Sobre Coleman Greig

Fundado em Sydney, Austrália, no início do século XX, o escritório de advocacia Coleman Greig tem uma história impressionante e, com um crescimento anual de 20% desde 2016, continua a ser um colaborador inovador e progressivo em sua comunidade. O escritório também recebeu reconhecimento especial como um dos 50 Melhores Lugares para Trabalhar na Austrália, sendo o único escritório de advocacia entre os 25 melhores.

Como encontrar uma plataforma de gerenciamento de documentos que priorize a nuvem

Depois de 20 anos usando o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) da Worldox, o escritório de advocacia Coleman Greig, com sede em Sydney, estava mais do que pronto para uma atualização. O sistema estava longe de ser fácil de usar - sua falta de agilidade prejudicava a produtividade e tornava a colaboração especialmente difícil para a equipe. Não era a opção certa para sua organização que prioriza as pessoas.

Warrick McLean, CEO da empresa, sabia que era hora de adotar uma estratégia que priorizasse a nuvem para aumentar a produtividade, aprimorar a colaboração e oferecer suporte a um ambiente de trabalho flexível.

"Essa flexibilidade de trabalhar no ambiente de nuvem - em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo - foi fundamental para nós", disse McLean.

Ficar com a Worldox não era uma opção. "Trabalhamos com o roteiro deles, e eles simplesmente não estavam seguindo o caminho da nuvem", explicou.

Quando a equipe começou a explorar outras opções no mercado, surgiu um líder: "A NetDocuments está na nuvem desde o primeiro dia, e isso diz muito", disse McLean.

Mas havia outros benefícios importantes nos quais a equipe estava interessada, especialmente devido às circunstâncias únicas causadas pela pandemia.

"Queríamos mudar para um ambiente mais colaborativo", disse McLean. "A colaboração, não apenas entre a nossa equipe, mas também entre a nossa base de clientes, era fundamental. Precisávamos de um DMS que tornasse isso perfeito."

"Essa flexibilidade de trabalhar no ambiente de nuvem - em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo - foi fundamental para nós."

Warrick McLean, CEO, Coleman Greig

A segurança na plataforma também era uma prioridade: "Ao transferir nosso DMS para a nuvem, queríamos a segurança que a NetDocuments oferece", explicou McLean. "Terceirizar isso para uma empresa que lida com segurança todos os dias foi uma decisão óbvia, especialmente para uma empresa do nosso porte."

A interface amigável do NetDocuments e a forte integração com o Office 365 e o Microsoft Teams ofereceram benefícios adicionais para a equipe.

"No final, o processo de decisão não foi tão difícil", ele compartilhou. "A mudança para o NetDocuments foi unânime."

Oferecendo uma experiência tecnológica que coloca as pessoas em primeiro lugar

A implementação de uma nova tecnologia para 166 usuários nunca é fácil, mas com um parceiro de implementação especializado e uma plataforma de fácil utilização, a Coleman Greig está tendo acesso a todos os benefícios que o NetDocuments tem a oferecer.

Escolha de um parceiro perfeito

Quando chegou o momento de implementar a plataforma NetDocuments na empresa, a McLean apreciou a oportunidade de selecionar seu próprio parceiro.

"Foi uma experiência positiva", disse ele. "Havia muitos parceiros aqui na Austrália com os quais poderíamos ter trabalhado, mas, por fim, escolhemos alguém que seria uma boa opção cultural."

"Todos os provedores com os quais conversamos que poderiam implementar o NetDocuments eram fantásticos à sua própria maneira", disse ele. "Mas cada empresa tem sua própria personalidade e estilo, e a equipe que escolhemos, a InPlace Solutions, tem sido excelente."

Durante todo o processo de implementação, a InPlace ofereceu mais do que um lançamento padrão: "Eles foram bastante estratégicos em termos de nos fazer pensar sobre as coisas e desafiar a maneira como usávamos nosso antigo DMS", compartilhou McLean. Essa abordagem permitiu que a equipe da Coleman Greig obtivesse o máximo de benefícios ao estabelecer processos em torno do novo DMS.

Implementação de uma plataforma fácil de usar

A Coleman Greig e a InPlace garantiram um plano de projeto sólido para a implementação em cinco escritórios, com uma combinação de treinamento presencial e remoto. O processo correu bem porque o NetDocuments é fácil de usar.

"Em termos de nossa capacidade de pegar e usar o material, nossa experiência com o NetDocuments tem sido boa", disse McLean. "Do ponto de vista da experiência do usuário, o NetDocuments é bastante intuitivo."

Como resultado, a maior parte da equipe da Coleman Greig conseguiu se integrar ao sistema de forma rápida e fácil. Os recursos de pesquisa do NetDocuments são um benefício particularmente importante para a equipe. "A forma como a pesquisa funciona no NetDocuments é mais eficiente do que em nosso DMS anterior", disse ele. "É mais eficiente, mais fácil e mais simples."

"A NetDocuments está na nuvem desde o primeiro dia, e isso diz muito."

Warrick McLean, CEO, Coleman Greig

Aproveitando os novos recursos

"Com nosso DMS anterior, não tínhamos acesso a recursos como o SetBuilder e outros recursos que o NetDocuments tem", disse McLean.

A possibilidade de escolher os recursos que eles queriam adicionar ao plano foi uma abordagem útil. "Para nós, tem sido um pouco como comprar um carro. O você pode adquirir o modelo básico, depois o próximo nível e o próximo nível e assim por diante", explicou ele. "Ainda não chegamos ao topo da linha, mas estamos muito satisfeitos com os recursos que escolhemos."

"Obviamente, a capacidade de pesquisa foi uma melhoria em relação ao que tínhamos anteriormente, e a acessibilidade em termos de oportunidades de ter coisas na nuvem é realmente empolgante", disse McLean.

"A capacidade de convidar nossos clientes para um espaço de trabalho seguro no NetDocuments e trabalhar de forma colaborativa em um documento é um grande avanço."

Warrick McLean, CEO, Coleman Greig

Para garantir que a equipe receba todos os benefícios de todos esses novos recursos, a equipe planejou fazer um treinamento contínuo em vez de fornecer uma enorme sobrecarga de informações inicialmente.

"O que sempre pretendemos fazer foi colocar as pessoas em funcionamento - o que importa é educá-las sobre onde estão os ganhos de produtividade", explicou.

"Sabemos que há ótimas ferramentas de produtividade no pacote que adquirimos da NetDocuments. Portanto, trata-se realmente de continuar a incentivar e treinar nossa equipe, especialmente à medida que a plataforma continua a evoluir", continuou ele. "Queremos ficar a par dessas mudanças e garantir que estamos mantendo as tropas atualizadas e desafiando continuamente seus processos de pensamento."

Dando vida à visão Cloud-First

Embora tenha se passado menos de um ano desde que a Coleman Greig iniciou sua jornada com o NetDocuments, eles já estão vendo benefícios em toda a empresa, incluindo altas taxas de envolvimento e melhor colaboração com os clientes.

"A capacidade de convidar nossos clientes para um espaço de trabalho seguro no NetDocuments e trabalhar de forma colaborativa em um documento é um grande avanço", explicou McLean.

Mas como CEO, McLean não está apenas procurando resolver os desafios atuais da empresa, ele quer continuar o legado de inovação da empresa, aumentar sua agilidade e liderar sua equipe para o futuro. A NetDocuments o está ajudando a concretizar essa visão.

Atrair e reter os melhores talentos

Com 60% dos advogados da empresa com menos de 30 anos, McLean está particularmente em sintonia com a crescente diversidade de idade em uma força de trabalho mais jovem. "Pensamos em nossa tecnologia de forma estratégica e em como ela influencia tanto a retenção de nosso pessoal quanto a atração de talentos", disse McLean. "E as pessoas do setor reconhecem a NetDocuments como uma empresa de ponta."

"A NetDocuments nos permitiu não apenas focar em nosso pessoal aqui e agora, mas também focar em nosso pessoal e em nossos clientes no futuro", explicou ele. "É um pouco como uma estratégia à prova de futuro para nós."

Melhoria contínua

McLean leva a sério sua função de CEO: "Sempre falei sobre melhoria contínua, mas realmente acho que se as pessoas em cargos de liderança não continuarem a ser melhores do que eram no mês passado, no ano passado ou há cinco anos, elas não estão agregando valor à organização", disse ele.

A introdução de novas tecnologias, como o NetDocuments, é uma parte fundamental da estratégia de McLean para a melhoria contínua da empresa, e ele faz isso com entusiasmo.

"A NetDocuments nos permitiu não apenas focar em nosso pessoal aqui e agora, mas também focar em nosso pessoal e em nossos clientes no futuro. É um pouco como uma estratégia à prova de futuro para nós."

Warrick McLean, CEO, Coleman Greig

Alguns dos membros da minha equipe costumam comentar: "Oh, Warrick, o você pode ir mais devagar? Mas acho que isso faz parte da minha mentalidade. É preciso melhorar continuamente, porque se o você não melhorar, vai retroceder. Acredito muito no avanço das empresas", disse McLean.

Essa mentalidade rendeu dividendos no período em que McLean foi CEO. "Acho que parte do nosso sucesso, especialmente nos últimos seis ou sete anos, é que as pessoas são estimuladas pela melhoria contínua, especialmente alguns dos funcionários mais jovens, que gostam do fato de que a empresa continua a crescer e tenta ser melhor."

Com a NetDocuments, McLean acredita que o futuro parece incrivelmente brilhante.

"Acho que se não tivéssemos escolhido a NetDocuments, as oportunidades em nosso roteiro - tanto as que estamos trabalhando agora quanto as que potencialmente estão no roteiro à frente - seriam muito diferentes. Há realmente um nível de entusiasmo com o que é possível fazer daqui para frente."

Warrick McLean, CEO, Coleman Greig

"Acho que se não tivéssemos escolhido a NetDocuments, as oportunidades em nosso roteiro - tanto as que estamos trabalhando agora quanto as que potencialmente estão no roteiro à frente - seriam muito diferentes."

"Há realmente um nível de empolgação com o que é possível fazer daqui para frente", ele compartilhou. "Isso é parte do motivo pelo qual compramos a NetDocuments em primeiro lugar."

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