Un grande viaggio, ricompense ancora più grandi

Informazioni su Burke, Warren, Mackay & Serritella

Studio legale con profonde radici a Chicago, il team altamente qualificato ed esperto di Burke, Warren, MacKay & Serritella assiste una vasta gamma di clienti, che spazia dai privati alle imprese a conduzione familiare, alle società quotate in borsa, dagli enti senza scopo di lucro agli organismi governativi, in tutto il Paese e in tutto il mondo.

Alla ricerca dell'usabilità e della scalabilità

Dopo dieci lunghi e spesso frustranti anni trascorsi con il loro precedente sistema di gestione documentale (DMS), lo studio legale Burke, Warren, MacKay & Serritella ha capito che era giunto il momento di cambiare.

“La facilità d’uso e la scalabilità erano i vantaggi principali che cercavamo in un nuovo sistema di gestione documentale (DMS)”, ha affermato Anthony Moore, direttore IT di Burke Warren. “Abbiamo avuto molti problemi con i nostri sistemi precedenti e volevamo davvero un sistema con cui potessimo crescere, ma che fosse anche facile da usare e da gestire”.

In particolare, lo studio era alla ricerca di un sistema basato sul cloud che fosse di facile gestione per i suoi 70 avvocati e gli oltre 50 dipendenti amministrativi, senza dover ricorrere a personale o competenze aggiuntive per gestirlo internamente.

«Uno degli aspetti più importanti che ci ha colpito di NetDocuments è stato il fatto che il sistema fosse basato sul cloud», ha spiegato Moore. «All’epoca stavamo cercando di trasferire molti dei nostri sistemi sul cloud, e NetDocuments era pronto a farlo, mentre molti dei concorrenti non lo erano».

Inoltre, NetDocuments ha soddisfatto i requisiti del team in termini di usabilità e scalabilità. «È un sistema molto intuitivo», ha affermato Moore. «La facilità con cui è possibile gestire e utilizzare NetDocuments è stata un fattore determinante nella nostra decisione».

Una sfida che vale la pena affrontare

Sebbene fossero determinati a intraprendere il percorso verso un sistema di gestione dei documenti (DMS) moderno, il team nutriva ancora qualche apprensione all’avvicinarsi del passaggio da un sistema di gestione dei documenti on-premise a un DMS basato su cloud. Si trattava di un cambiamento significativo, che comportava il trasferimento di una grande quantità di documenti e metadati da un sistema all’altro.

“La facilità di gestione e utilizzo di NetDocuments è stata davvero un fattore determinante nella nostra decisione.”

Anthony Moore, Direttore IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

«Era passato davvero molto tempo dall’ultima volta che avevamo intrapreso un progetto del genere», ha ammesso Moore. «Quindi c’erano alcuni timori e preoccupazioni del tutto normali. Sarebbe andato tutto a buon fine? Tutto sarebbe stato leggibile e accessibile? La sicurezza avrebbe funzionato? Cose del genere».

Nonostante queste preoccupazioni, il team era convinto che il cambiamento ne valesse la pena.

“Sicurezza e integrità dei dati: secondo me, questi sono due aspetti che NetDocuments gestisce molto bene”, ha affermato Moore. “Pertanto, i rischi e le preoccupazioni che avevamo sono stati ampiamente compensati dai vantaggi offerti da NetDocuments, grazie ai sistemi che garantivano il trasferimento accurato e completo di tutti i documenti e i dati, nonché alle funzionalità di sicurezza in atto. Questo ci ha davvero tranquillizzati.”

Gestire l'implementazione con delicatezza

Per facilitare l'implementazione, Burke Warren si è avvalso della collaborazione di Keno Kozie, un fornitore di servizi gestiti di fiducia con sede anch'esso a Chicago.

«Avevano un team davvero molto forte», ha affermato Moore. «I loro ingegneri hanno messo a disposizione un bagaglio di conoscenze sia su NetDocuments che sul sistema da cui stavamo effettuando la transizione. Sono stati davvero all’altezza della situazione».

Grazie a un'attenta preparazione, Burke Warren e Keno Kozie sono riusciti a realizzare con successo il lancio della piattaforma insieme al team. Di conseguenza, l'adozione della piattaforma è stata straordinariamente ampia in tutta l'azienda.

«La sorpresa più grande, una volta completata la transizione, è stata scoprire quanto fosse facile utilizzare il sistema fin da subito», ha affermato Moore.

«Durante l’implementazione e la migrazione, abbiamo avuto a disposizione dei formatori di Keno Kozie sul posto che ci hanno aiutato moltissimo», ha proseguito. «Da allora, abbiamo offerto corsi di formazione individuali e di gruppo. Abbiamo ricevuto la documentazione da NetDocuments e abbiamo persino avuto colloqui telefonici con gli specialisti di prodotto di NetDocuments per ricevere assistenza lungo il percorso».

E le loro preoccupazioni riguardo alla migrazione dei documenti? Sono state completamente risolte.

«Un’altra grande sorpresa è stata la quantità di documenti che sono stati trasferiti in modo accurato e completo», ha affermato Moore. «Non abbiamo dovuto effettuare molte operazioni successive per trasferire i dati dopo i primi uno o due trasferimenti».

Ora che la piattaforma è stata completamente implementata all'interno dello studio, Burke Warren utilizza NetDocuments come soluzione completa per la gestione dei documenti, sia per i clienti che per i reparti amministrativi interni e la documentazione dei gruppi di pratica.

«La sorpresa più grande, una volta completata la transizione, è stata scoprire quanto fosse facile utilizzare il sistema fin da subito.»

Anthony Moore, Direttore IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Cogliere i frutti di una soluzione true-cloud

Per il team di Burke Warren, NetDocuments ha alzato l’asticella di ciò che la gestione dei documenti può e deve essere. Ecco solo alcuni dei modi in cui questo studio sta raccogliendo i frutti del proprio percorso verso il cloud:

Utilizzo quotidiano senza intoppi

«Credo che uno dei principali vantaggi che NetDocuments ci ha offerto nella gestione quotidiana sia proprio quello di non dover più occuparci della manutenzione e dell’amministrazione del sistema di gestione dei documenti on-premise», ha affermato Moore. «Quei sistemi hanno tantissimi server, tantissimi database, tantissime parti in movimento e tante cose che possono andare storte… senza contare nemmeno l’aspetto del disaster recovery!»

Ma non è solo l'aspetto tecnico a far tirare un sospiro di sollievo all'azienda.

“Dal punto di vista degli utenti, ci sono molti modi diversi di utilizzare NetDocuments, sia in termini di compatibilità con i browser che di integrazione con le diverse applicazioni che si utilizzano. E anche quando è necessario caricare manualmente i documenti su NetDocuments, il processo è davvero fluido.”

“Credo che uno dei principali vantaggi che NetDocuments ci ha offerto nella gestione quotidiana sia proprio quello di non dover più occuparci della manutenzione e dell’amministrazione del sistema di gestione dei documenti on-premise.”

Anthony Moore, Direttore IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

Prosperare durante una pandemia globale

«Quando siamo passati al lavoro da remoto durante la pandemia, sarebbe stato un incubo se avessimo continuato a utilizzare un sistema on-premise per la gestione dei documenti», ha affermato Moore. «NetDocuments ha reso il passaggio al lavoro da remoto al 100% molto più semplice. È stato proprio in quel momento che il sistema basato sul cloud ha iniziato a dare ancora più risultati».

Sebbene la sicurezza sia sempre una delle principali preoccupazioni per gli studi legali, Burke Warren non ha dovuto affrontare particolari difficoltà quando il proprio team ha iniziato a lavorare da casa.

«La sicurezza e l’accessibilità sono caratteristiche che NetDocuments aveva già integrate», ha spiegato Moore. «Non abbiamo dovuto apportare praticamente nessuna modifica per passare dal lavoro in sede a quello da remoto. Avevamo già a disposizione la sicurezza e l’accessibilità necessarie per rendere il sistema sicuro e facile da usare nel nostro contesto».

Questa sensazione di disinvoltura si è estesa anche al modo in cui il team condivide i documenti, lavora in collaborazione su di essi e li condivide con soggetti esterni.

Integrazioni eccezionali

«Finora non abbiamo riscontrato nulla che non si integri con NetDocuments», ha affermato Moore. «Che si tratti della posta elettronica della suite Office, di Office 365, di Microsoft Teams o delle loro componenti basate sul cloud, queste integrazioni con soluzioni di terze parti sono per noi davvero eccezionali».

Verso il futuro con una visione perfetta

Moore ha ammesso senza esitazione che inizialmente l'azienda era riluttante a compiere il passaggio verso un sistema di gestione dei documenti interamente basato sul cloud. Ma poi ha cambiato idea.

«NetDocuments è diventato uno dei nostri partner cloud più affidabili e una delle applicazioni che utilizziamo di più», ha affermato. «NetDocuments è al centro dell’intera nostra produzione documentale, indipendentemente dal gruppo di pratica e dalla funzione lavorativa».

Oggi sono grati di aver preso quella decisione — e di averla presa proprio in quel momento.

“Non saremmo stati in grado di continuare a fornire servizi di qualità in materia di proprietà intellettuale nell’ambito della produzione di documenti, e di certo non saremmo riusciti a passare al lavoro da remoto con la rapidità con cui l’abbiamo fatto lo scorso anno se NetDocuments non fosse stato al centro della nostra documentazione per i clienti e della nostra strategia complessiva di gestione dei documenti.”

“NetDocuments è diventato uno dei nostri partner cloud più affidabili e una delle applicazioni che utilizziamo di più.”

Anthony Moore, Direttore IT, Burke, Warren, MacKay & Serritella

“Devo dire che siamo molto soddisfatti e non vediamo l’ora di continuare a utilizzare questa piattaforma”, ha spiegato. “Il prossimo passo per la nostra azienda sarà proprio quello di provare le nuove funzionalità e le nuove offerte di NetDocuments.”

(Una funzionalità che non vede l’ora di utilizzare? Workspace Security Manager. Questo strumento aiuta gli amministratori di sistema a gestire con facilità le politiche di sicurezza di NetDocuments e ad applicarle a livello di spazio di lavoro senza bisogno di scrivere codice, semplificando ulteriormente la gestione del software. «È praticamente un gioco da ragazzi utilizzarlo e trarne i vantaggi che ne derivano», ha affermato.)

Quali sono, dunque, le riflessioni finali di Moore su questo percorso?

«Il mio consiglio a chiunque stia valutando NetDocuments è innanzitutto quello di dare un’occhiata ai suoi concorrenti», afferma. «Credo che scoprirete che le funzionalità, l’accessibilità e le integrazioni di NetDocuments con i vari sistemi e le applicazioni di terze parti non hanno eguali».

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