Entrevista de estudo de caso com o Diretor Associado de Operações Jurídicas de uma grande universidade pública sobre o motivo pelo qual permaneceram com o NetDocuments durante mais de 10 anos e porque optaram por adicionar o ndThread ao seu conjunto de produtos.

Quando uma das maiores universidades públicas do país precisou de uma plataforma de mensagens em tempo real para reunir mais de 200 advogados e profissionais jurídicos em vários campi e gabinetes administrativos, o Gabinete do Conselho Geral sabia que precisava de uma ferramenta moderna que cumprisse as suas rigorosas normas de segurança. Depois de muita diligência, escolheram o ndThread da NetDocuments, um complemento ao sistema de gestão de documentos (DMS) existente na universidade para obter a funcionalidade e a segurança necessárias.

Comunicação dispersa

Embora trabalhem sob uma bandeira comum, as equipas jurídicas centrais e do campus da Universidade gerem as operações diárias individualmente. Para além de partilharem os seus sistemas de gestão documental (DM) e de gestão jurídica empresarial (ELM), cada local tem o seu próprio conjunto de tecnologias para gerir, incluindo ferramentas de comunicação como o Slack, o Zoom, o Microsoft Teams, listservs, etc. Como resultado da multiplicidade de ferramentas e da falta de uma plataforma de conversação unificada, a comunicação sofreu e causou dores de cabeça adicionais. Desde tempos de resposta lentos e preocupações com a segurança, até à classificação manual das mensagens, a variedade de soluções produziu mais obstáculos do que benefícios, limitando a capacidade da equipa para se ligar e colaborar de uma forma que inspira um excelente trabalho.

Encontrar uma solução segura

Quando a Universidade contratou um líder de operações jurídicas com experiência no sector tecnológico, ele sabia que a mudança era necessária há muito tempo e que uma solução de mensagens em tempo real traria a modernização e a ligação necessárias ao ecossistema jurídico da Universidade.

"A segurança é da maior importância para a Universidade e as novas iniciativas tecnológicas levantam sempre questões sobre a conformidade."

Diretor Associado de Operações Jurídicas

A equipa central de operações jurídicas começou a procurar uma solução que permitisse uma comunicação eficiente sem comprometer a segurança, criar responsabilidades administrativas adicionais ou complicar os fluxos de trabalho.

"A segurança é da maior importância para a Universidade", afirmou o seu Diretor Associado de Operações Jurídicas, "e as novas iniciativas tecnológicas levantam sempre questões sobre a conformidade." Assim, era crucial encontrar uma solução fiável.

Há quase uma década, a Universidade escolheu a NetDocuments para as suas necessidades de gestão de documentos jurídicos em todo o sistema. Já satisfeita com a solução e com a confiança na segurança inigualável da plataforma, foi natural que a Universidade explorasse a solução de mensagens instantâneas da empresa, o ndThread, para mensagens seguras 1:1 e de grupo em toda a organização jurídica.

As vantagens do ndThread eram claras desde o início: Primeiro, a plataforma seria controlada e gerida dentro do ambiente legal da Universidade. Também se ligaria sem problemas ao NetDocuments e, mais importante, forneceria o nível de segurança exigido pela Universidade.

Criar equipas com mensagens em tempo real

A transição de velhos hábitos e a criação de novos é sempre um desafio. No entanto, os líderes de departamento rapidamente viram os benefícios da comunicação no ndThread. A adesão dos líderes, o apoio e a utilização ativa desempenharam um papel fundamental no aumento da adoção em toda a organização jurídica da Universidade.

A instalação das aplicações móveis e de desktop do ndThread foi um ponto de viragem na adoção. O acesso ao ndThread em qualquer lugar e em qualquer dispositivo ajudou os utilizadores, especialmente os que estão na liderança, a obter valor mais rapidamente, acelerando a comunicação e reduzindo as barreiras aos pedidos pontuais. Independentemente de os utilizadores da Universidade estarem numa reunião, a cuidar da família em casa ou a sofrer uma falha de energia ou de rede, o ndThread tem estado sempre disponível para que as respostas às perguntas nunca se atrasem.

"[ndThread] está a resolver problemas que nem sequer nos apercebemos que tínhamos."

Diretor Associado de Operações Jurídicas

Organizar conversas no ndThread

A Universidade encontrou uma variedade de formas de organizar as conversas no ndThread:

• O escritório administrativo pode comunicar rapidamente anúncios e formação a todos os empregados, enquanto os gestores podem criar grupos com os seus subordinados diretos.
• Os canais sobre tópicos específicos permitem que os utilizadores de diferentes campus discutam questões comuns - desde propriedade intelectual a agressão sexual - e procurem aconselhamento de especialistas.
• Entretanto, o "refrigerador de água virtual" proporciona espaço para conversas não profissionais, partilha de fotografias de animais de estimação ou férias e para conhecer os outros a nível pessoal.

Unir o sector jurídico em todo o sistema universitário

As equipas jurídicas da Universidade têm tido quase dez anos de ferramentas e segurança excepcionais para as suas necessidades de gestão de documentos e correio eletrónico através do NetDocuments. Agora, esta segurança e funcionalidade de confiança estendem-se ainda mais desde a adição do ndThread à sua pilha de tecnologia.

Uma das maiores vantagens de reunir todas as equipas numa única plataforma de mensagens foi a comunicação mais rápida e fácil. A troca de mensagens é muito mais rápida no ndThread do que no correio eletrónico e a coordenação de discussões assíncronas entre campus é muito mais simples. "É uma forma muito rápida de obter uma resposta - quer seja de outro advogado, de um gestor ou mesmo de um subordinado", explica o Diretor Associado de Operações Jurídicas.

Naturalmente, o envio de mensagens em tempo real também reduziu a dependência do correio eletrónico e dos listservs para comunicar. Mas também se registaram benefícios inesperados.

"Está a resolver problemas que nem sequer nos apercebemos que tínhamos", partilhou.

"Quando se recebe uma informação [no ndThread], nem sequer é preciso perder alguns segundos para a classificar na cabeça ou no Outlook. Já está classificada".

Diretor Associado de Operações Jurídicas

Para além de proporcionar uma comunicação mais segura e simples, o ndThread ajudou a reduzir o trabalho administrativo da equipa ao classificar automaticamente as mensagens dentro de um assunto ou espaço de trabalho. A escolha de outra plataforma de mensagens teria exigido que a equipa controlasse as suas informações, as exportasse e as carregasse para o DMS. Mas o ndThread faz este trabalho automaticamente, registando, classificando e armazenando mensagens diretamente no DMS.

"Quando recebemos uma informação [no ndThread], nem sequer temos de perder alguns segundos a classificá-la na nossa cabeça ou no Outlook. Já está classificada", explica.

Os utilizadores também têm podido recorrer uns aos outros (e não ao serviço de operações) para obter ajuda para tirar o máximo partido das suas ferramentas. Agora, em vez de passarem os problemas para a cadeia de suporte, os membros da equipa podem obter soluções de crowdsource e os utilizadores avançados podem partilhar as suas próprias dicas e truques.

Criar comunidade apesar do distanciamento social

As equipas jurídicas da Universidade tiveram a sorte de implementar o ndThread pouco antes da mudança mundial para o trabalho a partir de casa como resultado da COVID-19 - mas isso apenas ampliou os benefícios do software.

A comunicação fluida através do ndThread criou um sentido de comunidade que, de outra forma, faltaria significativamente durante este período. "As pessoas publicam fotografias dos seus animais de estimação, piadas e notícias. Há muita atividade social que as pessoas perdem quando trabalham a partir de casa, coisas que não partilhariam por correio eletrónico", explica. Como os utilizadores se ligam uns aos outros diariamente, podem trabalhar em conjunto de forma mais eficaz e construir relações mais fortes com os colegas, mesmo quando estão a trabalhar remotamente.

Capacitado para trabalhar e comunicar inspirado

À medida que a Universidade continua a aumentar a adoção do ndThread em toda a organização jurídica, continuará a beneficiar de uma comunicação melhorada. Quer os utilizadores estejam no escritório, a trabalhar remotamente ou de férias, podem facilmente manter-se actualizados sobre assuntos e projectos. Mas o ndThread também expande as vantagens do NetDocuments - uma plataforma que já conhecem e adoram. Os utilizadores podem até marcar documentos no ndThread sem terem de os transferir, editar e voltar a carregar.

"Sou um grande fã do NetDocuments", afirma o Diretor Associado de Operações Jurídicas. "A funcionalidade tem sido exponencial e as eficiências, dicas e truques valem muito a pena", explica.

Com mensagens em tempo real que ajudam a equipa jurídica a ser mais eficiente, ligada e protegida, a Universidade está a obter ainda mais valor do seu investimento no NetDocuments, esta equipa da Universidade está verdadeiramente capacitada para trabalhar inspirada. Veja como o ndThread pode ajudar a sua equipa a manter-se ligada e a trabalhar inspirada.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.