Desafio

‍Chapman and Cutler LLP, reconhecido como um dos maiores escritórios de advocacia totalmente em Mac do mundo, enfrentou desafios significativos com seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) sob medida. Desenvolvido internamente, o sistema era difícil de manter devido à sua complexidade e às demandas de manutenção. O escritório precisava de uma solução que se alinhasse às suas operações principais sem os encargos do gerenciamento de software e hardware.

Solução e implementação

Após sua nomeação como CIO, David Hambourger trouxe uma nova perspectiva para a estratégia de TI da empresa. Com experiências anteriores positivas na implementação do NetDocuments para gerenciamento de documentos em outras empresas, Hambourger defendeu a plataforma comprovada baseada em nuvem. Seu objetivo era eliminar a manutenção do sistema interno, realinhando assim os recursos de TI para atividades mais críticas e de valor agregado dentro da empresa. A NetDocuments ofereceu uma solução robusta com recursos como pesquisa avançada, gerenciamento de e-mail e controle de versão excepcional - funcionalidades que não existiam ou eram gerenciadas de forma trabalhosa internamente na empresa.

A transição para o NetDocuments significou que a Chapman and Cutler poderia aumentar a confiabilidade operacional e reduzir a sobrecarga de TI associada à manutenção de um sistema legado. Hambourger observou: "Havia muitas coisas que estavam faltando em nosso portfólio que a NetDocuments nos forneceu quase que imediatamente, e não ter que se preocupar com a infraestrutura fez uma grande diferença".

A migração para o NetDocuments foi um empreendimento significativo, envolvendo a transferência e o gerenciamento seguro de aproximadamente 14 milhões de documentos. A Hambourger enfatizou a natureza crítica da fase inicial da migração, sabendo que uma primeira impressão perfeita era crucial para obter a adesão duradoura das partes interessadas da empresa. A estratégia de transição foi meticulosamente planejada e executada, com foco na minimização de interrupções e na garantia de que todos os dados fossem migrados com precisão para o novo sistema.

Resultados positivos

Hambourger tem o prazer de relatar a alta satisfação com o NetDocuments, observando que a ausência de chamadas de suporte é uma prova da qualidade do design do sistema e da facilidade de uso. "Ele é bem projetado", comentou Hambourger. "Ele faz o que diz que vai fazer, e acho que as pessoas apreciam a simplicidade desse resultado."

"Havia muitas coisas que estavam faltando em nosso portfólio que a NetDocuments nos forneceu quase que imediatamente, e não ter que se preocupar com a infraestrutura fez uma grande diferença."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

Aqui estão alguns benefícios adicionais a serem observados:

• Maior confiabilidade: A mudança para o NetDocuments aumentou substancialmente a confiabilidade do sistema, o que foi imediatamente percebido em toda a empresa. Essa mudança foi crucial para a produtividade da empresa e ajudou a criar confiança no novo DMS.
• Redução do incômodo com a infraestrutura: Com o NetDocuments, a Chapman and Cutler reduziu significativamente o tempo e os recursos anteriormente alocados para o projeto e a manutenção do sistema.
• Satisfação do usuário: A empresa se adaptou rapidamente ao NetDocuments, elogiando sua simplicidade e a simplicidade de suas funcionalidades.

Perspectivas futuras

A Chapman and Cutler está agora pronta para aproveitar os recursos e inovações adicionais do NetDocuments. Hambourger está entusiasmado com os aprimoramentos contínuos e com a introdução de novos recursos que contribuirão para simplificar ainda mais os processos da empresa.

O caso da Chapman and Cutler LLP ilustra o impacto transformador da seleção e implementação do sistema de gerenciamento de documentos correto. Para essa empresa totalmente em Mac, o NetDocuments ajudou a otimizar suas operações internas e a prepará-la para o sucesso a longo prazo.

"Ele é bem projetado. Ele faz o que diz que vai fazer, e acho que as pessoas apreciam a simplicidade desse resultado."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

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