Défi

Chapman and Cutler LLP, reconnu comme l'un des plus grands cabinets d'avocats entièrement Mac au monde, était confronté à des défis importants avec son système de gestion documentaire (DMS) sur mesure. Développé en interne, ce système était difficile à maintenir en raison de sa complexité et de ses exigences en matière de maintenance. Le cabinet avait besoin d'une solution qui s'aligne sur ses activités principales sans les contraintes liées à la gestion des logiciels et du matériel.

Solution et mise en œuvre

Lorsqu'il a été nommé directeur informatique, David Hambourger a apporté un regard neuf sur la stratégie informatique de l'entreprise. Fort de ses expériences positives dans la mise en œuvre de NetDocuments pour la gestion de documents dans d'autres entreprises, M. Hambourger a plaidé en faveur de cette plateforme cloud éprouvée. Son objectif était d'éliminer la maintenance du système interne, afin de réorienter les ressources informatiques vers des activités plus critiques et à plus forte valeur ajoutée au sein de l'entreprise. NetDocuments offrait une solution robuste avec des fonctionnalités telles que la recherche avancée, la gestion des e-mails et un contrôle de version exceptionnel, autant de fonctionnalités qui faisaient défaut ou qui étaient gérées de manière laborieuse en interne au sein du cabinet.

Le passage à NetDocuments a permis à Chapman et Cutler d'améliorer la fiabilité opérationnelle et de réduire les frais informatiques liés à la maintenance d'un système existant. Hambourger a déclaré : « Il y avait beaucoup de choses qui manquaient dans notre portefeuille et que NetDocuments nous a apportées presque immédiatement. Ne plus avoir à se soucier de l'infrastructure a fait une grande différence. »

La migration vers NetDocuments a été une entreprise de grande envergure, impliquant le transfert et la gestion sécurisée d'environ 14 millions de documents. Hambourger a souligné le caractère critique de la phase initiale de la migration, sachant qu'une première impression sans faille était cruciale pour obtenir l'adhésion durable des parties prenantes du cabinet. La stratégie de transition a été méticuleusement planifiée et exécutée, en mettant l'accent sur la minimisation des perturbations et en veillant à ce que toutes les données soient correctement migrées vers le nouveau système.

Résultats positifs

Hambourger se réjouit de pouvoir faire état d'un niveau de satisfaction élevé à l'égard de NetDocuments, soulignant l'absence d'appels au service d'assistance comme preuve de la qualité de conception et de la convivialité du système. « Il est bien conçu », commente Hambourger. « Il fait ce qu'il promet, et je pense que les gens apprécient la simplicité de ce résultat. »

« Il y avait beaucoup de choses qui manquaient dans notre portefeuille et que NetDocuments nous a fournies presque immédiatement. Ne plus avoir à se soucier de l'infrastructure a fait une grande différence. »

David Hambourger, directeur informatique, Chapman and Cutler LLP

Voici quelques avantages supplémentaires à noter :

• Fiabilité améliorée : le passage à NetDocuments a considérablement accru la fiabilité du système, ce qui a été immédiatement perceptible dans toute l'entreprise. Ce changement a été crucial pour la productivité de l'entreprise et a contribué à renforcer la confiance dans le nouveau système de gestion documentaire.
• Réduction des contraintes liées à l'infrastructure : grâce à NetDocuments, Chapman and Cutler a considérablement réduit le temps et les ressources auparavant consacrés à la conception et à la maintenance du système.
• Satisfaction des utilisateurs : L'entreprise s'est rapidement adaptée à NetDocuments, louant sa simplicité et la clarté de ses fonctionnalités.

Perspectives d'avenir

Chapman et Cutler sont désormais prêts à tirer parti des fonctionnalités supplémentaires et des innovations de NetDocuments. Hambourger se réjouit des améliorations continues et de l'introduction de nouvelles fonctionnalités qui contribueront à simplifier davantage les processus du cabinet.

Le cas de Chapman and Cutler LLP illustre l'impact transformateur du choix et de la mise en œuvre d'un système de gestion documentaire adapté. Pour ce cabinet entièrement équipé en Mac, NetDocuments a contribué à optimiser ses opérations internes et à le préparer à une réussite à long terme.

« Il est bien conçu. Il fait ce qu'il promet, et je pense que les gens apprécient la simplicité du résultat. »

David Hambourger, directeur informatique, Chapman and Cutler LLP

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