Casestudieintervju med assisterende direktør for juridisk drift ved et stort offentlig universitet om hvorfor de har holdt seg til NetDocuments i over 10 år og hvorfor de valgte å legge til ndThread i produktpakken sin.

Da et av de største offentlige universitetene i landet trengte en plattform for sanntidsmeldinger for å forene over 200 advokater og juridiske fagfolk på tvers av en rekke campuser og administrasjonskontorer, visste Office of the General Counsel at de trengte et moderne verktøy som ville oppfylle deres strenge sikkerhetsstandarder. Etter mye due diligence valgte de ndThread fra NetDocuments, et tillegg til universitetets eksisterende dokumenthåndteringssystem (DMS) for å få funksjonaliteten og sikkerheten som trengs.

Spredt kommunikasjon

Selv om de jobber under et felles navn, håndterer universitetets juridiske team på campus og sentralt nivå den daglige driften individuelt. Bortsett fra å dele sine dokumenthåndterings- (DM) og juridiske administrasjonssystemer for bedrifter (ELM), har hver lokasjon sin egen teknologistabel å administrere, inkludert kommunikasjonsverktøy som Slack, Zoom, Microsoft Teams, listeservere og mer. Som et resultat av flere verktøy og mangel på en enhetlig chatplattform, led kommunikasjonen og forårsaket ytterligere hodepine. Fra langsomme responstider og sikkerhetsbekymringer, til manuell klassifisering av meldinger – variasjonen av løsninger skapte flere hindringer enn fordeler, noe som begrenset teamets evne til å koble til og samarbeide på en måte som inspirerer til godt arbeid.

Å finne en sikker løsning

Da universitetet ansatte en leder for juridisk drift med erfaring fra teknologibransjen, visste han at endring var på høy tid, og at en løsning for sanntidsmeldinger ville føre til nødvendig modernisering og forbindelse på tvers av universitetets juridiske økosystem.

«Sikkerhet er av største betydning for universitetet, og nye teknologiinitiativer reiser alltid spørsmål om samsvar.»

Assisterende direktør for juridisk drift

Det sentrale juridiske driftsteamet begynte å lete etter en løsning som ville muliggjøre effektiv kommunikasjon uten å gå på kompromiss med sikkerheten, skape ekstra administrativt ansvar eller komplisere arbeidsflyter.

«Sikkerhet er av største betydning for universitetet», uttalte deres assisterende direktør for juridisk drift, «og nye teknologiinitiativer reiser alltid spørsmål om samsvar.» Derfor var det avgjørende å finne en pålitelig løsning.

For nesten et tiår siden valgte universitetet NetDocuments for sine systemomfattende behov for håndtering av juridiske dokumenter. Allerede fornøyd med løsningen, og med tillit til plattformens uovertrufne sikkerhet, var det naturlig at universitetet utforsket firmaets direktemeldingsløsning, ndThread, for sikker én-til-én- og gruppemeldingshåndtering på tvers av den juridiske organisasjonen.

Fordelene med ndThread var tydelige fra starten av: For det første ville plattformen bli kontrollert og administrert innenfor universitetets juridiske miljø. Den ville også kobles sømløst til NetDocuments, og viktigst av alt, den ville gi det sikkerhetsnivået som universitetet krever.

Bygge team med sanntidsmeldinger

Det er alltid en utfordring å legge om gamle vaner og skape nye. Avdelingslederne så imidlertid raskt fordelene med å kommunisere i ndThread. Ledelsens engasjement, støtte og aktiv bruk spilte en nøkkelrolle i å øke adopsjonen på tvers av universitetets juridiske organisasjon.

Installasjonen av ndThread-skrivebords- og mobilappene har vært et vendepunkt for adopsjonen. Tilgang til ndThread hvor som helst og på hvilken som helst enhet har hjulpet brukere, spesielt de i lederstillinger, med å få verdi raskere ved å akselerere kommunikasjonen og redusere barrierene for engangsforespørsler. Uansett om universitetets brukere er i et møte, tar vare på familien hjemme eller opplever strøm- eller nettverksbrudd, har ndThread alltid vært tilgjengelig, slik at svar på spørsmål aldri blir forsinket.

«[ndThread] løser smertepunkter vi ikke engang visste at vi hadde.»

Assisterende direktør for juridisk drift

Organisere samtaler i ndThread

Universitetet har funnet en rekke måter å organisere samtaler i ndThread på:

• Administrasjonskontoret kan raskt kommunisere kunngjøringer og opplæring til alle ansatte, mens ledere kan opprette grupper med sine direkte underordnede.
• Kanaler rundt spesifikke emner lar brukere fra forskjellige studiesteder diskutere felles problemstillinger – fra åndsverk til seksuelle overgrep – og søke råd fra eksperter.
• I mellomtiden gir den «virtuelle vannkjøleren» plass til samtaler utenom jobb, deling av bilder av kjæledyr eller ferier, og å bli kjent med andre på et personlig nivå.

Forener juridiske fag på tvers av universitetssystemet

Universitetets juridiske team har hatt nesten ti år med eksepsjonelle verktøy og sikkerhet for sine dokument- og e-posthåndteringsbehov gjennom NetDocuments. Nå strekker denne pålitelige sikkerheten og funksjonaliteten seg enda lenger etter at ndThread ble lagt til i teknologistabelen.

En av de største fordelene med å samle alle teamene på én meldingsplattform har vært raskere og enklere kommunikasjon. Kommunikasjon frem og tilbake skjer mye raskere på ndThread enn e-post, og det er mye enklere å koordinere asynkrone diskusjoner mellom campusene. «Det er en veldig rask måte å få svar på – enten det er fra en annen advokat, en leder eller til og med en underordnet», forklarer assisterende direktør for juridisk drift.

Naturligvis har sanntidsmeldinger også redusert avhengigheten av e-post og listeservere for å kommunisere. Men det har også vært uventede fordeler.

«Det løser smertepunkter vi ikke engang var klar over at vi hadde», delte han.

«Når du mottar informasjon [i ndThread], trenger du ikke engang å bruke noen sekunder på å klassifisere den i hodet eller i Outlook. Den er allerede klassifisert.»

Assisterende direktør for juridisk drift

I tillegg til å tilby sikrere og enklere kommunikasjon, har ndThread bidratt til å redusere teamets administrative arbeid ved automatisk å klassifisere meldinger innenfor en sak eller et arbeidsområde. Å velge en annen meldingsplattform ville ha krevd at teamet måtte holde oversikt over informasjonen sin, eksportere den og laste den opp til DMS-et. Men ndThread gjør dette automatisk, ved å registrere, klassifisere og lagre meldinger direkte i DMS-et.

«Når du mottar informasjon [i ndThread], trenger du ikke engang å bruke noen sekunder på å klassifisere den i hodet eller i Outlook. Den er allerede klassifisert», forklarer han.

Brukere har også kunnet henvende seg til hverandre (i stedet for driftsavdelingen) for å få hjelp til å få mest mulig ut av verktøyene sine. Nå, i stedet for å sende problemer videre til supportkjeden, kan teammedlemmer samle løsninger, og avanserte brukere kan dele sine egne tips og triks.

Skape fellesskap til tross for sosial distansering

Universitetets juridiske team var heldige som fikk implementere ndThread kort tid før den globale overgangen til hjemmekontor som følge av COVID-19 – men det har bare forsterket fordelene med programvaren.

Flytende kommunikasjon gjennom ndThread har bygd opp en følelse av fellesskap som ellers ville manglet betydelig i denne tiden. «Folk legger ut bilder av kjæledyrene sine, vitser og nyhetsinnslag. Det er mye sosial aktivitet som folk går glipp av når de jobber hjemmefra, ting de ikke ville ha delt via e-post», forklarer han. Når brukere kobler seg til hverandre daglig, kan de jobbe mer effektivt sammen og bygge sterkere relasjoner med kolleger, selv når de jobber eksternt.

Styrket til å jobbe og kommunisere inspirert

Etter hvert som universitetet fortsetter å øke bruken av ndThread på tvers av den juridiske organisasjonen, vil de fortsette å dra nytte av forbedret kommunikasjon. Enten brukerne er på kontoret, jobber eksternt eller er på ferie, kan de enkelt holde seg oppdatert på saker og prosjekter. Men ndThread utvider også fordelene med NetDocuments – en plattform de allerede kjenner og elsker. Brukere kan til og med markere dokumenter i ndThread uten å måtte laste dem ned, redigere og laste dem opp på nytt.

«Jeg er veldig glad i NetDocuments», sier assisterende direktør for juridisk drift. «Funksjonaliteten har vært eksponentiell, og effektiviteten, tipsene og triksene er så verdt det», forklarer han.

Med sanntidsmeldinger som hjelper det juridiske teamet med å bli mer effektivt, tilkoblet og beskyttet, får universitetet enda mer verdi fra NetDocuments-investeringen sin. Dette universitetsteamet er virkelig i stand til å jobbe inspirert. Se hvordan ndThread kan hjelpe teamet ditt med å holde kontakten og jobbe inspirert.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.