Om Coleman Greig

Advokatbyrån Coleman Greig grundades i Sydney, Australien, i början av 1900-talet och har en imponerande historia. Med en årlig tillväxt på 20 % sedan 2016 fortsätter de att vara en innovativ och progressiv aktör i samhället. Byrån har också fått särskild erkännande som en av de 50 bästa arbetsplatserna i Australien och är den enda advokatbyrån bland de 25 bästa.

Hitta en molnbaserad plattform för dokumenthantering

Efter 20 år med dokumenthanteringssystemet Worldox (DMS) var den Sydneybaserade advokatbyrån Coleman Greig mer än redo för en uppgradering. Systemet var långt ifrån användarvänligt – dess bristande flexibilitet hämmade produktiviteten och gjorde samarbetet särskilt svårt för teamet. Det passade inte deras personalorienterade organisation.

Warrick McLean, företagets VD, insåg att det var dags att satsa på en molnbaserad strategi för att öka produktiviteten, förbättra samarbetet och stödja en flexibel arbetsmiljö.

"Den flexibiliteten att kunna arbeta i molnmiljön – var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst – var avgörande för oss", säger McLean.

Att fortsätta använda Worldox var inte ett alternativ. ”Vi gick igenom deras framtidsplan, och de hade helt enkelt inte för avsikt att gå över till molnet”, förklarade han.

När teamet började undersöka andra alternativ på marknaden framträdde en ledare: ”NetDocuments har funnits i molnet sedan dag ett, och det säger en hel del”, sa McLean.

Men det fanns andra viktiga fördelar som teamet var intresserat av – särskilt med tanke på de unika omständigheter som pandemin medförde.

"Vi ville gå över till en mer samarbetsinriktad miljö", säger McLean. "Samarbete, inte bara inom vårt team utan även med våra kunder, var avgörande. Vi behövde ett DMS som skulle göra detta smidigt."

”Den flexibiliteten att kunna arbeta i molnmiljön – var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst – var avgörande för oss.”

Warrick McLean, VD, Coleman Greig

Säkerheten på plattformen var också en hög prioritet: ”När vi flyttade vårt DMS till molnet ville vi ha den säkerhet som NetDocuments erbjuder”, förklarade McLean. ”Att outsourca det till ett företag som hanterar säkerhet dag ut och dag in var en självklarhet – särskilt för ett företag av vår storlek.”

NetDocuments användarvänliga gränssnitt och täta integration med Office 365 och Microsoft Teams gav teamet ytterligare fördelar.

"I slutändan var beslutsprocessen inte så svår", berättade han. "Övergången till NetDocuments var enhällig."

Leverera en teknikupplevelse som sätter människan i centrum

Att införa en ny teknik för 166 användare är aldrig enkelt – men med en expertpartner för implementering och en användarvänlig plattform kan Coleman Greig dra nytta av alla fördelar som NetDocuments har att erbjuda.

Välja en perfekt partner

När det var dags att implementera NetDocuments-plattformen inom företaget uppskattade McLean möjligheten att välja sin egen partner.

"Det var en positiv upplevelse", sa han. "Det fanns många partners här i Australien som vi kunde ha samarbetat med, men till slut valde vi någon som passade bra kulturellt."

"Alla leverantörer vi pratade med som kunde implementera NetDocuments var fantastiska på sitt eget sätt", sa han. "Men varje företag har sin egen unika personlighet och stil, och det team vi valde, InPlace Solutions, har varit fantastiskt."

Under hela implementeringsprocessen erbjöd InPlace mer än en standardmässig lansering: ”De var mycket strategiska när det gällde att få oss att tänka igenom saker och ifrågasätta hur vi hade använt vårt gamla DMS”, berättar McLean. Detta tillvägagångssätt har gjort det möjligt för Coleman Greigs team att få maximal nytta av att etablera processer kring det nya DMS.

Implementering av en lättanvänd plattform

Coleman Greig och InPlace säkerställde att de hade en gedigen projektplan för implementering på fem kontor med en kombination av personlig utbildning och distansutbildning. Processen gick smidigt eftersom NetDocuments är lätt att använda.

"När det gäller vår förmåga att ta till oss och använda nya saker har våra erfarenheter av NetDocuments varit positiva", säger McLean. "Ur användarsynpunkt är NetDocuments ganska intuitivt."

Som ett resultat har större delen av Coleman Greigs team kunnat komma igång snabbt och enkelt. NetDocuments sökfunktioner är en särskilt stor fördel för teamet. ”Sökfunktionen i NetDocuments är mer effektiv än i vårt tidigare DMS”, säger han. ”Den är mer effektiv, enklare och smidigare.”

”NetDocuments har funnits i molnet sedan dag ett, och det säger en hel del.”

Warrick McLean, VD, Coleman Greig

Dra nytta av nya funktioner

”Med vårt tidigare DMS hade vi inte tillgång till saker som SetBuilder och andra funktioner som NetDocuments har”, säger McLean.

Att kunna välja vilka funktioner de ville lägga till i sin plan var ett bra tillvägagångssätt. ”För oss har det varit lite som att köpa en bil. Man kan köpa basmodellen, sedan nästa nivå och så vidare”, förklarade han. ”Vi har inte nått toppen av sortimentet ännu, men vi är mycket nöjda med de funktioner vi har valt.”

"Sökfunktionen är uppenbarligen en förbättring jämfört med vad vi hade tidigare, och tillgängligheten i form av möjligheterna att ha saker i molnet är verkligen spännande", säger McLean.

”Möjligheten att bjuda in våra kunder till en säker arbetsyta på NetDocuments och samarbeta på ett dokument är ett stort steg framåt.”

Warrick McLean, VD, Coleman Greig

För att säkerställa att teamet får full nytta av alla dessa nya funktioner har teamet planerat att genomföra fortlöpande utbildning istället för att initialt överösa dem med information.

"Vår avsikt har alltid varit att få igång människor – det viktiga är att utbilda dem om var produktivitetsvinsterna finns", förklarade han.

”Vi vet att det finns några fantastiska produktivitetsverktyg i den svit som vi har förvärvat från NetDocuments. Så det handlar verkligen om att fortsätta uppmuntra och utbilda vår personal, särskilt eftersom plattformen fortsätter att utvecklas”, fortsatte han. ”Vi vill hålla oss à jour med dessa förändringar och se till att vi håller personalen uppdaterad och ständigt utmanar deras tankeprocesser.”

Förverkliga visionen om molnet i första hand

Även om det har gått mindre än ett år sedan Coleman Greig började använda NetDocuments, ser de redan fördelar inom hela företaget, bland annat högt engagemang och förbättrat samarbete med kunderna.

"Möjligheten att bjuda in våra kunder till en säker arbetsyta på NetDocuments och samarbeta på ett dokument är ett stort steg framåt", förklarade McLean.

Men som VD vill McLean inte bara lösa företagets aktuella utmaningar, han vill också fortsätta företagets tradition av innovation, öka dess flexibilitet och leda sitt team in i framtiden. NetDocuments hjälper honom att förverkliga den visionen.

Attrahera och behålla topptalanger

Med 60 % av företagets jurister under 30 år är McLean särskilt medveten om den ökande åldersdiversiteten bland yngre arbetstagare. ”Vi tänker strategiskt på vår teknik och hur den påverkar både vår personalbehållning och vår förmåga att attrahera talanger”, säger McLean. ”Och branschfolk ser NetDocuments som ledande inom området.”

”NetDocuments har gjort det möjligt för oss att inte bara fokusera på våra medarbetare här och nu, utan också på våra medarbetare och kunder långt in i framtiden”, förklarade han. ”Det är en slags framtidssäker strategi för oss.”

Kontinuerlig förbättring

McLean tar sin roll som VD på stort allvar: ”Jag har alltid talat om kontinuerlig förbättring, men jag tror verkligen att om personer i ledande befattningar inte fortsätter att bli bättre än de var förra månaden, förra året eller för fem år sedan, så tillför de inget mervärde till organisationen”, säger han.

Att införa ny teknik som NetDocuments är en viktig del av McLeans strategi för kontinuerlig förbättring inom företaget – och han gör det med entusiasm.

”NetDocuments har gjort det möjligt för oss att inte bara fokusera på våra medarbetare här och nu, utan också på våra medarbetare och kunder långt in i framtiden. Det är en slags framtidssäker strategi för oss.”

Warrick McLean, VD, Coleman Greig

”Några av mina teammedlemmar säger ofta: ’Åh, Warrick, kan du inte ta det lite lugnare?’ Men jag tror att det är en del av min inställning. Man måste ständigt förbättra sig, för om man inte förbättrar sig går man bakåt. Jag tror starkt på att driva företag framåt”, säger McLean.

Den inställningen har gett resultat under McLeans tid som VD. ”Jag tror att en del av vår framgång, särskilt under de senaste sex eller sju åren, beror på att människor motiveras av kontinuerlig förbättring, särskilt några av de yngre medarbetarna. De gillar att företaget fortsätter att växa och strävar efter att bli bättre.”

Med NetDocuments tror McLean att framtiden ser otroligt ljus ut.

”Jag tror att om vi inte hade valt NetDocuments skulle möjligheterna i vår roadmap – både det vi arbetar med nu och det som potentiellt finns i roadmappen framöver – se väldigt annorlunda ut. Det finns verkligen en spänning kring vad som är möjligt framöver.”

Warrick McLean, VD, Coleman Greig

”Jag tror att om vi inte hade valt NetDocuments skulle möjligheterna i vår roadmap – både det vi arbetar med nu och det som potentiellt finns i roadmappen framöver – se väldigt annorlunda ut.”

"Det finns verkligen en viss spänning kring vad som är möjligt framöver", berättade han. "Det är en del av anledningen till att vi köpte NetDocuments från början."

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.