À propos de Coleman Greig

Fondé à Sydney, en Australie, au début des années 1900, le cabinet d'avocats Coleman Greig a une histoire impressionnante. Avec une croissance annuelle de 20 % depuis 2016, il continue d'être un contributeur innovant et progressiste au sein de sa communauté. Le cabinet a également été reconnu comme l'un des 50 meilleurs lieux de travail en Australie, et le seul cabinet d'avocats dans le top 25.

Trouver une plateforme de gestion documentaire axée sur le cloud

Après 20 ans d'utilisation du système de gestion documentaire (DMS) Worldox, le cabinet d'avocats Coleman Greig, basé à Sydney, était plus que prêt pour une mise à niveau. Le système était loin d'être convivial : son manque de souplesse nuisait à la productivité et rendait la collaboration particulièrement difficile pour l'équipe. Il n'était pas adapté à leur organisation axée sur les personnes.

Warrick McLean, PDG de l'entreprise, savait qu'il était temps de mettre en place une stratégie axée sur le cloud afin d'accroître la productivité, d'améliorer la collaboration et de favoriser un environnement de travail flexible.

« Cette flexibilité de travail dans l'environnement cloud, partout, à tout moment et sur n'importe quel appareil, était essentielle pour nous », a déclaré M. McLean.

Continuer à utiliser Worldox n'était pas une option. « Nous avons examiné leur feuille de route, et ils ne s'engageaient tout simplement pas dans la voie du cloud », a-t-il expliqué.

Alors que l'équipe commençait à explorer d'autres options sur le marché, un leader s'est imposé : « NetDocuments est présent dans le cloud depuis le premier jour, et cela en dit long », a déclaré M. McLean.

Mais l'équipe était également intéressée par d'autres avantages clés, en particulier compte tenu des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie.

« Nous voulions évoluer vers un environnement plus collaboratif », explique M. McLean. « Il était primordial de favoriser la collaboration, non seulement au sein de notre équipe, mais aussi parmi notre clientèle. Nous avions besoin d'un système de gestion documentaire qui permettrait d'y parvenir de manière transparente. »

« Cette flexibilité de travail dans l'environnement cloud, partout, à tout moment et sur n'importe quel appareil, était essentielle pour nous. »

Warrick McLean, PDG, Coleman Greig

La sécurité sur la plateforme était également une priorité absolue : « En transférant notre système de gestion documentaire vers le cloud, nous voulions bénéficier de la sécurité offerte par NetDocuments », explique M. McLean. « Confier cette tâche à une entreprise qui s'occupe quotidiennement de sécurité était une évidence, en particulier pour une entreprise de notre taille. »

L'interface conviviale de NetDocuments et son intégration étroite avec Office 365 et Microsoft Teams ont offert des avantages supplémentaires à l'équipe.

« Au final, la décision n'a pas été si difficile à prendre », a-t-il déclaré. « Le passage à NetDocuments a fait l'unanimité. »

Offrir une expérience technologique axée sur les personnes

Déployer une nouvelle technologie auprès de 166 utilisateurs n'est jamais facile, mais grâce à un partenaire d'implémentation expert et à une plateforme conviviale, Coleman Greig bénéficie désormais de tous les avantages offerts par NetDocuments.

Choisir un partenaire idéal

Lorsque le moment est venu de mettre en œuvre la plateforme NetDocuments au sein du cabinet, McLean a apprécié la possibilité de choisir son propre partenaire.

« Ce fut une expérience positive », a-t-il déclaré. « Nous aurions pu travailler avec de nombreux partenaires ici en Australie, mais nous avons finalement choisi quelqu'un qui correspondait bien à notre culture. »

« Tous les fournisseurs avec lesquels nous avons discuté et qui étaient en mesure de déployer NetDocuments étaient fantastiques à leur manière », a-t-il déclaré. « Mais chaque entreprise a sa propre personnalité et son propre style, et l'équipe que nous avons choisie, InPlace Solutions, s'est avérée excellente. »

Tout au long du processus de mise en œuvre, InPlace a offert bien plus qu'un simple déploiement standard : « Ils ont fait preuve d'une grande stratégie pour nous amener à réfléchir et à remettre en question la façon dont nous utilisions notre ancien système de gestion documentaire », a déclaré M. McLean. Cette approche a permis à l'équipe de Coleman Greig de tirer le meilleur parti possible de la mise en place de processus autour du nouveau système de gestion documentaire.

Mise en place d'une plateforme facile à utiliser

Coleman Greig et InPlace ont veillé à mettre en place un plan de projet solide pour la mise en œuvre dans cinq bureaux, combinant formation en présentiel et à distance. Le processus s'est bien déroulé grâce à la facilité d'utilisation de NetDocuments.

« En termes de capacité à assimiler et à mettre en pratique les informations, notre expérience avec NetDocuments a été positive », a déclaré M. McLean. « Du point de vue de l'expérience utilisateur, NetDocuments est assez intuitif. »

En conséquence, la majeure partie de l'équipe Coleman Greig a pu se familiariser rapidement et facilement avec le système. Les capacités de recherche de NetDocuments constituent un avantage particulièrement important pour l'équipe. « Le fonctionnement de la recherche dans NetDocuments est plus efficace que dans notre ancien système de gestion documentaire », a-t-il déclaré. « Il est plus efficace, plus facile et plus simple. »

« NetDocuments est présent dans le cloud depuis le premier jour, et cela en dit long. »

Warrick McLean, PDG, Coleman Greig

Tirer parti des nouvelles fonctionnalités

« Avec notre ancien système de gestion documentaire, nous n'avions pas accès à des fonctionnalités telles que SetBuilder et d'autres fonctionnalités offertes par NetDocuments », explique M. McLean.

Le fait de pouvoir choisir les fonctionnalités qu'ils souhaitaient ajouter à leur forfait s'est avéré très utile. « Pour nous, cela s'est un peu passé comme l'achat d'une voiture. Vous pouvez acheter le modèle de base, puis passer au niveau supérieur, puis au niveau suivant, et ainsi de suite », explique-t-il. « Nous n'avons pas encore atteint le haut de gamme, mais nous sommes très satisfaits des fonctionnalités que nous avons choisies. »

« De toute évidence, la fonction de recherche a été améliorée par rapport à ce que nous avions auparavant, et l'accessibilité en termes de possibilités de stockage dans le cloud est vraiment passionnante », a déclaré M. McLean.

« La possibilité d'inviter nos clients dans un espace de travail sécurisé sur NetDocuments et de travailler en collaboration sur un document constitue un énorme pas en avant. »

Warrick McLean, PDG, Coleman Greig

Afin de s'assurer que l'équipe tire pleinement parti de toutes ces nouvelles fonctionnalités, celle-ci a prévu de dispenser une formation continue plutôt que de fournir d'emblée une quantité massive d'informations.

« Notre objectif a toujours été d'aider les gens à se mettre au travail. Pour cela, il est essentiel de leur expliquer où se situent les gains de productivité », a-t-il expliqué.

« Nous savons que la suite que nous avons acquise auprès de NetDocuments comprend d'excellents outils de productivité. Il s'agit donc avant tout de continuer à encourager et à former notre personnel, d'autant plus que la plateforme continue d'évoluer », a-t-il poursuivi. « Nous voulons rester au fait de ces changements et veiller à ce que nos équipes soient à jour et continuent à remettre en question leurs processus de réflexion. »

Concrétiser la vision « Cloud-First »

Bien que cela fasse moins d'un an que Coleman Greig a commencé son aventure avec NetDocuments, l'entreprise constate déjà des avantages à tous les niveaux, notamment des taux d'engagement élevés et une meilleure collaboration avec les clients.

« La possibilité d'inviter nos clients dans un espace de travail sécurisé sur NetDocuments et de travailler en collaboration sur un document constitue une avancée considérable », a expliqué M. McLean.

Mais en tant que PDG, McLean ne cherche pas seulement à résoudre les défis actuels de l'entreprise, il souhaite également perpétuer la tradition d'innovation de l'entreprise, accroître son agilité et mener son équipe vers l'avenir. NetDocuments l'aide à concrétiser cette vision.

Attirer et retenir les meilleurs talents

Avec 60 % des avocats du cabinet âgés de moins de 30 ans, McLean est particulièrement sensible à la diversité croissante des âges au sein d'une main-d'œuvre plus jeune. « Nous réfléchissons de manière stratégique à notre technologie et à son influence sur la fidélisation de nos collaborateurs et l'attraction de nouveaux talents », explique McLean. « Et les acteurs du secteur reconnaissent NetDocuments comme une technologie de pointe. »

« NetDocuments nous a permis non seulement de nous concentrer sur nos collaborateurs ici et maintenant, mais aussi de nous concentrer sur nos collaborateurs et nos clients à long terme », a-t-il expliqué. « C'est en quelque sorte une stratégie d'avenir pour nous. »

Amélioration continue

McLean prend son rôle de PDG très au sérieux : « J'ai toujours parlé d'amélioration continue, mais je pense sincèrement que si les personnes occupant des postes de direction ne continuent pas à s'améliorer par rapport au mois dernier, à l'année dernière ou à il y a cinq ans, elles n'apportent aucune valeur ajoutée à l'organisation », a-t-il déclaré.

L'introduction de nouvelles technologies telles que NetDocuments est un élément clé de la stratégie de McLean visant à améliorer continuellement le fonctionnement du cabinet, et il s'y consacre avec enthousiasme.

« NetDocuments nous a permis non seulement de nous concentrer sur nos collaborateurs ici et maintenant, mais aussi de nous concentrer sur nos collaborateurs et nos clients à long terme. C'est en quelque sorte une stratégie d'avenir pour nous. »

Warrick McLean, PDG, Coleman Greig

« Certains membres de mon équipe me disent souvent : "Oh, Warrick, tu peux ralentir un peu ?" Mais je pense que cela fait partie de ma mentalité. Il faut sans cesse s'améliorer, car si on ne s'améliore pas, on recule. Je crois fermement qu'il faut faire progresser les entreprises », a déclaré M. McLean.

Cette mentalité a porté ses fruits pendant le mandat de McLean en tant que PDG. « Je pense qu'une partie de notre succès, en particulier au cours des six ou sept dernières années, tient au fait que les gens sont motivés par l'amélioration continue, en particulier certains des jeunes employés, qui apprécient que l'entreprise continue de croître et s'efforce de s'améliorer. »

Avec NetDocuments, McLean estime que l'avenir s'annonce extrêmement prometteur.

« Je pense que si nous n'avions pas choisi NetDocuments, les opportunités prévues dans notre feuille de route, tant celles sur lesquelles nous travaillons actuellement que celles qui pourraient s'ajouter à l'avenir, seraient très différentes. Nous sommes vraiment enthousiastes à l'idée de ce que l'avenir nous réserve. »

Warrick McLean, PDG, Coleman Greig

« Je pense que si nous n'avions pas choisi NetDocuments, les opportunités prévues dans notre feuille de route, tant celles sur lesquelles nous travaillons actuellement que celles qui pourraient s'ajouter à l'avenir, seraient très différentes. »

« Il y a vraiment beaucoup d'enthousiasme quant aux possibilités qui s'offrent à nous pour l'avenir », a-t-il déclaré. « C'est en partie pour cette raison que nous avons acheté NetDocuments. »

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