Informazioni su Coleman Greig

Fondato a Sydney, in Australia, all’inizio del Novecento, lo studio legale Coleman Greig vanta una storia di tutto rispetto e, con una crescita del 20% su base annua dal 2016, continua a dare un contributo innovativo e all’avanguardia alla propria comunità. Lo studio ha inoltre ottenuto un riconoscimento speciale come uno dei 50 migliori luoghi di lavoro in Australia, ed è l’unico studio legale presente nella top 25.

Alla ricerca di una piattaforma di gestione dei documenti “Cloud-First”

Dopo 20 anni di utilizzo del sistema di gestione documentale (DMS) Worldox, lo studio legale Coleman Greig, con sede a Sydney, era più che pronto per un aggiornamento. Il sistema era tutt’altro che intuitivo: la sua scarsa agilità ostacolava la produttività e rendeva particolarmente difficile la collaborazione all’interno del team. Non era la soluzione adatta alla loro organizzazione, che mette al primo posto le persone.

Warrick McLean, amministratore delegato dell’azienda, sapeva che era giunto il momento di promuovere una strategia incentrata sul cloud per poter aumentare la produttività, migliorare la collaborazione e favorire un ambiente di lavoro flessibile.

«Quella flessibilità di lavorare nell’ambiente cloud — ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo — è stata fondamentale per noi», ha affermato McLean.

Continuare a utilizzare Worldox non era un’opzione praticabile. «Abbiamo analizzato la direzione che stava prendendo la loro roadmap, e semplicemente non stavano seguendo la strada del cloud», ha spiegato.

Mentre il team iniziava a valutare altre opzioni disponibili sul mercato, ne è emersa una in particolare: «NetDocuments è sul cloud sin dal primo giorno, e questo la dice lunga», ha affermato McLean.

Ma c'erano altri vantaggi fondamentali che interessavano al team, soprattutto alla luce delle circostanze particolari causate dalla pandemia.

«Volevamo orientarci maggiormente verso un ambiente collaborativo», ha affermato McLean. «La collaborazione, non solo all’interno del nostro team, ma anche con la nostra clientela, era fondamentale. Avevamo bisogno di un sistema di gestione documentale (DMS) che rendesse tutto questo possibile senza intoppi».

«Quella flessibilità di lavorare in un ambiente cloud — ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo — è stata fondamentale per noi.»

Warrick McLean, amministratore delegato di Coleman Greig

Anche la sicurezza sulla piattaforma era una priorità assoluta: «Nel trasferire il nostro sistema di gestione documentale (DMS) sul cloud, volevamo la sicurezza garantita da NetDocuments», ha spiegato McLean. «Affidare questo compito a un’azienda che si occupa di sicurezza giorno dopo giorno è stata una scelta ovvia, soprattutto per uno studio delle nostre dimensioni».

L'interfaccia intuitiva di NetDocuments e la stretta integrazione con Office 365 e Microsoft Teams hanno offerto ulteriori vantaggi al team.

«Alla fine, il processo decisionale non è stato poi così difficile», ha raccontato. «Il passaggio a NetDocuments è stato deciso all’unanimità».

Offrire un’esperienza tecnologica incentrata sulle persone

Introdurre una nuova tecnologia per 166 utenti non è mai facile, ma grazie a un partner esperto nell’implementazione e a una piattaforma intuitiva, Coleman Greig sta sfruttando appieno tutti i vantaggi offerti da NetDocuments.

Scegliere il partner ideale

Quando è arrivato il momento di implementare la piattaforma NetDocuments all’interno dello studio, McLean ha apprezzato la possibilità di scegliere autonomamente il proprio partner.

«È stata un’esperienza positiva», ha affermato. «Qui in Australia c’erano molti partner con cui avremmo potuto collaborare, ma alla fine abbiamo scelto qualcuno con cui avremmo potuto instaurare un buon rapporto culturale».

«Tutti i fornitori con cui abbiamo parlato e che erano in grado di implementare NetDocuments erano fantastici, ciascuno a modo suo», ha affermato. «Ma ogni azienda ha una propria personalità e uno stile unico, e il team che abbiamo scelto, InPlace Solutions, si è rivelato eccellente».

Durante l’intero processo di implementazione, InPlace ha offerto molto più di una semplice implementazione standard: «Hanno adottato un approccio decisamente strategico, spingendoci a riflettere su diversi aspetti e a mettere in discussione il modo in cui avevamo utilizzato il nostro vecchio sistema di gestione documentale (DMS)», ha spiegato McLean. Questo approccio ha permesso al team di Coleman Greig di trarre il massimo vantaggio dalla definizione dei processi relativi al nuovo DMS.

Implementazione di una piattaforma di facile utilizzo

Coleman Greig e InPlace hanno fatto in modo di disporre di un solido piano di progetto per l'implementazione in cinque sedi, prevedendo una combinazione di formazione in presenza e a distanza. Il processo si è svolto senza intoppi grazie alla facilità d'uso di NetDocuments.

«Per quanto riguarda la nostra capacità di imparare rapidamente a utilizzare il sistema, la nostra esperienza con NetDocuments è stata positiva», ha affermato McLean. «Dal punto di vista dell’esperienza utente, NetDocuments è piuttosto intuitivo».

Di conseguenza, la maggior parte del team di Coleman Greig è riuscita ad adattarsi al nuovo sistema in modo rapido e semplice. Le funzionalità di ricerca di NetDocuments rappresentano un vantaggio particolarmente significativo per il team. “Il funzionamento della ricerca in NetDocuments è più efficiente rispetto al nostro precedente sistema di gestione dei documenti (DMS)”, ha affermato. “È più efficiente, più facile e più semplice.”

“NetDocuments è sul cloud sin dal primo giorno, e questo la dice lunga.”

Warrick McLean, amministratore delegato di Coleman Greig

Sfruttare le nuove funzionalità

“Con il nostro precedente sistema di gestione documentale (DMS), non avevamo accesso a funzionalità come SetBuilder e altre funzionalità offerte da NetDocuments», ha affermato McLean.

La possibilità di scegliere quali funzionalità aggiungere al proprio piano si è rivelata un’ottima soluzione. «Per noi è stato un po’ come comprare un’auto. Si può partire dal modello base, poi passare al livello successivo, e così via», ha spiegato. «Non abbiamo ancora raggiunto il top di gamma, ma siamo piuttosto soddisfatti delle funzionalità che abbiamo scelto».

«Ovviamente, la possibilità di effettuare ricerche è migliorata rispetto a prima, e l’accessibilità, in termini di opportunità offerte dal cloud, è davvero entusiasmante», ha affermato McLean.

“La possibilità di invitare i nostri clienti in uno spazio di lavoro protetto su NetDocuments e di collaborare alla modifica di un documento rappresenta un enorme passo avanti.”

Warrick McLean, amministratore delegato di Coleman Greig

Per garantire che il team possa trarre il massimo vantaggio da tutte queste nuove funzionalità, è stato deciso di organizzare una formazione continua, anziché sottoporre inizialmente il team a un sovraccarico di informazioni.

«Quello che abbiamo sempre voluto fare era aiutare le persone a diventare operative: il vero punto cruciale sta nel far loro capire dove si ottengono gli aumenti di produttività», ha spiegato.

«Sappiamo che la suite che abbiamo acquisito da NetDocuments comprende alcuni ottimi strumenti per la produttività. Quindi, si tratta soprattutto di continuare a motivare e formare il nostro personale, soprattutto ora che la piattaforma continua a evolversi», ha proseguito. «Vogliamo stare al passo con questi cambiamenti e assicurarci che il nostro personale sia sempre aggiornato, stimolando continuamente il loro modo di pensare».

Dare vita alla visione “Cloud-First”

Sebbene sia passato meno di un anno da quando Coleman Greig ha intrapreso il proprio percorso con NetDocuments, l’azienda sta già riscontrando benefici a tutti i livelli, tra cui elevati livelli di coinvolgimento e una migliore collaborazione con i clienti.

«La possibilità di invitare i nostri clienti in uno spazio di lavoro protetto su NetDocuments e di lavorare in modo collaborativo su un documento rappresenta un enorme passo avanti», ha spiegato McLean.

Ma in qualità di amministratore delegato, McLean non si limita a cercare di risolvere le sfide attuali dell’azienda: vuole portare avanti la sua tradizione di innovazione, aumentarne l’agilità e guidare il suo team verso il futuro. NetDocuments lo sta aiutando a realizzare questa visione.

Attrarre e trattenere i migliori talenti

Con il 60% degli avvocati dello studio di età inferiore ai 30 anni, McLean è particolarmente in sintonia con la crescente diversità di età che caratterizza una forza lavoro sempre più giovane. “Consideriamo la tecnologia in modo strategico e riflettiamo su come essa influisca sia sulla fidelizzazione del nostro personale sia sull’attrazione di nuovi talenti”, ha affermato McLean. “E gli operatori del settore riconoscono NetDocuments come una soluzione all’avanguardia”.

«NetDocuments ci ha permesso non solo di concentrarci sui nostri dipendenti qui e ora, ma anche di pensare ai nostri dipendenti e ai nostri clienti in una prospettiva a lungo termine», ha spiegato. «Per noi è una sorta di strategia a prova di futuro».

Miglioramento continuo

McLean prende molto sul serio il suo ruolo di amministratore delegato: «Ho sempre parlato di miglioramento continuo, ma credo davvero che se chi ricopre ruoli dirigenziali non continua a migliorare rispetto al mese scorso, all’anno scorso o a cinque anni fa, non sta apportando alcun valore aggiunto all’organizzazione», ha affermato.

L'adozione di nuove tecnologie come NetDocuments è un elemento fondamentale della strategia di McLean volta al miglioramento continuo all'interno dello studio — e lui lo fa con grande entusiasmo.

“NetDocuments ci ha permesso non solo di concentrarci sui nostri collaboratori qui e ora, ma anche di pensare ai nostri collaboratori e ai nostri clienti in una prospettiva a lungo termine. Per noi è una sorta di strategia a prova di futuro.”

Warrick McLean, amministratore delegato di Coleman Greig

«Alcuni membri del mio team mi dicono spesso: “Oh, Warrick, potresti rallentare un po’?”. Ma credo che questo faccia parte del mio modo di pensare. Il concetto è che bisogna migliorare continuamente, perché se non si migliora, si finisce per regredire. Credo fermamente nell’importanza di far progredire le aziende», ha affermato McLean.

Questa mentalità ha dato i suoi frutti durante il mandato di McLean come amministratore delegato. «Credo che parte del nostro successo, soprattutto negli ultimi sei o sette anni, derivi dal fatto che le persone traggono energia dal miglioramento continuo; in particolare alcuni dei dipendenti più giovani apprezzano il fatto che l’azienda continui a crescere e cerchi di migliorare sempre di più».

Con NetDocuments, McLean ritiene che il futuro sia incredibilmente promettente.

“Credo che se non avessimo scelto NetDocuments, le opportunità previste nella nostra roadmap — sia quelle su cui stiamo lavorando ora sia quelle potenzialmente in programma per il futuro — sarebbero molto diverse. C’è davvero grande entusiasmo per le possibilità che si aprono davanti a noi”.

Warrick McLean, amministratore delegato di Coleman Greig

«Credo che se non avessimo scelto NetDocuments, le opportunità previste nella nostra roadmap — sia quelle su cui stiamo lavorando ora sia quelle potenzialmente in programma per il futuro — sarebbero molto diverse».

«C’è davvero grande entusiasmo per le possibilità che si aprono per il futuro», ha affermato. «È uno dei motivi per cui abbiamo acquisito NetDocuments».

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