Un gran viaje, grandes recompensas

Acerca de Burke, Warren, Mackay & Serritella

El equipo altamente cualificado y experimentado de Burke, Warren, MacKay & Serritella, un bufete de abogados con profundas raíces en Chicago, presta sus servicios a una gran variedad de clientes, desde particulares a empresas de capital cerrado y sociedades anónimas, y desde entidades sin ánimo de lucro a organismos gubernamentales, en todo el país y en todo el mundo.

En busca de la usabilidad y la escalabilidad

Tras diez largos y a menudo frustrantes años con su anterior sistema de gestión documental (SGD), el bufete de abogados Burke, Warren, MacKay & Serritella sabía que había llegado el momento de cambiar.

"La facilidad de uso y la escalabilidad eran las principales ventajas que buscábamos en un nuevo DMS", afirma Anthony Moore, director de TI de Burke Warren. "Hemos tenido muchos problemas con nuestros sistemas anteriores, y realmente queríamos un sistema con el que pudiéramos crecer pero que también fuera fácil de usar y gestionar".

En concreto, el bufete buscaba un sistema basado en la nube que fuera fácil de administrar para los 70 abogados y más de 50 empleados administrativos del bufete, sin tener que recurrir a personal o expertos adicionales para gestionarlo internamente.

"Uno de los aspectos más destacados de NetDocuments era que el sistema estaba basado en la nube", explica Moore. "En aquel momento, queríamos trasladar muchos de nuestros sistemas a la nube, y NetDocuments estaba preparado, pero muchos competidores no".

Además, NetDocuments cumplía los requisitos del equipo en cuanto a facilidad de uso y escalabilidad. "Es un sistema muy intuitivo", afirma Moore. "La facilidad de administración y uso de NetDocuments nos ayudó a tomar la decisión".

Un reto que merece la pena superar

Aunque estaban decididos a emprender el viaje hacia un DMS moderno, el equipo seguía sintiendo cierta aprensión al abordar la transición de la gestión documental local a un DMS en la nube. Iba a ser un gran cambio, con muchos documentos y metadatos que transferir entre sistemas.

"Lo fácil que era administrar y utilizar NetDocuments fue lo que más nos llamó la atención a la hora de tomar la decisión".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Hacía mucho tiempo que no nos embarcábamos en un proyecto así", admitió Moore. "Así que había algunos temores y preocupaciones muy normales. ¿Sería todo correcto? ¿Sería todo legible y accesible? ¿Sería seguro? Cosas así".

A pesar de estas preocupaciones, el equipo confiaba en que el cambio merecería la pena.

"En mi opinión, NetDocuments gestiona muy bien la seguridad y la integridad de los datos", afirma Moore. "Así que los riesgos y las preocupaciones que teníamos se vieron superados con creces por las recompensas de que NetDocuments contara con sistemas que garantizaban que todos los documentos y datos llegaran de forma precisa y completa, así como por las funciones de seguridad que se habían implementado. Realmente nos tranquilizó".

Gestión de la aplicación con delicadeza

Para la implantación, Burke Warren recurrió a la ayuda de Keno Kozie, un proveedor de servicios gestionados de confianza con sede también en Chicago.

"Tenían un equipo muy, muy fuerte", dijo Moore. "Sus ingenieros aportaron una gran cantidad de conocimientos relativos tanto a NetDocuments como al sistema del que estábamos haciendo la transición. Dieron en el clavo".

Gracias a una minuciosa preparación, Burke Warren y Keno Kozie consiguieron una sólida implantación de la plataforma con el equipo. Como resultado, la adopción ha sido notable en toda la empresa.

"La mayor sorpresa una vez que hicimos la transición fue lo fácil que resultó utilizar el sistema desde el principio", dijo Moore.

"Durante la implantación y la migración, tuvimos formadores in situ de Keno Kozie que nos ayudaron muchísimo", prosigue. "Desde entonces, hemos ofrecido formación individualizada y formación individualizada. Hemos recibido documentación de NetDocuments e incluso hemos tenido llamadas con especialistas de producto de NetDocuments para que nos ayudaran a lo largo del proceso."

¿Y sus preocupaciones sobre la migración de documentos? Completamente resueltas.

"Otra gran sorpresa fue la cantidad de documentos que se transfirieron de forma precisa y completa", afirma Moore. "No tuvimos que hacer muchas transferencias posteriores después de la primera o las dos primeras".

Ahora que la plataforma está totalmente implantada en el bufete, Burke Warren utiliza NetDocuments como solución completa de gestión de documentos, tanto para los clientes como para los departamentos administrativos internos y la documentación de los grupos de práctica.

"La mayor sorpresa una vez que hicimos la transición fue lo fácil que resultó utilizar el sistema desde el primer momento".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Cosechar los frutos de una verdadera solución en la nube

Para el equipo de Burke Warren, NetDocuments ha elevado el listón de lo que puede y debe ser la gestión de documentos. Estas son solo algunas de las formas en que esta empresa está siendo recompensada por su viaje a la nube:

Uso diario sin problemas

"Creo que una de las cosas más importantes en las que NetDocuments nos ha ayudado en el día a día es en no tener que mantener y administrar el sistema de gestión de documentos in situ", afirma Moore. "Esos sistemas tienen muchos servidores, muchas bases de datos, muchas piezas móviles y cosas que pueden ir mal... ¡y eso sin contar el aspecto de la recuperación ante desastres!".

Pero la empresa no sólo respira aliviada en el aspecto técnico.

"Desde el punto de vista de los usuarios, NetDocuments se puede utilizar de muchas formas distintas, desde la compatibilidad con navegadores hasta las diferentes aplicaciones que se utilizan. Incluso cuando hay que cargar manualmente los documentos en NetDocuments, el proceso es muy fluido".

"Creo que una de las mayores cosas en las que NetDocuments ha ayudado en el día a día es en no tener que mantener y administrar el sistema de gestión documental local."

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Sobrevivir a una pandemia mundial

"Si hubiéramos tenido que trabajar a distancia durante la pandemia, habría sido una pesadilla seguir utilizando un sistema local para la gestión de documentos", afirma Moore. "NetDocuments facilitó enormemente el proceso de pasar a ser 100% remotos. El sistema basado en la nube empezó a ser aún más rentable en ese momento."

Aunque la seguridad es siempre una de las principales preocupaciones de los bufetes de abogados, Burke Warren no tuvo mucho estrés añadido cuando su equipo empezó a trabajar desde casa.

"La seguridad y la accesibilidad son aspectos que NetDocuments ya tenía incorporados", explica Moore. "Realmente no tuvimos que hacer muchos ajustes para pasar de estar in situ todo el tiempo a hacerlo de forma remota. Ya teníamos la seguridad y el acceso integrados para que fuera seguro y fácil de usar en nuestro entorno".

Esa sensación de facilidad se ha extendido a la forma en que el equipo comparte documentos, colabora en ellos y los comparte externamente.

Integraciones excepcionales

"Hasta ahora no hay nada que hayamos encontrado que no se integre con NetDocuments", dijo Moore. "Tanto si se trata del correo electrónico de Office Suite como de Office 365, Microsoft Teams y las partes basadas en la nube de estos, esas integraciones con soluciones de terceros realmente destacan con nosotros."

Hacia el futuro con una visión 20/20

Moore admitió que al principio la empresa dudaba si adoptar un sistema de gestión de documentos en la nube. Pero cambiaron de opinión.

"NetDocuments se ha convertido en uno de nuestros socios y aplicaciones en la nube más fuertes que utilizamos", dijo. "NetDocuments está en el centro de toda nuestra producción de documentos, independientemente del grupo de práctica, independientemente de la función del trabajo".

Hoy agradecen haber tomado la decisión que tomaron, y cuándo lo hicieron.

"No habríamos podido seguir prestando buenos servicios de propiedad intelectual en torno a la producción de documentos y, desde luego, no habríamos podido convertirnos en remotos tan rápidamente como el año pasado sin tener a NetDocuments en el centro de la documentación de nuestros clientes y de nuestra estrategia general de sistemas de gestión de documentos."

"NetDocuments se ha convertido en uno de nuestros socios de nube y aplicaciones más fuertes que utilizamos".

Anthony Moore, Director de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Tengo que decir que estamos muy satisfechos y esperamos seguir adoptando y utilizando la plataforma", explicó. "Lo próximo en el horizonte de nuestra empresa es, de hecho, probar nuevas funciones y nuevas ofertas de NetDocuments".

(¿Una función que está deseando utilizar? Workspace Security Manager. La herramienta ayuda a los administradores de sistemas a gestionar las políticas de seguridad de NetDocuments con facilidad y aplicarlas a nivel de espacio de trabajo sin necesidad de codificación, lo que agiliza aún más la gestión del software. "No hay que pensárselo dos veces para utilizarlo y obtener las ventajas que conlleva", afirma).

¿Cuáles son las últimas reflexiones de Moore sobre el viaje?

"Mi consejo para cualquiera que esté considerando NetDocuments sería que primero mirara a sus competidores", dice. "Lo que creo que descubrirán es que las funciones, la accesibilidad y las integraciones de NetDocuments en los distintos sistemas y aplicaciones de terceros son insuperables".

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