Casestudy-interview met de adjunct-directeur Juridische Zaken van een grote openbare universiteit over waarom zij al meer dan 10 jaar bij NetDocuments zijn gebleven en waarom zij ervoor hebben gekozen om ndThread aan hun productpakket toe te voegen.

Toen een van de grootste openbare universiteiten van het land een realtime berichtenplatform nodig had om meer dan 200 advocaten en juridische professionals verspreid over talrijke campussen en administratieve kantoren met elkaar te verbinden, wist het Office of the General Counsel dat ze een moderne tool nodig hadden die aan hun strenge beveiligingsnormen zou voldoen. Na grondig onderzoek kozen ze voor ndThread van NetDocuments, een add-on voor het bestaande documentbeheersysteem (DMS) van de universiteit, om de vereiste functionaliteit en beveiliging te verkrijgen.

Verspreide communicatie

Hoewel ze onder een gemeenschappelijke vlag werken, voeren de campus en de centrale juridische teams van de universiteit hun dagelijkse werkzaamheden afzonderlijk uit. Afgezien van het delen van hun documentbeheer- (DM) en enterprise legal management- (ELM) systemen, heeft elke locatie zijn eigen tech stack om te beheren, waaronder communicatietools zoals Slack, Zoom, Microsoft Teams, listservs en meer. Als gevolg van het gebruik van meerdere tools en het ontbreken van een uniform chatplatform verliep de communicatie moeizaam en ontstonden er extra problemen. Van trage responstijden en veiligheidsproblemen tot het handmatig classificeren van berichten: de verscheidenheid aan oplossingen leverde meer hindernissen dan voordelen op, waardoor het team minder goed in staat was om contact te leggen en samen te werken op een manier die tot geweldig werk inspireert.

Een veilige oplossing vinden

Toen de universiteit een juridisch manager met ervaring in de tech-industrie in dienst nam, wist hij dat verandering al lang nodig was en dat een realtime berichtenoplossing de nodige modernisering en verbinding binnen het juridische ecosysteem van de universiteit zou brengen.

"Veiligheid is van het grootste belang voor de universiteit en nieuwe technologische initiatieven roepen altijd vragen op over naleving."

Adjunct-directeur Juridische Zaken

Het centrale juridische team ging op zoek naar een oplossing die efficiënte communicatie mogelijk zou maken zonder de veiligheid in gevaar te brengen, extra administratieve verantwoordelijkheden te creëren of workflows te compliceren.

"Beveiliging is van het grootste belang voor de universiteit", aldus hun adjunct-directeur Juridische Zaken, "en nieuwe technologische initiatieven roepen altijd vragen op over naleving." Het was dus cruciaal om een betrouwbare oplossing te vinden.

Bijna tien jaar geleden koos de universiteit voor NetDocuments voor het beheer van juridische documenten binnen het hele systeem. Omdat men al tevreden was over de oplossing en vertrouwen had in de ongeëvenaarde beveiliging van het platform, was het logisch dat de universiteit de instant messaging-oplossing van het bedrijf, ndThread, ging onderzoeken voor veilige 1:1- en groepsberichten binnen de juridische organisatie.

De voordelen van ndThread waren vanaf het begin duidelijk: ten eerste zou het platform worden beheerd en gecontroleerd binnen de juridische omgeving van de universiteit. Het zou ook naadloos aansluiten op NetDocuments en, nog belangrijker, het zou het door de universiteit vereiste beveiligingsniveau bieden.

Teams samenstellen met realtime berichten

Het afleren van oude gewoontes en het aanleren van nieuwe is altijd een uitdaging. De afdelingshoofden zagen echter al snel de voordelen van communiceren in ndThread. De steun en actieve inzet van het management speelden een belangrijke rol bij het vergroten van de acceptatie binnen de juridische organisatie van de universiteit.

De installatie van de ndThread-apps voor desktop en mobiel was een keerpunt in de acceptatie. De toegang tot ndThread vanaf elke locatie en elk apparaat heeft gebruikers, met name leidinggevenden, geholpen om sneller waarde te creëren door de communicatie te versnellen en de barrières voor eenmalige verzoeken te verlagen. Of de gebruikers van de universiteit nu in een vergadering zitten, thuis voor hun gezin zorgen of te maken hebben met een stroom- of netwerkstoring, ndThread is altijd beschikbaar, zodat antwoorden op vragen nooit vertraging oplopen.

"[ndThread] lost problemen op waarvan we niet eens wisten dat we ze hadden."

Adjunct-directeur Juridische Zaken

Gesprekken organiseren in ndThread

De universiteit heeft verschillende manieren gevonden om gesprekken in ndThread te organiseren:

• Het administratiekantoor kan snel mededelingen en trainingen communiceren naar alle medewerkers, terwijl managers groepen kunnen aanmaken met hun directe ondergeschikten.
• Kanalen rond specifieke onderwerpen stellen gebruikers van verschillende campussen in staat om gemeenschappelijke kwesties te bespreken – van intellectueel eigendom tot seksueel geweld – en advies in te winnen bij deskundigen.
• Ondertussen biedt de 'virtuele waterkoeler' ruimte voor niet-werkgerelateerde gesprekken, het delen van foto's van huisdieren of vakanties en het leren kennen van anderen op persoonlijk vlak.

Juridische zaken binnen het universitaire systeem verenigen

De juridische teams van de universiteit beschikken al bijna tien jaar over uitzonderlijke tools en beveiliging voor hun document- en e-mailbeheer via NetDocuments. Nu wordt deze vertrouwde beveiliging en functionaliteit nog verder uitgebreid sinds de toevoeging van ndThread aan hun technologische stack.

Een van de grootste voordelen van het samenbrengen van alle teams op één berichtenplatform is dat de communicatie sneller en eenvoudiger is geworden. Het heen-en-weer-communiceren verloopt veel sneller op ndThread dan via e-mail en het coördineren van asynchrone discussies tussen campussen is veel eenvoudiger. "Het is een heel snelle manier om een reactie te krijgen, of dat nu van een andere advocaat, een manager of zelfs een ondergeschikte is", legt de adjunct-directeur Juridische Zaken uit.

Uiteraard heeft realtime berichtenverkeer ook de afhankelijkheid van e-mail en listservs voor communicatie verminderd. Maar er zijn ook onverwachte voordelen geweest.

"Het lost pijnpunten op waarvan we niet eens wisten dat we ze hadden", vertelde hij.

“Wanneer je informatie ontvangt [in ndThread], hoef je niet eens een paar seconden de tijd te nemen om deze in je hoofd of in Outlook te classificeren. Het is al geclassificeerd.”

Adjunct-directeur Juridische Zaken

Naast het bieden van veiligere, eenvoudigere communicatie, heeft ndThread ook bijgedragen aan het verminderen van het administratieve werk van het team door berichten binnen een zaak of werkruimte automatisch te classificeren. Als het team voor een ander berichtenplatform had gekozen, had het zijn informatie moeten bijhouden, exporteren en uploaden naar het DMS. Maar ndThread doet dit werk automatisch en registreert, classificeert en slaat berichten rechtstreeks op in het DMS.

"Wanneer je informatie ontvangt [in ndThread], hoef je niet eens een paar seconden de tijd te nemen om deze in je hoofd of in Outlook te classificeren. Het is al geclassificeerd", legt hij uit.

Gebruikers kunnen ook bij elkaar terecht (in plaats van bij de operationele helpdesk) voor hulp om het maximale uit hun tools te halen. In plaats van problemen door te geven aan de ondersteuningsketen, kunnen teamleden nu oplossingen crowdsourcen en kunnen ervaren gebruikers hun eigen tips en trucs delen.

Een gemeenschap creëren ondanks sociale afstand

De juridische teams van de universiteit hadden het geluk dat ze ndThread kort voor de wereldwijde verschuiving naar thuiswerken als gevolg van COVID-19 konden implementeren, maar dat heeft de voordelen van de software alleen maar vergroot.

Door soepel te communiceren via ndThread is er een gevoel van gemeenschap ontstaan dat anders in deze tijd behoorlijk zou ontbreken. "Mensen plaatsen foto's van hun huisdieren, grappen en nieuwsberichten. Er zijn veel sociale activiteiten die mensen missen als ze thuiswerken, dingen die ze niet via e-mail zouden hebben gedeeld", legt hij uit. Doordat gebruikers dagelijks met elkaar in contact staan, kunnen ze effectiever samenwerken en sterkere relaties opbouwen met collega's, zelfs als ze op afstand werken.

Bevoegd om te werken en te communiceren Geïnspireerd

Naarmate de universiteit ndThread steeds meer gaat gebruiken binnen de juridische organisatie, zullen ze blijven profiteren van verbeterde communicatie. Of gebruikers nu op kantoor zijn, op afstand werken of op vakantie zijn, ze kunnen gemakkelijk op de hoogte blijven van zaken en projecten. Maar ndThread breidt ook de voordelen van NetDocuments uit, een platform dat ze al kennen en waarderen. Gebruikers kunnen zelfs documenten markeren in ndThread zonder ze te hoeven downloaden, bewerken en opnieuw uploaden.

"Ik ben een grote fan van NetDocuments", zegt de adjunct-directeur Juridische Zaken. "De functionaliteit is exponentieel toegenomen en de efficiëntieverbeteringen, tips en trucs zijn het echt waard", legt hij uit.

Met realtime berichten die het juridische team helpen efficiënter, beter verbonden en beter beschermd te werken, haalt de universiteit nog meer waarde uit haar investering in NetDocuments. Dit team van de universiteit is nu echt in staat om geïnspireerd te werken. Ontdek hoe ndThread uw team kan helpen verbonden te blijven en geïnspireerd te werken.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.