Grote reis, grotere beloningen

Over Burke, Warren, Mackay & Serritella

Burke, Warren, MacKay & Serritella is een advocatenkantoor met diepe wortels in Chicago. Het hooggekwalificeerde en ervaren team bedient een breed scala aan cliënten, variërend van particulieren tot besloten vennootschappen en beursgenoteerde ondernemingen, en van non-profitorganisaties tot overheidsinstanties, zowel in de Verenigde Staten als wereldwijd.

Op zoek naar bruikbaarheid en schaalbaarheid

Na tien lange en vaak frustrerende jaren met hun vorige documentbeheersysteem (DMS) wist advocatenkantoor Burke, Warren, MacKay & Serritella dat het tijd was voor verandering.

"Gebruiksgemak en schaalbaarheid waren de belangrijkste voordelen die we zochten in een nieuw DMS", aldus Anthony Moore, IT-directeur bij Burke Warren. "We hadden veel problemen met onze vorige systemen en we wilden echt een systeem dat met ons mee kon groeien, maar dat ook gebruiksvriendelijk en eenvoudig te beheren was."

Het kantoor was met name op zoek naar een cloudgebaseerd systeem dat eenvoudig te beheren zou zijn voor de 70 advocaten en meer dan 50 administratieve medewerkers van het kantoor, zonder dat er extra mankracht of expertise nodig zou zijn om het intern te beheren.

"Een van de belangrijkste dingen die opviel aan NetDocuments was dat het systeem cloudgebaseerd was", legt Moore uit. "Op dat moment waren we van plan om veel van onze systemen naar de cloud te verhuizen, en NetDocuments was daar klaar voor, maar veel van de concurrenten niet."

Bovendien voldeed NetDocuments aan de eisen van het team op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en schaalbaarheid. "Het is een zeer intuïtief systeem", aldus Moore. "Het gemak waarmee NetDocuments te beheren en te gebruiken was, gaf voor ons echt de doorslag bij het nemen van de beslissing."

Een uitdaging die het waard is om te overwinnen

Hoewel ze vastbesloten waren om de overstap naar een modern DMS te maken, voelde het team toch enige bezorgdheid toen de overgang van on-premise documentbeheer naar een cloud-DMS naderde. Het zou een grote verandering worden, met veel documenten en metadata die tussen systemen moesten worden overgezet.

"Hoe eenvoudig het was om NetDocuments te beheren en te gebruiken, sprong ons echt in het oog bij het nemen van de beslissing."

Anthony Moore, directeur IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Het was heel lang geleden dat we aan zo'n project waren begonnen", gaf Moore toe. "Dus er waren een aantal heel normale angsten en zorgen. Zou alles overkomen? Zou alles leesbaar en toegankelijk zijn? Zou de beveiliging overkomen? Dat soort dingen."

Ondanks deze zorgen was het team ervan overtuigd dat de overstap de moeite waard zou zijn.

"Beveiliging en gegevensintegriteit – dat zijn twee zaken waar NetDocuments naar mijn mening uitstekend mee omgaat", aldus Moore. "De risico's en zorgen die we hadden, werden ruimschoots gecompenseerd door de voordelen van NetDocuments, dat beschikt over systemen die ervoor zorgen dat alle documenten en gegevens nauwkeurig en volledig worden overgedragen, en over beveiligingsfuncties. Dat stelde ons echt gerust."

Implementatie met finesse afhandelen

Om te helpen bij de implementatie schakelde Burke Warren de hulp in van Keno Kozie, een vertrouwde managed services provider die ook in Chicago is gevestigd.

"Ze hadden een zeer sterk team", aldus Moore. "Hun ingenieurs beschikten over een schat aan kennis over zowel NetDocuments als het systeem waar we vanaf stapten. Ze waren zeer deskundig."

Door een zorgvuldige voorbereiding hebben Burke Warren en Keno Kozie samen met het team een sterke platformintroductie gerealiseerd. Als gevolg daarvan is de acceptatie binnen het hele bedrijf opmerkelijk groot.

"De grootste verrassing toen we de overstap hadden gemaakt, was hoe gemakkelijk het was om het systeem meteen te gebruiken", aldus Moore.

"Tijdens de implementatie en migratie hebben we enorme hulp gehad van trainers van Keno Kozie die ter plaatse aanwezig waren", vervolgt hij. "Sindsdien hebben we één-op-één-trainingen en één-op-veel-trainingen aangeboden. We hebben documentatie van NetDocuments ontvangen en hebben zelfs met productspecialisten van NetDocuments gebeld om ons daarbij te helpen."

En hun zorgen over de migratie van documenten? Volledig opgelost.

"Een andere grote verrassing was de hoeveelheid documenten die nauwkeurig en volledig werd overgezet", aldus Moore. "Na de eerste twee overdrachten hoefden we niet veel extra handelingen te verrichten om gegevens over te zetten."

Nu het platform volledig is geïmplementeerd binnen het kantoor, gebruikt Burke Warren NetDocuments als complete oplossing voor documentbeheer, zowel voor klanten als voor interne administratieve afdelingen en documentatie van praktijkgroepen.

"De grootste verrassing toen we de overstap hadden gemaakt, was hoe gemakkelijk het was om het systeem meteen te gebruiken."

Anthony Moore, directeur IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

De vruchten plukken van een echte cloudoplossing

Voor het team van Burke Warren heeft NetDocuments de lat voor wat documentbeheer kan en zou moeten zijn hoger gelegd. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe dit kantoor wordt beloond voor zijn overstap naar de cloud:

Naadloos dagelijks gebruik

"Ik denk dat een van de grootste voordelen die NetDocuments ons dagelijks biedt, is dat we het lokale documentbeheersysteem niet meer hoeven te onderhouden en te beheren", aldus Moore. "Die systemen hebben veel servers, veel databases, veel bewegende onderdelen en dingen die mis kunnen gaan... en dan hebben we het nog niet eens over het aspect van noodherstel!"

Maar het is niet alleen de technische kant van de zaak die het bedrijf opgelucht doet ademhalen.

"Vanuit het perspectief van de gebruiker zijn er veel verschillende manieren waarop je NetDocuments kunt gebruiken, zowel wat betreft browsercompatibiliteit als verschillende applicaties die je gebruikt. En zelfs als je documenten handmatig moet uploaden naar NetDocuments, verloopt dat heel soepel."

"Ik denk dat een van de grootste voordelen die NetDocuments ons dagelijks biedt, is dat we het lokale documentbeheersysteem niet meer hoeven te onderhouden en te beheren."

Anthony Moore, directeur IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Bloeiend tijdens een wereldwijde pandemie

"Toen we tijdens de pandemie op afstand gingen werken, zou het een nachtmerrie zijn geweest als we nog steeds een lokaal systeem voor ons documentbeheer hadden gebruikt", aldus Moore. "NetDocuments maakte het proces om 100% op afstand te gaan werken zoveel gemakkelijker. Het cloudgebaseerde systeem begon op dat moment nog meer vruchten af te werpen."

Hoewel veiligheid altijd een belangrijke zorg is voor advocatenkantoren, had Burke Warren niet veel extra stress toen hun team vanuit huis ging werken.

"Beveiliging en toegankelijkheid waren al standaard ingebouwd in NetDocuments", legt Moore uit. "We hoefden eigenlijk helemaal niet veel aanpassingen te doen om van on-site naar remote te gaan. De beveiliging en toegang waren al ingebouwd, zodat het veilig en gebruiksvriendelijk was voor onze omgeving."

Dat gevoel van gemak heeft zich uitgebreid naar de manier waarop het team documenten deelt, eraan samenwerkt en ze extern deelt.

Uitzonderlijke integraties

"Tot nu toe hebben we nog niets gevonden dat niet kan worden geïntegreerd met NetDocuments", aldus Moore. "Of het nu gaat om de e-mail van Office Suite, Office 365, Microsoft Teams en de cloudgebaseerde onderdelen daarvan – die integraties met oplossingen van derden vallen ons echt op."

De toekomst tegemoet met een perfect zicht

Moore gaf grif toe dat het bedrijf aanvankelijk aarzelde om de overstap te maken naar een echt cloudgebaseerd documentbeheersysteem. Maar ze zijn van mening veranderd.

"NetDocuments is een van onze sterkste cloudpartners en applicaties geworden", zei hij. "NetDocuments staat centraal in onze volledige documentproductie, ongeacht de praktijkgroep of functie."

Vandaag zijn ze dankbaar dat ze die beslissing hebben genomen – en dat ze dat op dat moment hebben gedaan.

"Zonder NetDocuments als spil van onze klantdocumentatie en onze algemene strategie voor documentbeheer zouden we niet in staat zijn geweest om goede IP-diensten op het gebied van documentproductie te blijven leveren, en zouden we zeker niet zo snel als vorig jaar op afstand hebben kunnen werken."

"NetDocuments is een van onze sterkste cloudpartners en applicaties geworden die we gebruiken."

Anthony Moore, directeur IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

"Ik moet zeggen dat we erg tevreden zijn en we kijken ernaar uit om het platform te blijven gebruiken", legt hij uit. "De volgende stap voor ons bedrijf is het uitproberen van nieuwe functies en nieuwe aanbiedingen van NetDocuments."

(Een functie waar hij niet op kan wachten om te gebruiken? Workspace Security Manager. Deze tool helpt systeembeheerders om het beveiligingsbeleid van NetDocuments eenvoudig te beheren en toe te passen op werkplekniveau zonder codering, waardoor het beheer van de software verder wordt gestroomlijnd. "Het is vrijwel vanzelfsprekend om het te gebruiken en te profiteren van de voordelen die het biedt", aldus hij.)

Wat zijn Moore's laatste gedachten over de reis?

"Mijn advies aan iedereen die NetDocuments overweegt, is om eerst naar hun concurrenten te kijken", zegt hij. "Ik denk dat je zult ontdekken dat de functies, toegankelijkheid en integraties van NetDocuments in de verschillende systemen en applicaties van derden ongeëvenaard zijn."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.