Grande viagem, maiores recompensas

Sobre Burke, Warren, Mackay & Serritella

Uma sociedade de advogados com profundas raízes em Chicago, a equipa altamente qualificada e experiente da Burke, Warren, MacKay & Serritella presta serviços a uma variedade de clientes, desde indivíduos a empresas de capital fechado e empresas de capital aberto, e desde entidades sem fins lucrativos a organismos governamentais - em todo o país e em todo o mundo.

Em busca de usabilidade e escalabilidade

Após dez longos e muitas vezes frustrantes anos com o seu anterior sistema de gestão documental (DMS), a firma de advogados Burke, Warren, MacKay & Serritella sabia que estava na altura de mudar.

"A facilidade de utilização e a escalabilidade eram as maiores vantagens que procurávamos num novo DMS", afirmou Anthony Moore, diretor de TI da Burke Warren. "Tivemos muitos problemas com os nossos sistemas anteriores e queríamos um sistema com o qual pudéssemos crescer, mas que também fosse fácil de utilizar e gerir."

Em particular, a empresa estava à procura de um sistema baseado na nuvem que fosse fácil de administrar para os 70 advogados e mais de 50 funcionários administrativos da empresa - sem ter de recorrer a mão de obra adicional ou a conhecimentos especializados para o gerir internamente.

"Uma das coisas que mais se destacou na NetDocuments foi o facto de o sistema ser baseado na nuvem", explicou Moore. "Na altura, estávamos a tentar mudar muitos dos nossos sistemas para a nuvem e a NetDocuments estava preparada - mas muitos dos concorrentes não estavam."

Além disso, o NetDocuments satisfazia os requisitos da equipa em termos de usabilidade e escalabilidade. "É um sistema muito intuitivo", afirmou Moore. "A facilidade de administração e utilização do NetDocuments foi o que mais nos chamou a atenção ao tomarmos a decisão."

Um desafio que vale a pena superar

Embora estivessem empenhados em fazer a viagem em direção a um DMS moderno, a equipa ainda sentia alguma apreensão quando se aproximava a transição da gestão documental local para um DMS na nuvem. Ia ser uma grande mudança, com muitos documentos e metadados a serem transferidos entre sistemas.

"A facilidade de administração e utilização do NetDocuments foi o que mais nos chamou a atenção ao tomarmos a decisão."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Há muito tempo que não embarcávamos num projeto como este", admitiu Moore. "Por isso, havia alguns receios e preocupações muito normais. Será que tudo seria transmitido? Estaria tudo legível e acessível? Será que a segurança seria transmitida? Coisas desse género."

Apesar destas preocupações, a equipa estava confiante de que a mudança valeria a pena.

"A segurança e a integridade dos dados são duas coisas que a NetDocuments trata muito bem, na minha opinião", disse Moore. "Assim, os riscos e as preocupações que tínhamos foram largamente ultrapassados pelas vantagens de a NetDocuments ter sistemas que garantiam que todos os documentos e dados eram transmitidos de forma exacta e completa, bem como as funcionalidades de segurança existentes. Isso deixou-nos realmente à vontade."

Tratamento da implementação com requinte

Para ajudar na implementação, a Burke Warren recorreu à ajuda da Keno Kozie - um fornecedor de serviços geridos de confiança também sediado em Chicago.

"Tinham uma equipa muito, muito forte", disse Moore. "Os seus engenheiros trouxeram uma grande quantidade de conhecimentos sobre o NetDocuments e o sistema do qual estávamos a fazer a transição. Eles foram muito pontuais."

Através de uma preparação cuidadosa, Burke Warren e Keno Kozie realizaram uma forte implementação da plataforma com a equipa. Como resultado, a adoção tem sido extraordinariamente forte em toda a empresa.

"A maior surpresa depois de termos feito a transição foi a facilidade com que o sistema foi utilizado logo de início", afirmou Moore.

"Durante a implementação e a migração, tivemos formadores no local da Keno Kozie que nos ajudaram imenso", continuou. "Desde então, oferecemos formação individual e formação individual. Recebemos documentação da NetDocuments e até tivemos chamadas com especialistas em produtos da NetDocuments para nos ajudar ao longo do caminho."

E as suas preocupações sobre a migração de documentos? Completamente resolvidas.

"Outra grande surpresa foi a quantidade de documentos que foram transferidos de forma exacta e completa", disse Moore. "Não tivemos de fazer muitas passagens subsequentes para transferir dados após uma ou duas transferências iniciais."

Agora que a plataforma está totalmente implementada na empresa, a Burke Warren utiliza o NetDocuments como a sua solução completa de gestão de documentos - tanto para clientes como para departamentos administrativos internos e documentação de grupos de prática.

"A maior surpresa depois de termos feito a transição foi a facilidade de utilização do sistema logo à partida."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Colher os benefícios de uma verdadeira solução de nuvem

Para a equipa da Burke Warren, o NetDocuments elevou a fasquia do que a gestão de documentos pode e deve ser. Aqui estão apenas algumas das formas como esta empresa está a ser recompensada pela sua viagem para a nuvem:

Utilização diária sem problemas

"Penso que uma das maiores ajudas da NetDocuments no dia a dia é não ter de manter e administrar o sistema de gestão de documentos no local", afirmou Moore. "Esses sistemas têm muitos servidores, muitas bases de dados, muitas partes móveis e coisas que podem correr mal... e isto sem contar com o aspeto da recuperação de desastres!"

Mas não é apenas o aspeto técnico que faz com que a empresa exale um suspiro de alívio.

"Do ponto de vista das pessoas, há muitas formas diferentes de utilizar o NetDocuments, desde a compatibilidade com o browser até às diferentes aplicações que utiliza. E mesmo quando é necessário carregar documentos manualmente para o NetDocuments, o processo é muito simples."

"Penso que uma das maiores ajudas da NetDocuments no dia a dia é não ter de manter e administrar o sistema de gestão de documentos no local."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Prosperar durante uma pandemia global

"Se tivéssemos passado a trabalhar remotamente durante a pandemia, teria sido um pesadelo se ainda estivéssemos a utilizar um sistema local para a nossa gestão de documentos", afirmou Moore. "O NetDocuments facilitou imenso o processo de teletrabalho a 100%. O sistema baseado na nuvem começou a compensar ainda mais nessa altura."

Embora a segurança seja sempre uma das principais preocupações dos escritórios de advogados, a Burke Warren não teve muito mais stress quando a sua equipa começou a trabalhar a partir de casa.

"A segurança e a acessibilidade são coisas que a NetDocuments já tinha incorporadas", explicou Moore. "Não tivemos de fazer muitos ajustes para passarmos de estar sempre no local para a utilização remota. Já tínhamos a segurança e o acesso integrados para o tornar seguro e fácil de utilizar no nosso ambiente."

Essa sensação de facilidade estendeu-se à forma como a equipa partilha documentos, colabora com eles e os partilha externamente.

Integrações excepcionais

"Até agora, não encontrámos nada que não se integre com o NetDocuments", afirmou Moore. "Quer se trate do correio eletrónico do Office Suite, do Office 365, do Microsoft Teams e das partes baseadas na nuvem, essas integrações com soluções de terceiros destacam-se realmente entre nós."

Rumo ao futuro com uma visão 20/20

Moore admitiu prontamente que a empresa estava inicialmente hesitante em fazer a transição para um verdadeiro sistema de gestão documental em nuvem. Mas mudaram de ideias.

"O NetDocuments tornou-se um dos nossos parceiros de nuvem mais fortes e das aplicações que utilizamos", afirmou. "O NetDocuments está no centro de toda a nossa produção de documentos, independentemente do grupo de prática, independentemente da função de trabalho."

Hoje, estão gratos por terem tomado a decisão que tomaram - e quando o fizeram.

"Não teríamos sido capazes de continuar a fornecer bons serviços de IP em torno da produção de documentos, e certamente não teríamos sido capazes de nos tornarmos remotos tão rapidamente como fizemos no ano passado, sem ter a NetDocuments no centro da documentação dos nossos clientes e da nossa estratégia global de sistema de gestão de documentos."

"A NetDocuments tornou-se um dos nossos parceiros de nuvem mais fortes e das aplicações que utilizamos."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Devo dizer que estamos muito satisfeitos e que esperamos continuar a adotar e a utilizar a plataforma", explicou. "O que está no horizonte da nossa empresa é experimentar novas funcionalidades e novas ofertas da NetDocuments."

(Uma funcionalidade que ele mal pode esperar para utilizar? O Workspace Security Manager. A ferramenta ajuda os administradores de sistemas a gerir facilmente as políticas de segurança do NetDocuments e a aplicá-las ao nível do espaço de trabalho sem qualquer codificação, simplificando ainda mais a gestão do software. "É praticamente óbvio que não há necessidade de a utilizar e de obter os benefícios que lhe estão associados", afirmou).

Então, quais são os pensamentos finais de Moore sobre a viagem?

"O meu conselho para qualquer pessoa que esteja a considerar a NetDocuments seria, em primeiro lugar, olhar para os seus concorrentes", diz ele. "O que penso que irá descobrir é que as funcionalidades, a acessibilidade e as integrações da NetDocuments nos vários sistemas e aplicações de terceiros são inigualáveis."

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