Stor resa, större belöningar

Om Burke, Warren, Mackay & Serritella

Burke, Warren, MacKay & Serritella är en advokatbyrå med djupa rötter i Chicago. Deras högt kvalificerade och erfarna team betjänar en mängd olika kunder, från privatpersoner till privata företag och börsnoterade bolag, från ideella organisationer till statliga organ – över hela landet och runt om i världen.

På jakt efter användbarhet och skalbarhet

Efter tio långa och ofta frustrerande år med sitt tidigare dokumenthanteringssystem (DMS) insåg advokatbyrån Burke, Warren, MacKay & Serritella att det var dags för en förändring.

"Användarvänlighet och skalbarhet var de största fördelarna vi letade efter i ett nytt DMS", säger Anthony Moore, IT-chef på Burke Warren. "Vi hade många problem med våra tidigare system och ville verkligen ha ett system som vi kunde växa med, men som också var enkelt att använda och hantera."

Företaget letade särskilt efter ett molnbaserat system som skulle vara enkelt att administrera för företagets 70 advokater och över 50 administrativa medarbetare – utan att behöva ta in extra personal eller expertis för att hantera det internt.

”En av de största fördelarna med NetDocuments var att systemet var molnbaserat”, förklarade Moore. ”Vid den tiden ville vi flytta många av våra system till molnet, och NetDocuments var redo för det – men många av konkurrenterna var det inte.”

Dessutom uppfyllde NetDocuments teamets krav på användbarhet och skalbarhet. ”Det är ett mycket intuitivt system”, säger Moore. ”Hur enkelt det var att administrera och använda NetDocuments var avgörande för vårt beslut.”

En utmaning värd att övervinna

Trots att teamet var fast beslutet att gå över till ett modernt DMS kände de ändå en viss oro inför övergången från lokal dokumenthantering till ett molnbaserat DMS. Det skulle bli en stor förändring, med många dokument och metadata som skulle överföras mellan systemen.

”Hur enkelt det var att administrera och använda NetDocuments var verkligen avgörande för vårt beslut.”

Anthony Moore, IT-chef, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Det var väldigt länge sedan vi hade påbörjat ett sådant projekt", medgav Moore. "Så det fanns några helt normala farhågor och bekymmer. Skulle allt fungera? Skulle allt vara läsbart och tillgängligt? Skulle säkerheten fungera? Sådana saker."

Trots dessa farhågor var teamet övertygat om att bytet skulle vara värt det.

”Säkerhet och dataintegritet – det var två saker som NetDocuments hanterade mycket bra, enligt min mening”, säger Moore. ”Så de risker och farhågor vi hade uppvägdes med råge av fördelarna med NetDocuments system, som säkerställde att alla dokument och data överfördes korrekt och fullständigt, samt de säkerhetsfunktioner som fanns på plats. Det gjorde oss verkligen trygga.”

Hantera implementering med finess

För att underlätta implementeringen tog Burke Warren hjälp av Keno Kozie – en pålitlig leverantör av hanterade tjänster som också är baserad i Chicago.

"De hade ett mycket, mycket starkt team", säger Moore. "Deras ingenjörer hade omfattande kunskaper om både NetDocuments och det system vi övergick från. De var mycket kompetenta."

Genom noggranna förberedelser lyckades Burke Warren och Keno Kozie genomföra en stark plattformsintroduktion med teamet. Som ett resultat har acceptansen varit anmärkningsvärt stark inom hela företaget.

"Den största överraskningen efter övergången var hur enkelt det var att använda systemet direkt", säger Moore.

”Under implementeringen och migreringen hade vi utbildare från Keno Kozie på plats som var till stor hjälp”, fortsatte han. ”Sedan dess har vi erbjudit individuell utbildning och utbildning för flera deltagare. Vi har fått dokumentation från NetDocuments och har även haft samtal med NetDocuments produktspecialister som har hjälpt oss längs vägen.”

Och deras oro över dokumentmigreringen? Helt löst.

"En annan stor överraskning var mängden dokument som överfördes korrekt och fullständigt", sade Moore. "Vi behövde inte göra många efterföljande överföringar för att överföra data efter den första eller de två första överföringarna."

Nu när plattformen är fullt implementerad inom företaget använder Burke Warren NetDocuments som sin kompletta dokumenthanteringslösning – både för kunder och för interna administrativa avdelningar och dokumentation för praktikgrupper.

”Den största överraskningen efter övergången var hur enkelt det var att använda systemet direkt.”

Anthony Moore, IT-chef, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Skörda frukterna av en äkta molnlösning

För Burke Warren-teamet har NetDocuments höjt ribban för vad dokumenthantering kan och bör vara. Här är några exempel på hur denna byrå belönas för sin övergång till molnet:

Smidig användning i vardagen

"Jag tror att en av de största fördelarna med NetDocuments i det dagliga arbetet är att vi slipper underhålla och administrera det lokala dokumenthanteringssystemet", säger Moore. "Sådana system har många servrar, många databaser, många rörliga delar och saker som kan gå fel... och då har vi inte ens räknat med katastrofåterställningen!"

Men det är inte bara den tekniska sidan som får företaget att dra en suck av lättnad.

”Ur användarperspektivet finns det många olika sätt att använda NetDocuments, både när det gäller webbläsarkompatibilitet och olika applikationer som du använder. Och även när du måste ladda upp dokument manuellt till NetDocuments är det en mycket smidig process.”

”Jag tror att en av de största fördelarna med NetDocuments i det dagliga arbetet är att vi slipper underhålla och administrera det lokala dokumenthanteringssystemet.”

Anthony Moore, IT-chef, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Att blomstra under en global pandemi

”Att övergå till distansarbete under pandemin hade varit en mardröm om vi fortfarande hade använt ett lokalt system för vår dokumenthantering”, säger Moore. ”NetDocuments gjorde övergången till 100 % distansarbete så mycket enklare. Det molnbaserade systemet började ge ännu större avkastning just då.”

Även om säkerhet alltid är en viktig fråga för advokatbyråer, upplevde Burke Warren inte någon extra stress när deras team började arbeta hemifrån.

"Säkerhet och tillgänglighet är något som NetDocuments redan hade inbyggt", förklarade Moore. "Vi behövde egentligen inte göra så många justeringar alls när vi gick från att vara på plats hela tiden till att arbeta på distans. Vi hade redan säkerheten och åtkomsten inbyggd för att göra det säkert och enkelt att använda i vår miljö."

Denna känsla av enkelhet har spridit sig till hur teamet delar dokument, samarbetar kring dem och delar dem externt.

Exceptionella integrationer

"Hittills har vi inte stött på något som inte kan integreras med NetDocuments", säger Moore. "Oavsett om det gäller Office Suite-e-post, Office 365, Microsoft Teams och de molnbaserade delarna av dessa – integrationerna med tredjepartslösningar är verkligen något som sticker ut för oss."

In i framtiden med 20/20 syn

Moore medgav gärna att företaget inledningsvis var tveksamt till att övergå till ett dokumenthanteringssystem i molnet. Men de ändrade sig.

"NetDocuments har blivit en av våra starkaste molnpartner och applikationer som vi använder", sade han. "NetDocuments är centrala för hela vår dokumentproduktion, oavsett verksamhetsgrupp och oavsett arbetsuppgift."

Idag är de tacksamma för att de fattade det beslutet – och för att de fattade det just då.

”Vi hade inte kunnat fortsätta att tillhandahålla bra IP-tjänster inom dokumentproduktion, och vi hade definitivt inte kunnat övergå till distansarbete så snabbt som vi gjorde förra året utan NetDocuments som kärnan i vår kunddokumentation och vår övergripande strategi för dokumenthanteringssystem.”

”NetDocuments har blivit en av våra starkaste molnpartner och applikationer som vi använder.”

Anthony Moore, IT-chef, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Jag måste säga att vi är mycket nöjda och ser fram emot att fortsätta använda plattformen", förklarade han. "Nästa steg för vårt företag är att testa nya funktioner och nya erbjudanden från NetDocuments."

(En funktion som han ser fram emot att använda? Workspace Security Manager. Verktyget hjälper systemadministratörer att enkelt hantera NetDocuments säkerhetspolicyer och tillämpa dem på arbetsplatsnivå utan kodning, vilket ytterligare effektiviserar hanteringen av programvaran. ”Det är ganska självklart att använda det och dra nytta av fördelarna som följer med det”, säger han.)

Så vad är Moores avslutande tankar om resan?

”Mitt råd till alla som överväger NetDocuments är att först titta på deras konkurrenter”, säger han. "Jag tror att du kommer att upptäcka att NetDocuments funktioner, tillgänglighet och integrationer i olika system och tredjepartsapplikationer är oöverträffade."

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.