Uitdaging

Chapman and Cutler LLP, erkend als een van de grootste volledig Mac-gebaseerde advocatenkantoren ter wereld, stond voor grote uitdagingen met zijn op maat gemaakte documentbeheersysteem (DMS). Het systeem was intern ontwikkeld en was vanwege zijn complexiteit en onderhoudsvereisten moeilijk te onderhouden. Het kantoor had behoefte aan een oplossing die aansloot bij zijn kernactiviteiten, zonder de lasten van software- en hardwarebeheer.

Oplossing en implementatie

Bij zijn benoeming tot CIO bracht David Hambourger een frisse blik op de IT-strategie van het bedrijf. Op basis van eerdere positieve ervaringen met de implementatie van NetDocuments voor documentbeheer bij andere bedrijven, pleitte Hambourger voor het beproefde cloudgebaseerde platform. Zijn doel was om het onderhoud van het interne systeem overbodig te maken, zodat de IT-middelen konden worden ingezet voor belangrijkere, meerwaarde creërende activiteiten binnen het bedrijf. NetDocuments bood een robuuste oplossing met functies zoals geavanceerd zoeken, e-mailbeheer en uitzonderlijke versiecontrole – functionaliteiten die binnen het bedrijf ontbraken of moeizaam intern werden beheerd.

Door over te stappen op NetDocuments konden Chapman en Cutler de operationele betrouwbaarheid verbeteren en de IT-kosten voor het onderhoud van een verouderd systeem verminderen. Hambourger merkte op: "Er ontbraken veel dingen in ons portfolio die NetDocuments ons vrijwel onmiddellijk kon bieden, en het feit dat we ons geen zorgen meer hoefden te maken over de infrastructuur maakte een groot verschil."

De migratie naar NetDocuments was een omvangrijke onderneming, waarbij ongeveer 14 miljoen documenten moesten worden overgezet en veilig beheerd. Hambourger benadrukte het cruciale belang van de eerste fase van de migratie, omdat hij wist dat een naadloze eerste indruk essentieel was om blijvende steun van de belanghebbenden van het kantoor te verkrijgen. De overgangsstrategie werd zorgvuldig gepland en uitgevoerd, waarbij de nadruk lag op het minimaliseren van verstoringen en het waarborgen dat alle gegevens nauwkeurig naar het nieuwe systeem werden gemigreerd.

Positieve resultaten

Hambourger is zeer tevreden over NetDocuments en wijst erop dat er geen supportgesprekken nodig zijn, wat volgens hem een bewijs is van de kwaliteit van het ontwerp en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. "Het is goed ontworpen", aldus Hambourger. "Het doet wat het belooft, en ik denk dat mensen de eenvoud van dat resultaat waarderen."

"Er ontbraken veel dingen in onze portfolio die NetDocuments ons vrijwel onmiddellijk heeft geleverd, en het feit dat we ons geen zorgen hoefden te maken over de infrastructuur maakte een groot verschil."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

Hier zijn nog enkele extra voordelen om op te merken:

• Verbeterde betrouwbaarheid: De overstap naar NetDocuments zorgde voor een aanzienlijke verbetering van de betrouwbaarheid van het systeem, wat onmiddellijk merkbaar was in het hele kantoor. Deze verandering was cruciaal voor de productiviteit van het kantoor en droeg bij aan het opbouwen van vertrouwen in het nieuwe DMS.
• Minder gedoe met infrastructuur: Met NetDocuments hebben Chapman en Cutler de tijd en middelen die voorheen aan systeemontwerp en onderhoud werden besteed, aanzienlijk verminderd.
• Gebruikerstevredenheid: Het bedrijf paste zich snel aan NetDocuments aan en prees de eenvoud en de duidelijkheid van de functionaliteiten.

Toekomstperspectief

Chapman en Cutler staan nu klaar om gebruik te maken van extra functies en innovaties van NetDocuments. Hambourger is enthousiast over de voortdurende verbeteringen en de introductie van nieuwe mogelijkheden die een rol zullen spelen bij het verder vereenvoudigen van de processen van het kantoor.

Het geval van Chapman and Cutler LLP illustreert de transformatieve impact van het selecteren en implementeren van het juiste documentbeheersysteem. Voor dit volledig op Mac werkende kantoor heeft NetDocuments geholpen bij het optimaliseren van hun interne processen en hen klaar gestoomd voor succes op de lange termijn.

"Het is goed ontworpen. Het doet wat het belooft, en ik denk dat mensen de eenvoud van dat resultaat waarderen."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.