Over Coleman Greig

Het advocatenkantoor Coleman Greig, opgericht in Sydney, Australië, in het begin van de 20e eeuw, heeft een indrukwekkende geschiedenis. Met een jaarlijkse groei van 20% sinds 2016 blijft het kantoor een innovatieve, vooruitstrevende speler in zijn gemeenschap. Het kantoor heeft ook speciale erkenning gekregen als een van de 50 beste werkplekken in Australië en is het enige advocatenkantoor in de top 25.

Een cloud-first platform voor documentbeheer vinden

Na 20 jaar gebruik van het Worldox-documentbeheersysteem (DMS) was het in Sydney gevestigde advocatenkantoor Coleman Greig meer dan klaar voor een upgrade. Het systeem was verre van gebruiksvriendelijk: het gebrek aan flexibiliteit belemmerde de productiviteit en maakte samenwerking binnen het team bijzonder moeilijk. Het paste niet bij hun mensgerichte organisatie.

Warrick McLean, de CEO van het bedrijf, wist dat het tijd was om een cloud-first-strategie door te voeren, zodat ze de productiviteit konden verhogen, de samenwerking konden verbeteren en een flexibele werkomgeving konden ondersteunen.

"Die flexibiliteit om binnen de cloudomgeving te werken – overal, altijd en op elk apparaat – was voor ons van cruciaal belang", aldus McLean.

Blijven werken met Worldox was geen optie. "We hebben gekeken waar hun roadmap naartoe leidde, en ze waren gewoon niet van plan om de cloud in te gaan", legde hij uit.

Toen het team andere opties op de markt begon te verkennen, kwam er een duidelijke koploper naar voren: "NetDocuments is vanaf dag één in de cloud geweest, en dat zegt veel", aldus McLean.

Maar er waren nog andere belangrijke voordelen waar het team in geïnteresseerd was, vooral gezien de unieke omstandigheden als gevolg van de pandemie.

"We wilden meer naar een samenwerkingsomgeving toe", aldus McLean. "Samenwerken, niet alleen binnen ons team, maar ook met onze klanten, was van cruciaal belang. We hadden een DMS nodig dat dit naadloos mogelijk zou maken."

"Die flexibiliteit om binnen de cloudomgeving te werken – overal, altijd en op elk apparaat – was voor ons van cruciaal belang."

Warrick McLean, algemeen directeur, Coleman Greig

Beveiliging op het platform had ook hoge prioriteit: "Toen we ons DMS naar de cloud verhuisden, wilden we de beveiliging die NetDocuments biedt", legt McLean uit. "Dat uitbesteden aan een bedrijf dat zich dag in dag uit bezighoudt met beveiliging was een logische keuze, zeker voor een bedrijf van onze omvang."

De gebruiksvriendelijke interface van NetDocuments en de nauwe integratie met Office 365 en Microsoft Teams boden het team extra voordelen.

"Uiteindelijk was het besluitvormingsproces niet zo moeilijk", vertelde hij. "De overstap naar NetDocuments was unaniem."

Een technologie-ervaring waarin mensen centraal staan

Het is nooit eenvoudig om een nieuwe technologie uit te rollen naar 166 gebruikers, maar dankzij een deskundige implementatiepartner en een gebruiksvriendelijk platform profiteert Coleman Greig nu van alle voordelen die NetDocuments te bieden heeft.

Een perfect passende partner kiezen

Toen het moment kwam om het NetDocuments-platform binnen het bedrijf te implementeren, waardeerde McLean de mogelijkheid om zelf een partner te kiezen.

"Het was een positieve ervaring", zei hij. "Er waren hier in Australië veel partners waarmee we hadden kunnen samenwerken, maar uiteindelijk hebben we gekozen voor iemand die cultureel goed bij ons paste."

"Alle leveranciers die we hebben gesproken en die NetDocuments konden implementeren, waren op hun eigen manier fantastisch", zei hij. "Maar elk bedrijf heeft zijn eigen unieke persoonlijkheid en stijl, en het team dat we hebben gekozen, InPlace Solutions, is geweldig geweest."

Tijdens het implementatieproces bood InPlace meer dan alleen een standaardroll-out: "Ze waren heel strategisch in het aanzetten tot nadenken en het ter discussie stellen van de manier waarop we ons oude DMS gebruikten", aldus McLean. Dankzij deze aanpak kon het team van Coleman Greig optimaal profiteren van de voordelen bij het opzetten van processen rond het nieuwe DMS.

Een gebruiksvriendelijk platform implementeren

Coleman Greig en InPlace zorgden voor een sterk projectplan voor de implementatie in vijf kantoren, met een combinatie van persoonlijke en externe trainingen. Het proces verliep vlot omdat NetDocuments gebruiksvriendelijk is.

"Wat betreft ons vermogen om dingen op te pakken en uit te voeren, hebben we goede ervaringen met NetDocuments", aldus McLean. "Vanuit het oogpunt van gebruikerservaring is NetDocuments vrij intuïtief."

Als gevolg daarvan heeft het grootste deel van het team van Coleman Greig snel en gemakkelijk kunnen instappen. De zoekmogelijkheden van NetDocuments zijn een bijzonder groot voordeel voor het team. "De manier waarop zoeken in NetDocuments werkt, is efficiënter dan ons vorige DMS", zei hij. "Het is efficiënter, gemakkelijker en eenvoudiger."

"NetDocuments is vanaf dag één in de cloud geweest, en dat zegt veel."

Warrick McLean, algemeen directeur, Coleman Greig

Profiteren van nieuwe functies

“Met ons vorige DMS hadden we geen toegang tot zaken als SetBuilder en andere mogelijkheden die NetDocuments wel heeft", aldus McLean.

Het was handig dat ze zelf konden kiezen welke functies ze aan hun abonnement wilden toevoegen. "Voor ons was het een beetje zoals een auto kopen. Je kunt het basismodel nemen, dan het model een niveau hoger, en zo verder", legde hij uit. "We hebben nog niet het topmodel, maar we zijn erg tevreden met de functies die we hebben gekozen."

"Het is duidelijk dat de zoekfunctie een verbetering is ten opzichte van wat we eerder hadden, en de toegankelijkheid in termen van mogelijkheden om dingen in de cloud op te slaan is echt geweldig", aldus McLean.

"De mogelijkheid om onze klanten uit te nodigen in een beveiligde werkruimte op NetDocuments en samen aan een document te werken, is een enorme stap voorwaarts."

Warrick McLean, algemeen directeur, Coleman Greig

Om ervoor te zorgen dat het team optimaal kan profiteren van al deze nieuwe functies, heeft het team gepland om doorlopend trainingen te geven in plaats van in het begin een enorme hoeveelheid informatie te geven.

"Wat we altijd al hebben willen doen, is mensen aan de slag helpen – waar het erop aankomt, is hen leren waar de productiviteitswinst te behalen valt", legde hij uit.

"We weten dat er een aantal geweldige productiviteitstools in de suite zitten die we van NetDocuments hebben overgenomen. Het gaat er dus vooral om dat we onze medewerkers blijven stimuleren en opleiden, vooral nu het platform zich steeds verder ontwikkelt", vervolgt hij. "We willen op de hoogte blijven van die veranderingen en ervoor zorgen dat onze mensen bijblijven en hun denkprocessen voortdurend blijven uitdagen."

De cloud-first-visie tot leven brengen

Hoewel het nog geen jaar geleden is dat Coleman Greig met NetDocuments is begonnen, zien ze nu al voordelen voor het hele kantoor, zoals een hoge betrokkenheid en een betere samenwerking met klanten.

"De mogelijkheid om onze klanten uit te nodigen in een beveiligde werkruimte op NetDocuments en samen aan een document te werken, is een enorme stap voorwaarts", legt McLean uit.

Maar als CEO wil McLean niet alleen de huidige uitdagingen van het bedrijf oplossen, hij wil ook de innovatieve traditie van het bedrijf voortzetten, de flexibiliteit vergroten en zijn team naar de toekomst leiden. NetDocuments helpt hem die visie te realiseren.

Toptalent aantrekken en behouden

Met 60% van de advocaten van het kantoor onder de 30 jaar, is McLean bijzonder goed afgestemd op de toenemende leeftijdsdiversiteit in een jonger personeelsbestand. "We denken strategisch na over onze technologie en hoe deze zowel het behoud van onze mensen als het aantrekken van talent beïnvloedt", aldus McLean. "En mensen in de branche erkennen NetDocuments als toonaangevend."

"NetDocuments heeft ons in staat gesteld om ons niet alleen te concentreren op onze mensen hier en nu, maar ook op onze mensen en onze klanten in de toekomst", legt hij uit. "Het is voor ons een soort toekomstbestendige strategie."

Voortdurende verbetering

McLean neemt zijn rol als CEO serieus: "Ik heb altijd gesproken over voortdurende verbetering, maar ik ben echt van mening dat als mensen in leidinggevende functies niet beter blijven presteren dan vorige maand, vorig jaar of vijf jaar geleden, ze geen toegevoegde waarde hebben voor de organisatie", aldus McLean.

Het introduceren van nieuwe technologie zoals NetDocuments is een belangrijk onderdeel van McLeans strategie voor continue verbetering binnen het bedrijf — en hij doet dat met veel enthousiasme.

"NetDocuments heeft ons in staat gesteld om ons niet alleen te concentreren op onze mensen hier en nu, maar ook op onze mensen en onze klanten in de toekomst. Het is voor ons een soort toekomstbestendige strategie."

Warrick McLean, algemeen directeur, Coleman Greig

"Sommige leden van mijn team zeggen vaak: 'Oh, Warrick, kun je niet wat rustiger aan doen?' Maar ik denk dat dat deel uitmaakt van mijn mentaliteit. Je moet jezelf voortdurend blijven verbeteren, want als je dat niet doet, ga je achteruit. Ik geloof sterk in het vooruithelpen van bedrijven", aldus McLean.

Die mentaliteit heeft zijn vruchten afgeworpen tijdens McLeans tijd als CEO. "Ik denk dat een deel van ons succes, met name in de afgelopen zes of zeven jaar, te danken is aan het feit dat mensen gemotiveerd worden door voortdurende verbetering, met name sommige jongere medewerkers. Zij vinden het prettig dat het bedrijf blijft groeien en probeert steeds beter te worden."

Met NetDocuments ziet McLean de toekomst er ongelooflijk rooskleurig uit.

"Ik denk dat als we niet voor NetDocuments hadden gekozen, de kansen op onze roadmap – zowel waar we nu mee bezig zijn als wat er mogelijk op de roadmap voor de toekomst staat – heel anders zouden zijn geweest. Er heerst echt een gevoel van opwinding over wat er in de toekomst mogelijk is."

Warrick McLean, algemeen directeur, Coleman Greig

"Ik denk dat als we niet voor NetDocuments hadden gekozen, de kansen op onze roadmap – zowel waar we nu mee bezig zijn als wat er mogelijk op de roadmap voor de toekomst staat – heel anders zouden zijn geweest."

"Er heerst echt een zekere opwinding over wat er in de toekomst mogelijk is", vertelde hij. "Dat is een van de redenen waarom we NetDocuments in de eerste plaats hebben gekocht."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.