Desafío

‍Chapman and Cutler LLP, reconocido como uno de los mayores bufetes de abogados del mundo totalmente Mac, se enfrentaba a importantes retos con su sistema de gestión de documentos (DMS) hecho a medida. Desarrollado internamente, el sistema era difícil de mantener debido a su complejidad y a las exigencias de mantenimiento. El bufete necesitaba una solución que se alineara con sus operaciones principales sin las cargas de la gestión de software y hardware.

Solución y aplicación

Tras su nombramiento como CIO, David Hambourger, aportó una nueva perspectiva a la estrategia de TI del bufete. Con experiencias positivas previas en la implantación de NetDocuments para la gestión de documentos en otras empresas, Hambourger abogó por la probada plataforma basada en la nube. Su objetivo era eliminar el mantenimiento del sistema interno, reasignando así los recursos informáticos a actividades más críticas y de valor añadido dentro del bufete. NetDocuments ofrecía una solución robusta con funciones como la búsqueda avanzada, la gestión del correo electrónico y un control de versiones excepcional, funcionalidades de las que carecía el bufete o que se gestionaban internamente de forma laboriosa.

La transición a NetDocuments significó que Chapman and Cutler podría mejorar la fiabilidad operativa y reducir los gastos generales de TI asociados al mantenimiento de un sistema heredado. Hambourger señaló: "Había muchas cosas que faltaban en nuestra cartera que NetDocuments nos proporcionó casi de inmediato, y no tener que preocuparnos por la infraestructura supuso una gran diferencia."

La migración a NetDocuments fue una empresa importante, que implicaba la transferencia y la gestión segura de aproximadamente 14 millones de documentos. Hambourger hizo hincapié en la naturaleza crítica de la fase inicial de la migración, sabiendo que una primera impresión sin problemas era crucial para conseguir la aceptación duradera de las partes interesadas de la empresa. La estrategia de transición se planificó y ejecutó meticulosamente, centrándose en minimizar las interrupciones y garantizando que todos los datos se migraran con precisión al nuevo sistema.

Resultados positivos

Hambourger se complace en informar de la alta satisfacción con NetDocuments, señalando la ausencia de llamadas al servicio de asistencia como testimonio de la calidad del diseño y la facilidad de uso del sistema. "Está bien diseñado", comentó Hambourger. "Hace lo que dice que va a hacer, y creo que la gente aprecia la sencillez de ese resultado".

"Había muchas cosas que faltaban en nuestra cartera que NetDocuments nos proporcionó casi de inmediato, y no tener que preocuparnos de la infraestructura supuso una gran diferencia".

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

He aquí algunas ventajas adicionales a tener en cuenta:

• Mejora de la fiabilidad: El cambio a NetDocuments aumentó sustancialmente la fiabilidad del sistema, lo que se notó inmediatamente en toda la empresa. Este cambio fue crucial para la productividad de la empresa y ayudó a generar confianza en el nuevo DMS.
• Reducción de los problemas de infraestructura: Con NetDocuments, Chapman y Cutler redujeron significativamente el tiempo y los recursos destinados anteriormente al diseño y mantenimiento del sistema.
• Satisfacción de los usuarios: La empresa se adaptó rápidamente a NetDocuments, elogiando su simplicidad y la sencillez de sus funcionalidades.

Perspectivas de futuro

Chapman y Cutler están ahora preparados para aprovechar las funciones e innovaciones adicionales de NetDocuments. Hambourger se muestra entusiasmado con las continuas mejoras y la introducción de nuevas capacidades que contribuirán a simplificar aún más los procesos del bufete.

El caso de Chapman and Cutler LLP ilustra el impacto transformador de seleccionar e implantar el sistema de gestión documental adecuado. Para esta empresa que trabaja exclusivamente con Mac, NetDocuments ha contribuido a optimizar sus operaciones internas y a prepararles para el éxito a largo plazo.

"Está bien diseñado. Hace lo que dice que va a hacer, y creo que la gente aprecia la sencillez de ese resultado".

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

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