Grand voyage, récompenses encore plus grandes

À propos de Burke, Warren, Mackay & Serritella

Cabinet d'avocats profondément ancré à Chicago, Burke, Warren, MacKay & Serritella dispose d'une équipe hautement qualifiée et expérimentée qui sert une clientèle variée, allant des particuliers aux entreprises privées en passant par les sociétés cotées en bourse, et des organismes à but non lucratif aux organismes gouvernementaux, à travers le pays et dans le monde entier.

À la recherche de la facilité d'utilisation et de l'évolutivité

Après dix longues années souvent frustrantes avec leur ancien système de gestion documentaire (DMS), le cabinet d'avocats Burke, Warren, MacKay & Serritella a compris qu'il était temps de changer.

« La facilité d'utilisation et l'évolutivité étaient les principaux avantages que nous recherchions dans un nouveau système de gestion documentaire », a déclaré Anthony Moore, directeur informatique chez Burke Warren. « Nous avons rencontré de nombreux problèmes avec nos anciens systèmes, et nous voulions vraiment un système qui puisse évoluer avec nous, mais qui soit également facile à utiliser et à gérer. »

En particulier, le cabinet recherchait un système basé sur le cloud qui serait facile à administrer pour ses 70 avocats et plus de 50 employés administratifs, sans avoir à faire appel à du personnel ou à des compétences supplémentaires pour le gérer en interne.

« L'un des principaux atouts de NetDocuments était son système basé sur le cloud », explique M. Moore. « À l'époque, nous cherchions à migrer une grande partie de nos systèmes vers le cloud, et NetDocuments était prêt, contrairement à bon nombre de ses concurrents. »

De plus, NetDocuments répondait aux exigences de l'équipe en matière de convivialité et d'évolutivité. « C'est un système très intuitif », a déclaré M. Moore. « La facilité d'administration et d'utilisation de NetDocuments a vraiment été déterminante dans notre décision. »

Un défi qui vaut la peine d'être relevé

Bien qu'ils fussent déterminés à franchir le pas vers un système de gestion documentaire moderne, les membres de l'équipe éprouvaient tout de même une certaine appréhension à l'approche de la transition d'un système de gestion documentaire sur site vers un système de gestion documentaire dans le cloud. Il s'agissait d'un changement majeur, impliquant le transfert d'un grand nombre de documents et de métadonnées entre les deux systèmes.

« La facilité d'administration et d'utilisation de NetDocuments a vraiment été déterminante dans notre décision. »

Anthony Moore, directeur informatique, Burke, Warren, MacKay & Serritella

« Cela faisait très longtemps que nous n'avions pas entrepris un projet de cette envergure », a admis Moore. « Nous avions donc des craintes et des inquiétudes tout à fait normales. Est-ce que tout allait fonctionner ? Est-ce que tout serait lisible et accessible ? Est-ce que la sécurité serait assurée ? Des choses comme ça. »

Malgré ces préoccupations, l'équipe était convaincue que le changement en valait la peine.

« La sécurité et l'intégrité des données sont deux aspects que NetDocuments gère très bien, à mon avis », a déclaré M. Moore. « Les risques et les préoccupations que nous avions ont donc été largement compensés par les avantages offerts par NetDocuments, qui dispose de systèmes garantissant la transmission précise et complète de tous les documents et données, ainsi que de fonctionnalités de sécurité efficaces. Cela nous a vraiment rassurés. »

Gérer la mise en œuvre avec finesse

Pour faciliter la mise en œuvre, Burke Warren a fait appel à Keno Kozie, un fournisseur de services gérés de confiance également basé à Chicago.

« Ils avaient une équipe très, très solide », a déclaré Moore. « Leurs ingénieurs ont apporté une mine de connaissances sur NetDocuments et sur le système que nous étions en train de remplacer. Ils ont été très efficaces. »

Grâce à une préparation minutieuse, Burke Warren et Keno Kozie ont réussi à mettre en place une plateforme solide avec l'équipe. En conséquence, son adoption a été remarquablement forte dans toute l'entreprise.

« La plus grande surprise après la transition a été la facilité d'utilisation du système dès le départ », a déclaré M. Moore.

« Pendant la mise en œuvre et la migration, nous avons bénéficié de l'aide précieuse des formateurs sur site de Keno Kozie », poursuit-il. « Depuis, nous avons proposé des formations individuelles et collectives. Nous avons reçu de la documentation de NetDocuments et avons même eu des entretiens téléphoniques avec les spécialistes produits de NetDocuments pour nous aider tout au long du processus. »

Et leurs inquiétudes concernant la migration des documents ? Elles ont été complètement dissipées.

« Une autre grande surprise a été la quantité de documents transférés avec précision et intégralité », a déclaré M. Moore. « Nous n'avons pas eu à effectuer de nombreux transferts supplémentaires après les deux premiers. »

Maintenant que la plateforme est entièrement mise en œuvre au sein du cabinet, Burke Warren utilise NetDocuments comme solution complète de gestion documentaire, tant pour ses clients que pour ses services administratifs internes et la documentation de ses groupes de pratique.

« La plus grande surprise après la transition a été la facilité d'utilisation immédiate du système. »

Anthony Moore, directeur informatique, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Récolter les fruits d'une solution véritablement cloud

Pour l'équipe Burke Warren, NetDocuments a relevé la barre en matière de gestion documentaire. Voici quelques exemples illustrant les avantages dont bénéficie ce cabinet grâce à son passage au cloud :

Utilisation quotidienne sans faille

« Je pense que l'un des principaux avantages que NetDocuments nous apporte au quotidien est de ne plus avoir à entretenir et à administrer le système de gestion documentaire sur site », explique M. Moore. « Ces systèmes comportent de nombreux serveurs, de nombreuses bases de données, de nombreux éléments mobiles et de nombreux éléments susceptibles de tomber en panne... sans même parler de la question de la reprise après sinistre ! »

Mais ce n'est pas seulement l'aspect technique qui permet à l'entreprise de pousser un soupir de soulagement.

« Du point de vue des utilisateurs, NetDocuments peut être utilisé de nombreuses façons différentes, tant en termes de compatibilité avec les navigateurs que d'applications utilisées. Et même lorsque vous devez télécharger manuellement des documents dans NetDocuments, le processus est très fluide. »

« Je pense que l'un des principaux avantages que NetDocuments nous apporte au quotidien est de ne plus avoir à entretenir et à administrer le système de gestion documentaire sur site. »

Anthony Moore, directeur informatique, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Prospérer malgré une pandémie mondiale

« Le passage au télétravail pendant la pandémie aurait été un cauchemar si nous avions continué à utiliser un système sur site pour la gestion de nos documents », a déclaré M. Moore. « NetDocuments a considérablement facilité le passage à un télétravail à 100 %. Le système basé sur le cloud a alors commencé à porter ses fruits encore davantage. »

Bien que la sécurité soit toujours une préoccupation majeure pour les cabinets d'avocats, Burke Warren n'a pas ressenti de stress supplémentaire lorsque son équipe a commencé à travailler à domicile.

« La sécurité et l'accessibilité sont des éléments déjà intégrés à NetDocuments », explique M. Moore. « Nous n'avons vraiment pas eu à faire beaucoup d'ajustements pour passer d'un fonctionnement sur site à un fonctionnement à distance. Nous disposions déjà de la sécurité et de l'accès intégrés pour rendre le système sûr et facile à utiliser dans notre environnement. »

Cette sensation de facilité s'est étendue à la manière dont l'équipe partage les documents, collabore dessus et les partage en externe.

Intégrations exceptionnelles

« Jusqu'à présent, nous n'avons rien trouvé qui ne s'intègre pas à NetDocuments », a déclaré M. Moore. « Qu'il s'agisse de la suite Office, d'Office 365, de Microsoft Teams ou des parties basées sur le cloud de ces solutions, ces intégrations avec des solutions tierces nous semblent vraiment exceptionnelles. »

Aller vers l'avenir avec une vision parfaite

Moore a volontiers admis que l'entreprise était initialement réticente à passer à un système de gestion de documents véritablement basé sur le cloud. Mais elle a changé d'avis.

« NetDocuments est devenu l'un de nos principaux partenaires cloud et l'une des applications que nous utilisons le plus », a-t-il déclaré. « NetDocuments est au cœur de toute notre production documentaire, quel que soit le groupe de pratique ou la fonction. »

Aujourd'hui, ils sont reconnaissants d'avoir pris cette décision, et de l'avoir prise à ce moment-là.

« Nous n'aurions pas pu continuer à fournir des services IP de qualité en matière de production de documents, et nous n'aurions certainement pas pu passer au télétravail aussi rapidement que nous l'avons fait l'année dernière sans NetDocuments au cœur de notre documentation client et de notre stratégie globale de gestion documentaire. »

« NetDocuments est devenu l'un de nos partenaires cloud les plus solides et l'une des applications que nous utilisons le plus. »

Anthony Moore, directeur informatique, Burke, Warren, MacKay & Serritella

« Je dois dire que nous sommes très satisfaits et que nous avons hâte de continuer à adopter et à utiliser cette plateforme », a-t-il expliqué. « La prochaine étape pour notre entreprise consiste à essayer les nouvelles fonctionnalités et les nouvelles offres de NetDocuments. »

(Une fonctionnalité qu'il a hâte d'utiliser ? Workspace Security Manager. Cet outil aide les administrateurs système à gérer facilement les politiques de sécurité NetDocuments et à les appliquer au niveau de l'espace de travail sans aucun codage, ce qui simplifie encore davantage la gestion du logiciel. « C'est vraiment un jeu d'enfant à utiliser et les avantages qui en découlent sont évidents », a-t-il déclaré.)

Alors, quelles sont les dernières réflexions de Moore sur ce voyage ?

« Mon conseil à tous ceux qui envisagent d'utiliser NetDocuments serait d'abord de se renseigner sur leurs concurrents », dit-il. « Je pense que vous constaterez que les fonctionnalités, l'accessibilité et les intégrations de NetDocuments dans divers systèmes et applications tierces sont sans égal. »

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