbe hjemmefra.

«Sikkerhet og tilgjengelighet er ting NetDocuments allerede hadde innebygd», forklarte Moore. «Vi trengte egentlig ikke å gjøre mange justeringer i det hele tatt, fra å være på stedet hele tiden til å kjøre eksternt. Vi hadde allerede innebygd sikkerhet og tilgang for å gjøre det sikkert og brukervennlig for miljøet vårt.»

Denne følelsen av letthet har spredt seg til måten teamet deler dokumenter, samarbeider om dem og deler dem eksternt.

Eksepsjonelle integrasjoner

«Det er ingenting vi har kommet over så langt som ikke integreres med NetDocuments», sa Moore. «Enten det er e-posten i Office Suite, Office 365, Microsoft Teams og de skybaserte delene av disse – disse integrasjonene med tredjepartsløsninger skiller seg virkelig ut for oss.»

Går inn i fremtiden med 20/20-visjon

Moore innrømmet villig at firmaet i utgangspunktet var nølende med å gå over til et ekte skybasert dokumenthåndteringssystem. Men de endret mening.

«NetDocuments har blitt en av våre sterkeste skypartnere og applikasjoner som vi bruker», sa han. «NetDocuments er sentralt i hele vår dokumentproduksjon, uavhengig av praksisgruppe, uavhengig av jobbfunksjon.»

I dag er de takknemlige for at de tok avgjørelsen de tok – og da de tok det.

«Vi ville ikke ha vært i stand til å fortsette å tilby gode IP-tjenester rundt dokumentproduksjon, og vi ville absolutt ikke ha vært i stand til å gå over til fjerndrift så raskt som vi gjorde i fjor uten å ha NetDocuments i sentrum for klientdokumentasjonen vår og i vår generelle strategi for dokumenthåndteringssystemer.»

«NetDocuments har blitt en av våre sterkeste skypartnere og applikasjoner som vi bruker.»

Anthony Moore, IT-direktør, Burke, Warren, MacKay og Serritella

«Jeg må si at vi er veldig fornøyde, og vi ser frem til å fortsette å ta i bruk plattformen», forklarte han. «Det neste som er i horisonten for selskapet vårt er faktisk å teste ut nye funksjoner og nye tilbud fra NetDocuments.»

(Én funksjon han gleder seg til å bruke? Workspace Security Manager. Verktøyet hjelper systemadministratorer med å administrere NetDocuments sikkerhetspolicyer med letthet og anvende dem på arbeidsområdenivå uten koding – noe som ytterligere effektiviserer administrasjonen av programvaren. «Det er stort sett en selvfølge når det gjelder å bruke det og få fordelene som følger med», sa han.)

Så hva er Moores avskjedstanker på reisen?

«Mitt råd til alle som vurderer NetDocuments, er å først se på konkurrentene deres», sier han. «Det jeg tror du vil oppdage er at NetDocuments’ funksjoner, tilgjengelighet og integrasjoner i de ulike systemene og tredjepartsapplikasjonene er uten sidestykke.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.