Utmaning

Chapman and Cutler LLP, erkänd som en av världens största advokatbyråer som uteslutande använder Mac-datorer, stod inför stora utmaningar med sitt skräddarsydda dokumenthanteringssystem (DMS). Systemet, som utvecklats internt, var svårt att underhålla på grund av dess komplexitet och underhållskrav. Byrån behövde en lösning som passade dess kärnverksamhet utan att belasta den med hantering av programvara och hårdvara.

Lösning och implementering

När David Hambourger utnämndes till CIO tillförde han ett nytt perspektiv till företagets IT-strategi. Med tidigare positiva erfarenheter av att implementera NetDocuments för dokumenthantering på andra företag förespråkade Hambourger den beprövade molnbaserade plattformen. Hans mål var att eliminera underhållet av det interna systemet och därmed omfördela IT-resurserna till mer kritiska, värdeskapande aktiviteter inom företaget. NetDocuments erbjöd en robust lösning med funktioner som avancerad sökning, e-posthantering och exceptionell versionskontroll – funktioner som antingen saknades eller hanterades mödosamt internt på företaget.

Övergången till NetDocuments innebar att Chapman och Cutler kunde förbättra driftsäkerheten och minska IT-kostnaderna för underhåll av ett äldre system. Hambourger konstaterade: ”Det fanns många saker som saknades i vårt utbud som NetDocuments gav oss nästan omedelbart, och att inte behöva oroa sig för infrastrukturen gjorde en stor skillnad.”

Migreringen till NetDocuments var ett omfattande projekt som innebar överföring och säker hantering av cirka 14 miljoner dokument. Hambourger betonade vikten av migreringens inledande fas, medveten om att ett smidigt första intryck var avgörande för att få varaktigt stöd från företagets intressenter. Övergångsstrategin planerades och genomfördes noggrant, med fokus på att minimera störningar och säkerställa att all data migrerades korrekt till det nya systemet.

Positiva resultat

Hambourger är nöjd med NetDocuments och framhåller att det inte har förekommit några supportärenden som ett bevis på systemets designkvalitet och användarvänlighet. ”Det är väl utformat”, kommenterar Hambourger. ”Det gör vad det lovar, och jag tror att människor uppskattar enkelheten i det resultatet.”

”Det fanns många saker som saknades i vår portfölj som NetDocuments gav oss nästan omedelbart, och att inte behöva oroa sig för infrastrukturen gjorde en stor skillnad.”

David Hambourger, IT-chef, Chapman and Cutler LLP

Här är några ytterligare fördelar att notera:

• Förbättrad tillförlitlighet: Övergången till NetDocuments ökade systemets tillförlitlighet avsevärt, vilket omedelbart märktes inom hela företaget. Denna förändring var avgörande för företagets produktivitet och bidrog till att bygga upp förtroendet för det nya DMS-systemet.
• Mindre infrastrukturproblem: Med NetDocuments kunde Chapman och Cutler avsevärt minska den tid och de resurser som tidigare ägnats åt systemdesign och underhåll.
• Användarnöjdhet: Företaget anpassade sig snabbt till NetDocuments och berömde dess enkelhet och tydliga funktioner.

Framtidsutsikter

Chapman och Cutler är nu redo att utnyttja ytterligare funktioner och innovationer från NetDocuments. Hambourger är entusiastisk över de pågående förbättringarna och introduktionen av nya funktioner som kommer att bidra till att ytterligare förenkla företagets processer.

Fallet Chapman and Cutler LLP illustrerar den transformativa effekten av att välja och implementera rätt dokumenthanteringssystem. För detta företag, som uteslutande använder Mac-datorer, har NetDocuments bidragit till att optimera deras interna verksamhet och skapa förutsättningar för långsiktig framgång.

”Den är väl utformad. Den gör vad den lovar, och jag tror att folk uppskattar enkelheten i det resultatet.”

David Hambourger, IT-chef, Chapman and Cutler LLP

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.