Utfordring

Chapman and Cutler LLP , anerkjent som et av de største advokatfirmaene globalt som kun bruker Mac, møtte betydelige utfordringer med sitt skreddersydde dokumenthåndteringssystem (DMS). Systemet, som ble utviklet internt, var utfordrende å vedlikeholde på grunn av kompleksiteten og vedlikeholdskravene. Firmaet trengte en løsning som var i tråd med kjernevirksomheten, uten byrdene med programvare- og maskinvareadministrasjon.

Løsning og implementering

Da han ble utnevnt til IT-sjef, ga David Hambourger et nytt perspektiv til firmaets IT-strategi. Med tidligere positive erfaringer med implementering av NetDocuments for dokumenthåndtering i andre firmaer, tok Hambourger til orde for den velprøvde skybaserte plattformen. Målet hans var å eliminere vedlikeholdet av det interne systemet, og dermed omdirigere IT-ressursene til mer kritiske, verdiskapende aktiviteter i firmaet. NetDocuments tilbød en robust løsning med funksjoner som avansert søk, e-posthåndtering og eksepsjonell versjonskontroll – funksjoner som enten manglet eller var arbeidskrevende internt administrert i firmaet.

Overgangen til NetDocuments betydde at Chapman og Cutler kunne forbedre driftssikkerheten og redusere IT-kostnadene knyttet til vedlikehold av et eldre system. Hambourger bemerket: «Det var mange ting som manglet i porteføljen vår som NetDocuments ga oss nesten umiddelbart, og det at vi ikke måtte bekymre oss for infrastrukturen gjorde en stor forskjell.»

Migreringen til NetDocuments var et betydelig foretak, som involverte overføring og sikker administrasjon av omtrent 14 millioner dokumenter. Hambourger understreket hvor kritisk den innledende fasen av migreringen var, vel vitende om at et sømløst førsteinntrykk var avgjørende for å oppnå varig aksept fra firmaets interessenter. Overgangsstrategien ble nøye planlagt og utført, med fokus på å minimere forstyrrelser og sikre at alle data ble nøyaktig migrert til det nye systemet.

Positive resultater

Hambourger er glade for å kunne rapportere høy tilfredshet med NetDocuments, og bemerker fraværet av supportanrop som et bevis på systemets designkvalitet og brukervennlighet. «Det er godt designet», kommenterte Hambourger. «Det gjør det det lover det skal gjøre, og jeg tror folk setter pris på hvor enkelt resultatet er.»

«Det var mange ting som manglet i porteføljen vår som NetDocuments ga oss nesten umiddelbart, og det at vi ikke måtte bekymre oss for infrastrukturen gjorde en stor forskjell.»

David Hambourger, IT-sjef, Chapman and Cutler LLP

Her er noen ekstra fordeler å merke seg:

• Forbedret pålitelighet: Overgangen til NetDocuments økte systemets pålitelighet betydelig, noe som umiddelbart var merkbart i hele firmaet. Dette skiftet var avgjørende for firmaets produktivitet og bidro til å bygge tillit til det nye DMS-et.
• Redusert infrastrukturproblemer: Med NetDocuments reduserte Chapman og Cutler tiden og ressursene som tidligere var allokert til systemdesign og vedlikehold betydelig.
• Brukertilfredshet: Firmaet tilpasset seg raskt NetDocuments og roste enkelheten og funksjonaliteten.

Fremtidsutsikter

Chapman og Cutler er nå klare til å utnytte ytterligere funksjoner og innovasjoner fra NetDocuments. Hambourger er entusiastisk over de pågående forbedringene og introduksjonen av nye funksjoner som vil spille en rolle i å forenkle firmaets prosesser ytterligere.

Tilfellet Chapman and Cutler LLP illustrerer den transformative effekten det har å velge og implementere riktig dokumenthåndteringssystem. For dette Mac-baserte firmaet har NetDocuments hjulpet med å optimalisere deres interne drift og legge til rette for langsiktig suksess.

«Den er godt designet. Den gjør det den skal gjøre, og jeg tror folk setter pris på hvor enkelt resultatet er.»

David Hambourger, IT-sjef, Chapman and Cutler LLP

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.