Grande jornada, maiores recompensas

Sobre o Burke, Warren, Mackay & Serritella

Um escritório de advocacia com profundas raízes em Chicago, a equipe altamente qualificada e experiente do Burke, Warren, MacKay & Serritella atende a uma variedade de clientes, desde pessoas físicas a empresas de capital fechado e empresas de capital aberto, e de entidades sem fins lucrativos a órgãos governamentais, em todo o país e no mundo.

Em busca de usabilidade e escalabilidade

Depois de dez longos e muitas vezes frustrantes anos com seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) anterior, o escritório de advocacia Burke, Warren, MacKay & Serritella sabia que era hora de mudar.

"A facilidade de uso e a escalabilidade eram os maiores benefícios que buscávamos em um novo DMS", disse Anthony Moore, diretor de TI da Burke Warren. "Tivemos muitos problemas com nossos sistemas anteriores e realmente queríamos um sistema com o qual pudéssemos crescer, mas que também fosse fácil de usar e gerenciar."

Em particular, a empresa estava procurando um sistema baseado em nuvem que fosse fácil de administrar para os 70 advogados e mais de 50 funcionários administrativos da empresa, sem a necessidade de contratar mão de obra extra ou conhecimento especializado para gerenciá-lo internamente.

"Uma das coisas que mais se destacaram na NetDocuments foi o fato de o sistema ser baseado na nuvem", explicou Moore. "Na época, estávamos querendo migrar muitos dos nossos sistemas para a nuvem, e a NetDocuments estava pronta, mas muitos dos concorrentes não estavam."

Além disso, o NetDocuments atendeu aos requisitos de usabilidade e escalabilidade da equipe. "É um sistema muito intuitivo", disse Moore. "A facilidade de administrar e usar o NetDocuments realmente nos chamou a atenção ao tomarmos a decisão."

Um desafio que vale a pena ser superado

Embora estivessem empenhados em fazer a jornada rumo a um DMS moderno, a equipe ainda sentia certa apreensão ao abordar a transição do gerenciamento de documentos local para um DMS na nuvem. Seria uma grande mudança, com muitos documentos e metadados a serem transferidos entre os sistemas.

"A facilidade de administrar e usar o NetDocuments realmente nos chamou a atenção para tomar a decisão."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Fazia muito tempo que não embarcávamos em um projeto como esse", admitiu Moore. "Portanto, havia alguns medos e preocupações normais. Será que tudo seria transmitido? Será que tudo seria legível e acessível? A segurança viria? Coisas desse tipo."

Apesar dessas preocupações, a equipe estava confiante de que a mudança valeria a pena.

"Segurança e integridade dos dados - essas são duas coisas que a NetDocuments lida muito bem, na minha opinião", disse Moore. "Portanto, os riscos e as preocupações que tínhamos foram muito superados pelas vantagens de a NetDocuments ter sistemas que garantiam que todos os documentos e dados fossem transmitidos de forma precisa e completa, bem como os recursos de segurança existentes. Isso realmente nos deixou à vontade."

Manuseio da implementação com finesse

Para ajudar na implementação, a Burke Warren contou com a ajuda da Keno Kozie, um provedor de serviços gerenciados de confiança, também com sede em Chicago.

"Eles tinham uma equipe muito, muito forte", disse Moore. "Seus engenheiros trouxeram uma riqueza de conhecimentos sobre o NetDocuments e o sistema do qual estávamos fazendo a transição. Eles foram muito pontuais."

Por meio de uma preparação cuidadosa, Burke Warren e Keno Kozie realizaram um forte lançamento da plataforma com a equipe. Como resultado, a adoção tem sido notavelmente forte em toda a empresa.

"A maior surpresa depois que fizemos a transição foi a facilidade de usar o sistema logo de cara", disse Moore.

"Durante a implementação e a migração, tivemos treinadores locais da Keno Kozie que nos ajudaram muito", continuou. "Desde então, oferecemos treinamento individual e treinamento individual. Recebemos documentação da NetDocuments e até tivemos ligações com especialistas em produtos da NetDocuments para nos ajudar ao longo do caminho."

E suas preocupações com a migração de documentos? Completamente resolvidas.

"Outra grande surpresa foi a quantidade de documentos que foram transferidos de forma precisa e completa", disse Moore. "Não tivemos que fazer muitas passagens subsequentes para transferir dados após uma ou duas transferências iniciais."

Agora que a plataforma está totalmente implementada na empresa, a Burke Warren usa o NetDocuments como sua solução completa de gerenciamento de documentos, tanto para clientes quanto para departamentos administrativos internos e documentação de grupos de prática.

"A maior surpresa depois que fizemos a transição foi a facilidade de usar o sistema logo de cara."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Colhendo os frutos de uma verdadeira solução de nuvem

Para a equipe da Burke Warren, o NetDocuments elevou o nível do que o gerenciamento de documentos pode e deve ser. Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais essa empresa está sendo recompensada por sua jornada para a nuvem:

Uso diário sem interrupções

"Acho que uma das maiores ajudas da NetDocuments no dia a dia é não ter que manter e administrar o sistema de gerenciamento de documentos no local", disse Moore. "Esses sistemas têm muitos servidores, muitos bancos de dados, muitas partes móveis e coisas que podem dar errado... e isso sem contar o aspecto da recuperação de desastres!"

Mas não é apenas o aspecto técnico que faz com que a empresa exale um suspiro de alívio.

"Do ponto de vista das pessoas, há muitas maneiras diferentes de usar o NetDocuments, desde a compatibilidade com o navegador até os diferentes aplicativos que o você usa. E mesmo quando o você precisa fazer o upload manual de documentos para o NetDocuments, é um processo muito simples."

"Acho que uma das maiores ajudas da NetDocuments no dia a dia é não ter que manter e administrar o sistema de gerenciamento de documentos no local."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Prosperando em meio a uma pandemia global

"Se tivéssemos usado um sistema local para o nosso gerenciamento de documentos, teria sido um pesadelo trabalhar remotamente durante a pandemia", disse Moore. "O NetDocuments facilitou muito o processo de se tornar 100% remoto. O sistema baseado em nuvem começou a valer ainda mais a pena naquele momento."

Embora a segurança seja sempre uma das principais preocupações dos escritórios de advocacia, a Burke Warren não teve muito estresse adicional quando sua equipe começou a trabalhar em casa.

"Segurança e acessibilidade são coisas que a NetDocuments já tinha incorporadas", explicou Moore. "Na verdade, não tivemos que fazer muitos ajustes, pois passamos de estar no local o tempo todo para o trabalho remoto. Já tínhamos a segurança e o acesso integrados para torná-lo seguro e fácil de usar em nosso ambiente."

Essa sensação de facilidade se estendeu à maneira como a equipe compartilha documentos, colabora com eles e os compartilha externamente.

Integrações excepcionais

"Até agora, não encontramos nada que não se integre ao NetDocuments", disse Moore. "Seja o e-mail do Office Suite, o Office 365, o Microsoft Teams e suas partes baseadas na nuvem, essas integrações com soluções de terceiros realmente se destacam para nós."

Indo para o futuro com uma visão 20/20

Moore admitiu prontamente que a empresa estava inicialmente hesitante em fazer a jornada para um verdadeiro sistema de gerenciamento de documentos na nuvem. Mas eles mudaram de ideia.

"A NetDocuments se tornou um dos nossos mais fortes parceiros e aplicativos de nuvem que usamos", disse ele. "O NetDocuments está no centro de toda a nossa produção de documentos, independentemente do grupo de prática, independentemente da função do trabalho."

Hoje, eles se sentem gratos por terem tomado a decisão que tomaram - e quando o fizeram.

"Não teríamos sido capazes de continuar a fornecer bons serviços de IP em relação à produção de documentos e certamente não teríamos sido capazes de nos tornarmos remotos tão rapidamente como fizemos no ano passado sem ter a NetDocuments no centro da documentação de nossos clientes e de nossa estratégia geral de sistema de gerenciamento de documentos."

"A NetDocuments se tornou um dos nossos parceiros de nuvem e aplicativos mais fortes que usamos."

Anthony Moore, Diretor de TI, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Devo dizer que estamos muito satisfeitos e esperamos continuar adotando e usando a plataforma", explicou. "O que está por vir no horizonte de nossa empresa é realmente experimentar novos recursos e novas ofertas da NetDocuments."

(Um recurso que ele mal pode esperar para usar? O Workspace Security Manager. A ferramenta ajuda os administradores de sistemas a gerenciar as políticas de segurança do NetDocuments com facilidade e aplicá-las em um nível de espaço de trabalho sem codificação, simplificando ainda mais o gerenciamento do software. "Isso é praticamente óbvio no que diz respeito a usá-lo e obter os benefícios que vêm junto com ele", disse ele).

Então, quais são as considerações finais de Moore sobre a viagem?

"Meu conselho para qualquer pessoa que esteja considerando a NetDocuments seria primeiro olhar para seus concorrentes", diz ele. "O que eu acho que os vocêes descobrirão é que os recursos, a acessibilidade e as integrações da NetDocuments nos vários sistemas e aplicativos de terceiros são incomparáveis."

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