Desafio

‍Chapman and Cutler LLP, reconhecida como uma das maiores firmas de advocacia totalmente em Mac a nível mundial, enfrentou desafios significativos com o seu sistema de gestão de documentos (DMS) personalizado. Desenvolvido internamente, o sistema era difícil de manter devido à sua complexidade e exigências de manutenção. A empresa precisava de uma solução que se alinhasse com as suas operações principais sem os encargos da gestão de software e hardware.

Solução e implementação

Após a sua nomeação como CIO, David Hambourger trouxe uma nova perspetiva à estratégia de TI da empresa. Com experiências anteriores positivas na implementação do NetDocuments para a gestão de documentos noutras empresas, Hambourger defendeu a plataforma comprovada baseada na nuvem. O seu objetivo era eliminar a manutenção do sistema interno, realinhando assim os recursos de TI para actividades mais críticas e de valor acrescentado na empresa. A NetDocuments ofereceu uma solução robusta com caraterísticas como pesquisa avançada, gestão de correio eletrónico e controlo de versões excecional - funcionalidades que não existiam ou eram geridas de forma laboriosa internamente na empresa.

A transição para o NetDocuments significava que a Chapman and Cutler podia aumentar a fiabilidade operacional e reduzir as despesas de TI associadas à manutenção de um sistema antigo. Hambourger observou: "Havia muitas coisas que faltavam no nosso portfólio que a NetDocuments nos proporcionou quase imediatamente, e não ter de nos preocuparmos com a infraestrutura fez uma grande diferença."

A migração para o NetDocuments foi uma tarefa significativa, envolvendo a transferência e a gestão segura de aproximadamente 14 milhões de documentos. A Hambourger enfatizou a natureza crítica da fase inicial da migração, sabendo que uma primeira impressão sem problemas era crucial para obter uma adesão duradoura dos intervenientes da empresa. A estratégia de transição foi meticulosamente planeada e executada, centrando-se na minimização das perturbações e garantindo que todos os dados eram migrados com precisão para o novo sistema.

Resultados positivos

A Hambourger está satisfeita com a elevada satisfação com o NetDocuments, referindo que a ausência de chamadas de apoio é um testemunho da qualidade da conceção do sistema e da sua facilidade de utilização. "Está bem concebido", comentou Hambourger. "Faz o que diz que vai fazer, e penso que as pessoas apreciam a simplicidade desse resultado."

"Havia muitas coisas que faltavam no nosso portefólio que a NetDocuments nos proporcionou quase imediatamente, e não ter de nos preocuparmos com a infraestrutura fez uma grande diferença."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

Eis algumas vantagens adicionais a ter em conta:

• Fiabilidade melhorada: A mudança para o NetDocuments aumentou substancialmente a fiabilidade do sistema, o que foi imediatamente percetível em toda a empresa. Esta mudança foi crucial para a produtividade da empresa e ajudou a criar confiança no novo DMS.
• Redução do incómodo com a infraestrutura: Com o NetDocuments, a Chapman and Cutler reduziu significativamente o tempo e os recursos anteriormente afectados à conceção e manutenção do sistema.
• Satisfação dos utilizadores: A empresa adaptou-se rapidamente ao NetDocuments, elogiando a sua simplicidade e a simplicidade das suas funcionalidades.

Perspectivas futuras

A Chapman and Cutler está agora preparada para tirar partido das funcionalidades e inovações adicionais do NetDocuments. Hambourger está entusiasmado com as melhorias contínuas e a introdução de novas capacidades que irão contribuir para simplificar ainda mais os processos da empresa.

O caso da Chapman and Cutler LLP ilustra o impacto transformador da seleção e implementação do sistema de gestão documental correto. Para esta empresa exclusivamente Mac, o NetDocuments ajudou a otimizar as suas operações internas e a prepará-la para o sucesso a longo prazo.

"Está bem concebido. Faz o que diz que vai fazer, e penso que as pessoas apreciam a simplicidade desse resultado."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

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