Om Coleman Greig

Advokatfirmaet Coleman Greig ble etablert i Sydney, Australia tidlig på 1900-tallet, og har en imponerende historie – og med en vekst på 20 % fra år til år siden 2016 fortsetter de å være en innovativ og progressiv bidragsyter i lokalsamfunnet sitt. Firmaet har også fått spesiell anerkjennelse som et av de 50 beste arbeidsstedene i Australia, og det eneste advokatfirmaet blant de 25 beste.

Finne en skybasert dokumenthåndteringsplattform

Etter 20 år med dokumenthåndteringssystemet (DMS) Worldox var advokatfirmaet Coleman Greig, basert i Sydney, mer enn klare for en oppgradering. Systemet var langt fra brukervennlig – mangelen på smidighet hemmet produktiviteten og gjorde samarbeid spesielt vanskelig for teamet. Det passet ikke for deres menneskefokuserte organisasjon.

Warrick McLean, firmaets administrerende direktør, visste at det var på tide å fremme en skybasert strategi, slik at de kunne øke produktiviteten, forbedre samarbeidet og støtte et fleksibelt arbeidsmiljø.

«Den fleksibiliteten ved å jobbe i skymiljøet – hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet – var nøkkelen for oss», sa McLean.

Å holde seg til Worldox var ikke et alternativ. «Vi jobbet gjennom hvor veikartet deres var på vei, og de ville rett og slett ikke gå skyens vei», forklarte han.

Etter hvert som teamet begynte å utforske andre alternativer på markedet, dukket en leder opp: «NetDocuments har vært i skyen siden dag én, og det sier mye», sa McLean.

Men det var andre viktige fordeler som teamet var interessert i – spesielt gitt de unike omstendighetene forårsaket av pandemien.

«Vi ønsket å gå mer over til et samarbeidsbasert miljø», sa McLean. «Samarbeid, ikke bare blant teamet vårt, men også blant kundebasen vår, var avgjørende. Vi trengte et datastyringssystem som ville gjøre det sømløst.»

«Den fleksibiliteten ved å jobbe i skymiljøet – hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet – var nøkkelen for oss.»

Warrick McLean, administrerende direktør, Coleman Greig

Sikkerhet på plattformen var også høyt prioritert: «Da vi flyttet DMS-et vårt til skyen, ønsket vi sikkerheten som NetDocuments tilbyr», forklarte McLean. «Å outsource det til et selskap som håndterer sikkerhet dag inn og dag ut var en selvfølge – spesielt for et firma av vår størrelse.»

NetDocuments' brukervennlige grensesnitt og tette integrasjon med Office 365 og Microsoft Teams ga teamet ytterligere fordeler.

«Til slutt var ikke beslutningsprosessen så vanskelig», delte han. «Overgangen til NetDocuments var enstemmig.»

Leverer en teknologiopplevelse med menneskene først

Det er aldri lett å rulle ut en ny teknologi til 166 brukere – men med en ekspert implementeringspartner og en brukervennlig plattform får Coleman Greig tilgang til alle fordelene NetDocuments har å tilby.

Å velge en perfekt tilpasset partner

Da det var på tide å implementere NetDocuments-plattformen i firmaet, satte McLean pris på muligheten til å velge sin egen partner.

«Det var en positiv opplevelse», sa han. «Det var mange partnere her i Australia vi kunne ha samarbeidet med, men til slutt valgte vi noen som ville passe godt kulturelt.»

«Alle leverandørene vi snakket med som kunne rulle ut NetDocuments var fantastiske på sin måte», sa han. «Men hvert firma har sin egen unike personlighet og stil, og teamet vi valgte, InPlace Solutions, har vært fantastisk.»

Gjennom hele implementeringsprosessen tilbød InPlace mer enn en standard utrulling: «De var ganske strategiske når det gjaldt å få oss til å tenke over ting og utfordre måten vi hadde brukt det gamle DMS-et vårt på», delte McLean. Denne tilnærmingen har gjort det mulig for Coleman Greig-teamet å få maksimalt utbytte når de etablerer prosesser rundt det nye DMS-et.

Implementering av en brukervennlig plattform

Coleman Greig og InPlace sørget for at de hadde en sterk prosjektplan for implementering på tvers av fem kontorer med en kombinasjon av personlig og fjernundervisning. Prosessen gikk bra fordi NetDocuments er brukervennlig.

«Når det gjelder vår evne til å sette i gang med ting, har erfaringen vår med NetDocuments vært god», sa McLean. «Brukermessig er NetDocuments ganske intuitivt.»

Som et resultat har hoveddelen av Coleman Greig-teamet vært i stand til å komme om bord raskt og enkelt. NetDocuments' søkefunksjoner er en spesielt stor fordel for teamet. «Måten søk fungerer på i NetDocuments er mer effektiv enn vårt forrige DMS», sa han. «Det er mer effektivt, enklere og mer funksjonelt.»

«NetDocuments har vært i skyen siden dag én, og det sier mye.»

Warrick McLean, administrerende direktør, Coleman Greig

Dra nytte av nye funksjoner

«Med vårt forrige DMS hadde vi ikke tilgang til ting som SetBuilder og andre funksjoner som NetDocuments har», sa McLean.

Det var nyttig å kunne velge hvilke funksjoner de ønsket å legge til i planen sin. «For oss har det vært litt som å kjøpe en bil. Du kan få basismodellen, så går du opp til neste nivå og så videre», forklarte han. «Vi har ikke nådd toppen ennå, men vi har vært ganske fornøyde med funksjonene vi har valgt.»

«Søkbarheten har åpenbart vært en forbedring i forhold til det vi har hatt tidligere, og tilgjengeligheten når det gjelder mulighetene til å ha ting i skyen er veldig spennende», sa McLean.

«Muligheten til å invitere kundene våre til et sikkert arbeidsområde på NetDocuments og samarbeide om et dokument er et stort skritt fremover.»

Warrick McLean, administrerende direktør, Coleman Greig

For å sikre at teamet får fullt utbytte av alle disse nye funksjonene, har teamet planlagt å gjennomføre kontinuerlig opplæring i stedet for å levere en massiv informasjonsoverbelastning i starten.

«Det vi alltid har hatt til hensikt å gjøre var å få folk i gang – der det går galt, er å lære dem hvor produktivitetsgevinstene ligger», forklarte han.

«Vi vet at det finnes noen fantastiske produktivitetsverktøy i pakken vi har kjøpt fra NetDocuments. Så det handler egentlig om å fortsette å oppmuntre og lære opp våre ansatte, spesielt ettersom plattformen fortsetter å utvikle seg», fortsatte han. «Vi ønsker å holde oss oppdatert på disse endringene og sørge for at vi holder troppene oppdatert og kontinuerlig utfordrer tankeprosessene deres.»

Å bringe sky-først-visjonen til live

Selv om det har gått mindre enn et år siden Coleman Greig startet sin NetDocuments-reise, ser de allerede fordeler på tvers av firmaet, inkludert høy engasjementsgrad og forbedret samarbeid med kunder.

«Muligheten til å invitere kundene våre til et sikkert arbeidsområde på NetDocuments og samarbeide om et dokument er et stort skritt fremover», forklarte McLean.

Men som administrerende direktør ønsker ikke McLean bare å løse firmaets nåværende utfordringer, han ønsker å videreføre firmaets arv av innovasjon, øke smidigheten deres og lede teamet sitt inn i fremtiden. NetDocuments hjelper ham med å realisere den visjonen.

Tiltrekke og beholde topptalenter

Med 60 % av firmaets advokater under 30 år, er McLean spesielt oppmerksom på den økende aldersdiversiteten i en yngre arbeidsstyrke. «Vi tenker strategisk på teknologien vår og hvordan den påvirker både bevaringen av våre ansatte og tiltrekningen av talenter», sa McLean. «Og folk i bransjen anerkjenner NetDocuments som ledende.»

«NetDocuments har gjort det mulig for oss å ikke bare fokusere på våre ansatte her og nå, men også fokusere på våre ansatte og våre kunder langt inn i fremtiden», forklarte han. «Det er litt av en fremtidssikret strategi for oss.»

Kontinuerlig forbedring

McLean tar rollen sin som administrerende direktør på alvor: «Jeg har alltid snakket om kontinuerlig forbedring, men jeg tror virkelig at hvis folk i lederstillinger ikke fortsetter å være bedre enn de var forrige måned, i fjor eller for fem år siden, så tilfører de ikke verdi til organisasjonen», sa han.

Å innføre ny teknologi som NetDocuments er en sentral del av McLeans strategi for kontinuerlig forbedring i firmaet – og han gjør det med iver.

«NetDocuments har gjort det mulig for oss å ikke bare fokusere på våre ansatte her og nå, men også fokusere på våre ansatte og våre kunder langt inn i fremtiden. Det er en slags fremtidssikringsstrategi for oss.»

Warrick McLean, administrerende direktør, Coleman Greig

«Noen av teammedlemmene mine kommenterer ofte: «Å, Warrick, kan du bare roe ned farten?» Men jeg tror det er en del av tankegangen min. Det handler om at man må forbedre seg kontinuerlig, for hvis man ikke forbedrer seg, går man bakover. Jeg tror sterkt på å føre bedrifter fremover», sa McLean.

Den tankegangen har gitt resultater i McLeans tid som administrerende direktør. «Jeg tror en del av suksessen vår, spesielt de siste seks eller sju årene, er at folk får energi av kontinuerlig forbedring, spesielt noen av de yngre ansatte. De liker at firmaet fortsetter å vokse og prøver å bli bedre.»

Med NetDocuments mener McLean at fremtiden ser utrolig lys ut.

«Jeg tror at hvis vi ikke hadde valgt NetDocuments, ville mulighetene på veikartet vårt – både det vi jobber med nå og potensielt det som er på veikartet fremover – vært veldig annerledes. Det er virkelig en viss spenning knyttet til hva som er mulig fremover.»

Warrick McLean, administrerende direktør, Coleman Greig

«Jeg tror at hvis vi ikke hadde valgt NetDocuments, ville mulighetene på veikartet vårt – både det vi jobber med nå og potensielt det som er på veikartet fremover – vært veldig annerledes.»

«Det er virkelig en viss spenning knyttet til hva som er mulig fremover», delte han. «Det er en del av grunnen til at vi kjøpte NetDocuments i utgangspunktet.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.