Un gran viaje, grandes recompensas

Acerca de Burke, Warren, Mackay & Serritella

El equipo altamente cualificado y experimentado de Burke, Warren, MacKay & Serritella, un bufete de abogados con profundas raíces en Chicago, presta sus servicios a una gran variedad de clientes, desde particulares a empresas cerradas y sociedades anónimas, y desde entidades sin ánimo de lucro a organismos gubernamentales, en todo el país y en todo el mundo.

En busca de la usabilidad y la escalabilidad

Tras diez largos y a menudo frustrantes años con su anterior sistema de gestión documental (SGD), el bufete de abogados Burke, Warren, MacKay & Serritella sabía que había llegado el momento de cambiar.

"La facilidad de uso y la escalabilidad eran las mayores ventajas que buscábamos en un nuevo DMS", dijo Anthony Moore, director de TI de Burke Warren. "Hemos tenido muchos problemas con nuestros sistemas anteriores, y realmente queríamos un sistema con el que pudiéramos crecer pero que también fuera fácil de usar y gestionar".

En concreto, el bufete buscaba un sistema basado en la nube que fuera fácil de administrar para los 70 abogados y más de 50 empleados administrativos del bufete, sin tener que recurrir a personal o expertos adicionales para gestionarlo internamente.

"Una de las cosas que más destacaba de NetDocuments era que el sistema estaba basado en la nube", explicó Moore. "En aquel momento, queríamos trasladar muchos de nuestros sistemas a la nube, y NetDocuments estaba preparado, pero muchos de los competidores no".

Además, NetDocuments cumplía los requisitos del equipo en cuanto a usabilidad y escalabilidad. "Es un sistema muy intuitivo", dijo Moore. "Lo fácil que era administrar y utilizar NetDocuments realmente nos convenció a la hora de tomar la decisión".

Un reto que merece la pena superar

Aunque estaban decididos a emprender el viaje hacia un DMS moderno, el equipo seguía experimentando cierta aprensión al abordar la transición de la gestión documental in situ a un DMS en la nube. Iba a ser un gran cambio, con muchos documentos y metadatos que transferir entre sistemas.

"Lo fácil que era administrar y utilizar NetDocuments realmente nos convenció a la hora de tomar la decisión".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Hacía mucho tiempo que no nos embarcábamos en un proyecto así", admitió Moore. "Así que había algunos temores y preocupaciones muy normales. ¿Entraría todo? ¿Sería todo legible y accesible? ¿Cumpliría la seguridad? Cosas así".

A pesar de estas preocupaciones, el equipo confiaba en que el cambio merecería la pena.

"La seguridad y la integridad de los datos eran dos cosas que NetDocuments maneja muy bien, en mi opinión", dijo Moore. "Así que los riesgos y las preocupaciones que teníamos fueron superados con creces por las recompensas de que NetDocuments tuviera sistemas que se aseguraban de que todos los documentos y datos llegaran de forma precisa y completa, así como por las características de seguridad que había. Realmente nos tranquilizó".

Manejar la aplicación con delicadeza

Para ayudar en la implementación, Burke Warren recurrió a la ayuda de Keno Kozie, un proveedor de servicios gestionados de confianza con sede también en Chicago.

"Tenían un equipo muy, muy fuerte", dijo Moore. "Sus ingenieros aportaron una gran cantidad de conocimientos tanto sobre NetDocuments como sobre el sistema del que estábamos haciendo la transición. Estuvieron muy acertados".

Gracias a una cuidadosa preparación, Burke Warren y Keno Kozie lograron una sólida implantación de la plataforma con el equipo. Como resultado, la adopción ha sido notablemente fuerte en toda la empresa.

"La mayor sorpresa una vez que hicimos la transición fue lo fácil que resultó utilizar el sistema desde el primer momento", dijo Moore.

"Durante la implantación y la migración, tuvimos formadores in situ de Keno Kozie que nos ayudaron muchísimo", continuó. "Desde entonces, hemos ofrecido formación individualizada y formación individualizada. Hemos recibido documentación de NetDocuments e incluso hemos tenido llamadas con especialistas de producto de NetDocuments para que nos ayudaran en el camino."

¿Y sus preocupaciones sobre la migración de documentos? Completamente resueltas.

"Otra gran sorpresa fue la cantidad de documentos que se transfirieron de forma precisa y completa", dijo Moore. "No tuvimos que hacer muchas pasadas posteriores para transferir datos después de las una o dos transferencias iniciales".

Ahora que la plataforma está totalmente implantada en el bufete, Burke Warren utiliza NetDocuments como solución completa de gestión de documentos, tanto para los clientes como para los departamentos administrativos internos y la documentación de los grupos de práctica.

"La mayor sorpresa una vez que hicimos la transición fue lo fácil que resultó utilizar el sistema desde el primer momento".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Cosechar los frutos de una solución True-Cloud

Para el equipo de Burke Warren, NetDocuments ha elevado el listón de lo que puede y debe ser la gestión de documentos. Estas son solo algunas de las formas en que esta empresa está siendo recompensada por su viaje a la nube:

Uso diario sin problemas

"Creo que una de las mayores cosas en las que NetDocuments ha ayudado en el día a día es en no tener que mantener y administrar el sistema de gestión de documentos in situ", afirma Moore. "Esos sistemas tienen muchos servidores, muchas bases de datos, muchas piezas móviles y cosas que pueden ir mal... ¡y eso sin contar el aspecto de la recuperación ante desastres!".

Pero no es sólo el aspecto técnico de las cosas lo que tiene a la empresa exhalando un suspiro de alivio.

"Desde el punto de vista de las personas, hay muchas formas distintas de utilizar NetDocuments, tanto desde la compatibilidad con el navegador como con las distintas aplicaciones que se utilizan. Y luego, incluso cuando tienes que cargar manualmente los documentos en NetDocuments, es un proceso muy fluido."

"Creo que una de las mayores cosas en las que NetDocuments ha ayudado en el día a día es en no tener que mantener y administrar el sistema de gestión de documentos in situ".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Superar una pandemia mundial

"Ir a distancia durante la pandemia habría sido una pesadilla si hubiéramos seguido utilizando un sistema local para nuestra gestión de documentos", dijo Moore. "NetDocuments facilitó mucho el proceso de pasar a ser 100% remotos. El sistema basado en la nube empezó a ser aún más rentable en ese momento".

Aunque la seguridad es siempre una de las principales preocupaciones de los bufetes de abogados, Burke Warren no tuvo mucho estrés añadido cuando su equipo empezó a trabajar desde casa.

"La seguridad y la accesibilidad son cosas que NetDocuments ya tenía incorporadas", explicó Moore. "Realmente no tuvimos que hacer muchos ajustes para pasar de estar in situ todo el tiempo a hacerlo de forma remota. Ya teníamos la seguridad y el acceso incorporados para hacerlo seguro y fácil de usar para nuestro entorno."

Esa sensación de facilidad se ha extendido a la forma en que el equipo comparte documentos, colabora en ellos y los comparte externamente.

Integraciones excepcionales

"No hay nada hasta ahora que hayamos encontrado que no se integre con NetDocuments", dijo Moore. "Ya sea el correo electrónico de Office Suite, Office 365, Microsoft Teams, y las partes basadas en la nube de esos - esas integraciones con soluciones de terceros realmente destacan con nosotros."

Hacia el futuro con una visión 20/20

Moore admitió de buen grado que, en un principio, la empresa dudaba si dar el salto a un sistema de gestión de documentos en la nube. Pero cambiaron de opinión.

"NetDocuments se ha convertido en uno de nuestros socios y aplicaciones en la nube más fuertes que utilizamos", dijo. "NetDocuments está en el centro de toda nuestra producción de documentos, independientemente del grupo de práctica, independientemente de la función del trabajo".

Hoy, están agradecidos de haber tomado la decisión que tomaron - y cuando lo hicieron.

"No habríamos podido seguir prestando buenos servicios de propiedad intelectual en torno a la producción de documentos y, desde luego, no habríamos podido convertirnos en remotos tan rápidamente como lo hicimos el año pasado sin tener a NetDocuments en el centro de la documentación de nuestros clientes y de nuestra estrategia de sistemas de gestión de documentos en general."

"NetDocuments se ha convertido en uno de nuestros socios de nube y aplicaciones más fuertes que utilizamos".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Tengo que decir que estamos muy satisfechos y que esperamos seguir adoptando y utilizando la plataforma", explicó. "Lo próximo en el horizonte de nuestra empresa es probar nuevas funciones y nuevas ofertas de NetDocuments".

(¿Una función que está deseando utilizar? Workspace Security Manager. La herramienta ayuda a los administradores de sistemas a gestionar las políticas de seguridad de NetDocuments con facilidad y a aplicarlas a nivel de espacio de trabajo sin necesidad de codificación, lo que agiliza aún más la gestión del software. "Es prácticamente una obviedad en cuanto a utilizarlo y obtener las ventajas que conlleva", afirma).

¿Cuáles son los pensamientos de despedida de Moore sobre el viaje?

"Mi consejo para cualquiera que esté considerando NetDocuments sería que primero mirara a sus competidores", dice. "Lo que creo que descubrirán es que las funciones, la accesibilidad y las integraciones de NetDocuments en los distintos sistemas y aplicaciones de terceros son insuperables".

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